איך להתמודד עם להיות מאחור בעבודה?

כתוב כל משימה על פתקית דביקה אחת ואז הניח אותה במקום כלשהו גלוי באזור העבודה שלך.

אף אחד לא אוהב להיות מאחור בעבודה, אך למרבה המזל ישנן מגוון דרכים בהן אתה יכול להתעדכן ואולי אפילו להתקדם! התחל על ידי רישום כל המשימות שעליך לבצע. ארגן אותם על פי המועד האחרון, החשיבות והזמן הדרוש. פנה לעמיתים ולעובדים שלך לעזרה. האריך את שעות העבודה שלך, כבה את כל המדיה החברתית וקח הפסקות קצרות בלבד עד שתעבור את הצבר. ואז, נהנה לחזור למסלול.

שיטה 1 מתוך 4: התמודדות עם צבר העבודה הנוכחי שלך

1
צור רשימת משימות בתעדוף. כאשר כמות העבודה שעליך לעשות נראית מכריעה, לעתים קרובות זה יכול לעזור רק לרשום את הכל. עברו וחשבו על כל משימה שעליכם לבצע כדי להתעדכן. רשמו את המועדים הספציפיים, כל דרישות חריגות לכל משימה (חומרים שיש להזמין, למשל) והזמן הדרוש לסיום כל פריט.
- אל תבלה ימים ביצירת רשימה זו. היה מהיר, אבל היה יסודי ככל שתוכל.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב: "מצגת פאוורפוינט למשקיעים, מועד אחרון ל -6 ביולי, זקוקה לשלוש שעות כדי להשלים."
2
צור פתקים דביקים למשימות קריטיות. עיין ברשימה שלך וזהה את המשימות שצריך לבצע בהקדם האפשרי. כתוב כל משימה על פתקית דביקה אחת ואז הניח אותה במקום כלשהו גלוי באזור העבודה שלך. זה ישמור את המשימות החשובות ביותר שלך ממש מולך. זרק כל פתק כשאתה מסיים את המשימה והוסף עוד אחד כדי להחליף אותו, תוך כדי שאתה עושה את דרכך באטיות ברשימה שלך.
- הכנת הערות אלה היא דרך נהדרת להחזיר את השליטה בפרויקטים שלך. אתה שוב אחראי אילו משימות הן "חובה לעשות" ומתי הן אמורות להסתיים.
3
קפצו ישר לעבודה בכל יום. כשאתה מגיע לראשונה למקום העבודה שלך, התיישב ליד שולחן העבודה שלך והתחל במשימה בעיצומה או התחל במשימה חדשה. התנגד לדחף להסתובב ולדבר עם עמיתייך או להסתובב במקרר המים.
- אותה גישה יעילה אם אתה עובד או לומד מהבית. ברגע שאתה קם בבוקר, היכנס לחלל העבודה שלך והמשיך עד שתקבל הפסקה מתוזמנת.
4
פרקו משימות לחלקים הניתנים לניהול. מקד לפרויקטים גדולים יותר ובדוק כיצד ניתן לבצע אותם בשלבים או בחלקים. אולי צריך קודם לחקור את הפרויקט. לחלופין, אולי תצטרך לבצע קומץ שיחות טלפון בכדי להתחיל את המשימה. גישה זו גורמת למשרות מורכבות להיראות קצת פחות מרתיעות.
- לדוגמא, אם אתה צריך ליצור מצגת PowerPoint, תצטרך לחקור את הנושא, להתאר את השקופיות שלך, ליצור את השקופיות שלך ואז לקרוא הכל.
5
בצע את המשימה הגרועה ביותר שלך דבר ראשון בבוקר. תהיה לך הכי הרבה אנרגיה כבר בתחילת יום העבודה, אז זה הגיוני לקפוץ לפרויקטים הכי מאתגרים או קשים שלך בשלב זה. זה ימנע ממך לדחות אותם. בחר במשימת הפתק הדביקה הדורשת כוח אדם נוסף ולחץ כדי להשלים אותה.
- לדוגמא, אם אתה מפחד מלהעניק מצגות, זה עשוי לעזור להכין את מצגת ה- PowerPoint ההיא בתחילת יום העבודה שלך. הגברת האדרנלין בבוקר יכולה לעזור לאזן את החרדה שלך.
6
אמור לא למשימות שאינן עדיפות או מיותרות. חשוב להציב גבולות כאשר אתה נלחם כדי לעמוד בקצב העבודה שלך. כלל טוב שיש לעקוב אחריו הוא לשאול את עצמכם כיצד משימה מסוימת מתאימה למטרות הקריירה או החיים הגדולים שלכם. אם אינך יכול לענות בבירור על שאלה זו תוך 30 שניות או פחות, עליך לא לקחת את המשימה הזו.
- היו תמיד מנומסים כשאומרים "לא" למשימה. זה בסדר להגיד, "אני עושה את דרכי בצבר. אז, אני באמת לא יכול לעזור לך כרגע."
- לדוגמא, גם אם אתה עמוס בעבודה, כדאי לך לומר "כן" לבקשה נדירה ויוקרתית להעביר הרצאה או להציג את עבודתך בפני בעלי המניות.

כאשר כמות העבודה שעליך לעשות נראית מכריעה, לעתים קרובות זה יכול לעזור רק לרשום את הכל.

שיטה 2 מתוך 4: עזרה מאחרים

1
האצילו משימות לעמיתיכם. בחר כמה פרויקטים שמישהו אחר יכול להשלים וממש לא דורשים את תשומת לבך המיוחדת. עדיף אם מדובר במשרות פשוטות למדי ואינן דורשות המון הסברים. לאחר מכן, גש לעבודה או לעובד ובקש את עזרתם.
- גש רק לאותם אנשים שאתה באמת סומך על עבודתם. האיכות של המוצר הסופי שלהם עשויה לשקף אתכם בצורה גרועה או חיובית, לכן קחו בחשבון שכשאתם בוחרים.
- הציעו סוג של חילופי עבודה. אתה יכול לומר, "אם תצליח לסיים את העבודות האלה בשבילי, אשמח להחזיר טובה כשאדביק את הכל."
- זכור כי האצלה יכולה להיות דרך נהדרת לתת לעובדים אחרים הזדמנויות להשלים עבודה ולצבור ניסיון שאולי אין להם גישה אחרת. זה יכול להיות מצב win-win לכולם.
2
בקש מהעמיתים לעבודה שלך. אם אתה נאבק בפרויקט מסוים, מצא חבר לעבודה שאתה מכבד ושוחח איתם על הנושאים שלך. ניהול שיחות מסוג זה לא יגרום לך להיראות עצלן או חסר יכולת. במקום זאת, זה יבנה אחווה עם עמיתייך ואולי אפילו תקבל טיפים טובים מהדיבורים.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "אני עובד על הפרויקט הזה כמה ימים ולא ממש מצליח לעטוף את ראשי סביב החלק האחרון. אכפת לך שאנהל אותו על ידך כדי לראות מה אתה חושב?"
3
בקש הארכה. בעוד שחלק מהמועדים מחמירים, אחרים גמישים יותר. אם אתה מרגיש המום, הערך אילו מועדי הפרויקטים ניתנים להעברה. ואז, שאל את הבוס שלך אם תוכל להרחיב. הארכת מועדים מסוימים עשויה להקל על הלחץ שלך ולאפשר לך להשלים את הפרויקטים הדחופים יותר שלך.
- כאשר אתה מבקש מהבוס שלך הארכה, תן להם הודעה מוקדמת ככל שתוכל. הסביר בקצרה מדוע אתה זקוק להרחבה והציע להגיש חלקים מהפרויקט שכבר בוצעו.

האריך את שעות העבודה שלך, כבה את כל המדיה החברתית וקח הפסקות קצרות בלבד עד שתעבור את הצבר.

שיטה 3 מתוך 4: מקסימום הזמן שלך

1
כבה את הדוא"ל, הטלפון והמדיה החברתית שלך. כשאתה עובד, עבור והשתק וכבה כמה שיותר מהתקנים האלקטרוניים שלך. אתה יכול אפילו להרחיק לכת ולשים על הדלת שלך שלט "אל תפריע". זה ממזער את הפיתוי לקחת הפסקות מדיה חברתית קטנה או דוא"ל, מה שבסופו של דבר מביא לבזבוז זמן עצום.
- מומלץ ליידע את המשפחה והחברים שאתה באמת מוצף בעבודה. אמור להם שלא תתקשר לשיחות אישיות בשעות העבודה עד שתתפס.
- אם עליך לבדוק את כתובת הדוא"ל או הדואר הקולי שלך לעבודה, הגדר זמנים ספציפיים לשם כך. לדוגמא, חמש עשרה דקות בכל שעה תבזבזו מקסימום חמש דקות בבדיקת המיילים וההודעות שלכם.
2
הגדר טיימר "ללא הפרעות". אם לא ניתן לכבות את הדוא"ל או הטלפון לטווח הארוך, הבטח נתח זמן עבודה על ידי לחיצה על הכלל "ללא הפרעות". הגדר טיימר למשך 30 דקות (או הזמן המרבי שאתה מרגיש בנוח איתו) ואז עבד בקצב מהיר עד שנגמר הזמן. כשהטיימר מתכווץ, זה האות לעמיתים שלך שאתה זמין שוב לשיחה.
- אם אתה נמצא בסביבה רועשת או עמוסה מאוד, אתה יכול לנסות לשים אוזניות ולהאזין למוזיקה לא מפריעה או ללא מוזיקה בכלל.
- אם עמיתים לעבודה שלך שואלים על הכלל הזה, אתה יכול לומר, "אני באמת מנסה לצמצם את צבר העבודה שלי השבוע. אם אתה רואה אותי עובד עם הטיימר פועל, אם אתה יכול לחכות עד שהוא יעבור לדבר איתי אני ממש מעריך את זה. "
3

צאו להפסקות קצרות ותכליתיות. כוון להפסקה של עשר דקות אחת לשעתיים, מלבד ארוחת הצהריים. הגדר טיימר בטלפון כדי לשמור על המסלול. סחטו כל חלק מההנאה מהדקות המעטות הללו. צאו לטייל במהירות בחוץ. לעצום עיניים ופשוט להירגע. קרא כמה עמודים מהספר המועדף עליך. בצע כמה ריצות מהירות במדרגות המשרד.
4
האריכו את יום העבודה או את סופי השבוע. זו אולי לא ההצעה הפופולרית ביותר, אבל היא יכולה לחולל פלאים לפרודוקטיביות שלך. קבל החלטה להגיע לעבודה 30 דקות קודם ולעזוב 30 דקות מאוחר יותר, או משהו דומה. המשך בקצב זה עד שהמצבר שלך מתחיל להיעלם. לחלופין, הקדישו יום סוף שבוע אחד רק להתמודדות עם פרויקטים של מטלות.
- הקפידו לשמור על איזון נכון בין עבודה לעבודה בזמן הארכת שעות. אם אתה עובד יותר מדי, אתה מסתכן בעבודה איטית יותר ואף לסבול משחיקה. סימני שריפה כוללים שינויים במצב הרוח וטיפול פחות ופחות בעבודה שלך. המשפחה שלך עשויה גם להגיב אם העבודה תופסת יותר מדי מחיים שלך.

לדוגמא, גם אם אתה עמוס בעבודה, כדאי לך לומר "כן" לבקשה נדירה ויוקרתית להעביר הרצאה או להציג את עבודתך בפני בעלי המניות.

שיטה 4 מתוך 4: הימנעות מצבר עתידי

1
קבעו שגרה. נסו ללכת לישון ולהתעורר בערך באותה שעה בכל יום. התחל וסיים את עבודתך גם בלוח זמנים קפדני. זה יעזור לך להעריך טוב יותר בדיוק כמה אתה יכול להשיג בכל יום.
- לדוגמא, התעוררו בשעה 7:30 בכל בוקר כדי שתוכלו להגיע למשרד עד השעה 9 בבוקר כדי להתחיל את היום. לעקוב באופן קבוע מהמשרד בשעה 17:00, כמתוכנן.
2

הגדר יעד לכל יום. כחלק מתעדוף שלך, הגדר יעד לכל יום. עיין ברשימת המשימות שלך והתחייב לבצע לפחות שלוש ממשימות אלה. אבל, נסה לא להתחייב יתר על המידה. האנשים המסוגלים ביותר יכולים לבצע רק שלוש עד חמש משימות ביום.
3
השקיעו באפליקציית מתזמנים. ישנם מתכננים רבים להורדה הזמינים בחינם או ברכישה עבור הטלפון או המחשב שלך. קרא ביקורות מקוונות על האפשרויות השונות שלך, תוך תשומת לב מיוחדת לתכונות הזמינות והעלויות. הורד שתי אפליקציות שונות והשתמש בהן במשך שבוע כדי לראות איזו מהן הכי מתאימה לך.
- שימוש באפליקציה זו לכל התזמון והפגישות שלך יאפשר לך להפנות את כוח המוח שלך למשימות מאתגרות יותר.
4
שמור על נפשך וגופך. דאג לאכול לפחות שלוש ארוחות בריאות ביום. כוון לשלושה עד חמש מפגשי אימון של 30 דקות בכל שבוע. יש לישון לפחות שמונה שעות לילה. טיפול בגוף שלך בצורה הנכונה יעזור לו לבצע ביצועים טובים כשאתה צריך את זה.
- יצירת טקס להפחתת לחץ בסוף כל שבוע מועילה גם כן. לדוגמא, לכו לראות סרט או להיפגש למשקאות עם עמיתים לעבודה.

טיפים

כשאתה עושה את דרכך בערימת העבודה שלך, עצור וחגג כל ניצחון קטן. הישארות חיובית תעזור לשמור על קצב העבודה שלך מהיר ויסודי.

אזהרות

זה יכול להיות קשה למהר במשימות אם אתה דוחף לשלמות. בשלב מסוים זה יכול להיות שימושי לשבת ולשקול מהי ציפייה ריאלית לביצועים שלך בעבודה. שאל את עצמך: האם הציפיות שלי תואמות את המציאות?

קרא גם: איך להשיג סמכות במקום העבודה?