כיצד להציג בפני הממונה שלך חדשות הקשורות לעבודה גרועה?
לדוגמה, ברגע שאתה מציג את החדשות הרעות, אתה יכול לומר, "עכשיו הנה מה שאני חושב שאנחנו יכולים לעשות כדי לתקן את הבעיה.
הצורך למסור חדשות רעות לבוס או למפקח הוא תמיד לא נוח. אם אתה צריך להיות נושא החדשות הרעות לבוס שלך, חשוב לדעת מהי הדרך הטובה ביותר להעביר את החדשות כדי לוודא שהיא לא תשנה לרעה את דעת הממונה עליך. חשוב לבחור זמן טוב, כמו גם פיתרון מוכן שתוכל להציע תוך כדי המסר את החדשות הרעות.
חלק 1 מתוך 3: הצגת החדשות הרעות
- 1אל תחכה. אתה עלול להתפתות להחזיק מעמד במסירת החדשות הרעות מכיוון שאתה לא רוצה שיאשימו אותך בבשורה הרעה, גם כשזו לא אשמתך. עם זאת, לעכב לרוב יחמיר את הבעיה. ראשית, אם הבוס שלך יגלה שלא אמרת להם, הם יהיו עוד יותר אומללים. כמו כן, אם לבוס שלך יש את החדשות הרעות, הם יוכלו להיערך להשלכות במקום להסתנוור מהן, מה שאומר שתגובת החברה בכללותה יכולה להיות חיובית יותר.
- יש לדווח על בעיות עם השלכות משמעותיות במהירות האפשרית.
- הערך את ההשפעה הפוטנציאלית של בעיה כדי לקבוע מתי לדווח עליה. יש לדווח על כל נושא העלול לגרום לסכנה או לתביעות משפטיות, כגון הפרות גדולות של מדיניות החברה.
- ככל שתקבל את המידע לבוס שלך מוקדם יותר, כך הם יוכלו לקחת אותו מוקדם יותר לבוס שלהם, אם הם לא ראש החברה.
- 2מצא זמן טוב לדבר. אם החדשות הרעות אינן דחופות, פקח עיניים כדי לראות מתי הבוס שלך נראה פחות עסוק. כשאתה מבחין בתהליך העבודה שלהם מאט מעט, היכנס ושאל אם אתה יכול לדבר איתם. בדרך זו, אתה נותן להם הזדמנות לדחוף את זה למועד אחר אם אין להם זמן כרגע. עם זאת, יש לדווח על נושא חשוב, כמו הטרדה מינית, ללא קשר למידת הבוס שלך.
- לחדשות פחות דחופות, אתה יכול לבחור זמן בו אתה יודע שהאדם יהיה במצב רוח טוב, שכן אז החדשות הרעות לא יגיעו כמכה כזו.
- למשל, אתה יכול לומר, "יש לי משהו שהייתי רוצה לדון איתך. עכשיו זה זמן טוב?" ציין גם כמה זמן אתה חושב שזה ייקח.
- אתה בהחלט לא רוצה לתפוס את הבוס שלך מכיוון שהם מנסים לצאת מהדלת או לרוץ למטה לארוחת צהריים.
- אתה יכול גם לשלוח דוא"ל לשאול על זמן טוב אם זה יותר הסגנון של הבוס שלך.
- 3הגע לעניין. הניסיון לרכך את המכה ברטוריקה לא יעזור. פשוט תגיע לעניין. הבוס שלך עסוק, ורוב האנשים העסוקים מעדיפים ישירות, מכיוון שזה לוקח פחות זמן והם לא צריכים לנחש למה אתה מתכוון. לכן, יש אמירה תמציתית לפתיחת השיחה איתה.
- לדוגמה, תוכל להשתמש בהצהרה כמו: "יש לי כמה בעיות בקו החדש." ניסוח ההצהרה באופן זה משקף בעלות וקבלת אחריות. אם אתה מאשים אחרים, אתה עשוי להיחשב כמשרוקית או חולדת חברה.
- מצד שני, אם אתה יודע שהבוס שלך אוהב שיחות חולין, זה יכול לעזור לרכך את המכה כדי לשוחח קצת קודם.
הצורך למסור חדשות רעות לבוס או למפקח הוא תמיד לא נוח. - 4שימו לב לטון שלכם. הטון שלך קובע את מצב הרוח. אם אתה מתייחס לבעיה כאל משהו שניתן לתקן ואתה נשאר חיובי, סביר להניח שגם הבוס שלך יראה זאת כך. עם זאת, אם כולכם אבדון וקדרות ונכנסים עם יציבה מדוכאת, הבוס שלכם הולך להרים את זה גם כן.
- ודא שאתה עומד זקוף, מסתכל לבוס שלך בעיניים, ודיבר בנימת קול ברורה. זה מראה שיש לך את הביטחון לפתור את הבעיה.
חלק 2 מתוך 3: פירוט הבעיה
- 1דברו על הבעיה ביתר פירוט. הרחב מה לדעתך הבעיה ואיך אתה חושב שהיא תשפיע על החברה. תוכל גם להסביר כיצד זה יכול להשפיע על עבודתך או על עמיתים לעבודה אחרים. הקפידו להציע מידע ספציפי ומפורט, אך נסו לשמור אותו תמציתי. פסקה ארוכה אמורה להספיק בכדי לספק פירוט על רוב הבעיות, לפחות בשלב זה.
- היה אובייקטיבי וספציפי ככל האפשר בתיאור הבעיות.
- לדוגמה, אל תגיד "הקו החדש לא מסתדר טוב עם קבוצות הבדיקה שלנו."
- במקום זאת, היה ספציפי באומרו משהו כמו "80 אחוז מהמשתמשים שבדקנו מוצאים את המוצר שימושי, אך כמעט כל אלה אמרו שהם לא אוהבים את המראה שלו."
- 2היו מוכנים להסביר מדוע. בין אם זה הברגה שלך או בעיה שיטתית, אתה צריך להיות מסוגל לדבר על הסיבה שאתה מביא חדשות רעות לבוס. ודא שיש לך את כל המידע הדרוש כדי להסביר מה קורה ואיך זה קרה. אם אתה יכול לאתר את הנקודה המדויקת שמשהו השתבש, זה אפילו טוב יותר.
- כדי לדעת מדוע תצטרך לערוך בירור לפני כן. אסוף את כל המידע שאתה יכול על המצב ושוחח עם כל העובדים הרלוונטיים על המצב.
- הקפד להפריד בין ספקולציות לבין עובדות כשאתה מתבקש לקבל מידע. עם זאת, ספקולציות בסדר כל עוד היא מזוהה ככזו.
- 3נסו לא להתמקד באשמה. אם אפשר, השאר את האשמה מחוץ להסבר שלך. מנהיגים ומנהלים טובים תמיד לוקחים את האשמה בכישלון הפקה או פרויקט, למרות שכפוף יכול להיות אחראי. הפעם היחידה שצריך להופיע שם של עובד בשיחה עם ממונה היא לתת אשראי או כאשר עובד מפר את מדיניות החברה.
- 4תן לבוס שלך לפרוק. הבוס שלך עשוי למצוא את החדשות מטלטלות, ואם זה המצב, תן להם הזדמנות להוציא את זה. תסכול פורקן יכול להיות מועיל, וזה נותן להם הזדמנות להבין מה לעשות הלאה. עם זאת, אל תיקח שום דבר שהבוס שלך אומר באופן אישי. לעתים קרובות זה לא קשור אליך.
- לאפשר לבוס שלך לפרוק את הבעיה זה לא לתת להם לצרוח עליך. כלומר, אם אתה מרגיש שהבוס שלך מוציא עליך את כעסם, כמו גסויות צורחות, אתה יכול לומר משהו כמו, "אני רואה שהבעיה הזו מרגיזה אותך, אבל אודה לך אם נוכל לדון בעניין זה יותר ברוגע. אני יכול לחזור אחר כך אם אצטרך. "
אם החדשות הרעות אינן דחופות, פקח עיניים כדי לראות מתי הבוס שלך נראה פחות עסוק. - 5הישאר רגוע. אתה צריך להיות רגוע כשאתה מציג את החדשות, אך עליך להישאר רגוע גם אם הבוס שלך מתחיל לכעוס. אם אתה מתחיל לכעוס ולהתעצבן, אתה רק הולך להסלים את המצב ואז שניכם הולכים להיות לחוצים יותר. אתה לא רוצה להלחיץ יותר את הבוס שלך. זה מתכון לאסון.
- אם אתם חשים עצמכם כועסים, עצרו לנשום כמה נשימות עמוקות והרגיעו את עצמכם. הזכר לעצמך שאתה צריך להישאר רגוע ולא משנה מה.
חלק 3 מתוך 3: הצגת הפתרון
- 1שיהיה פיתרון מוכן. כמובן, אתה לא בהכרח צריך לתקן את הבעיה, אם כי זה יכול להיות טוב אם יש לך. עם זאת, אם יש לך מושג כיצד ניתן לפתור את הבעיה או אפילו כמה דרכים שתוכל לתקן אותה, זה יכול לעזור להחליק את המים.
- לדוגמה, ברגע שאתה מציג את החדשות הרעות, אתה יכול לומר, "עכשיו הנה מה שאני חושב שאנחנו יכולים לעשות כדי לפתור את הבעיה. אני חושב שאנחנו צריכים לעצור את ההפקה ולחזור אל לוח השרטוט בסטייל. אני גם חושב שאנחנו צריך להכניס כמה אנשים חדשים לעיצוב. "
- אם עדיין אין לך פיתרון, הודע לבוס שלך שאתה עובד על אחד כזה (ובצע אותו).
- עובדים טובים מכירים בבעיות שבאחריותם לפתור ואשר לא.
- לדוגמא, אם ההשפעה של הבעיה מתרחשת על גורמים חיצוניים בקבוצת העבודה (מחלקות אחרות, לקוחות, חוקיים), רוב הממונים עליהם לדעת בהקדם האפשרי כדי למזער סיבוכים וסכסוכים.
- 2היו מוכנים לדבר על האופן שבו הפתרון ישפיע על החברה. לא מספיק שיהיה סתם פיתרון. אתה גם צריך להיות מסוגל לדון מה יעלה הפתרון לחברה, הן מבחינת אספקה והן מבחינת זמן החברה. דבר גם מדוע לדעתך הפתרון יהיה יעיל וכיצד הוא יכול לשנות את הבעיה לטובה.
- התמקדו במתן אובייקטיביות, צלילות ושלמות כאשר אתם מתארים את הפתרון שלכם וכיצד הוא יפתור את הבעיה.
- אתה יכול להציג את זה ככה: "אני חושב שהבאת אנשים חדשים תעזור לטלטל את מחלקת הסגנון, אשר בתורו יכול לעזור להתחתן עם הסגנונות המסורתיים שלנו עם משהו חדשני יותר. בעוד עצירת הייצור תעלה לחברה כ- 149,000 €, אני חושב ש זו האפשרות הטובה ביותר להפקת קו שהציבור יאמץ. בנוסף, יש לנו עכשיו את המשוב שקיבלו קבוצות המחקר להחזיר לעיצוב. "
- 3הדגיש את הנקודות הטובות. גם אם הפתרון יעלה לחברה כסף, חשוב לדון כיצד החברה תרוויח מכך. התמקדו בהטבות הללו כאשר אתם מציגים את הפיתרון שלכם בפני הבוס שלכם, מכיוון שהם ירצו לשמוע מה השורה התחתונה כיצד החברה יכולה לצאת בראש.
- למשל, אתה יכול לומר, "בסופו של דבר, אני חושב שחידוש הסגנון של הקו החדש שלנו יועיל לחברה מאוד. המוצר איתן, וקבוצות המיקוד הגיבו היטב לפונקציונליות. למעשה, רבים הגיבו כיצד ובכן זה עבד, למרות העובדה שהם לא אהבו את המראה של זה. על ידי כך שנקדיש את הזמן הנכון להתמקד בסגנון, אנו מוציאים מוצר שתואם היטב את תדמית המותג שלנו ושהוא מושך לקוחות הן בפונקציונליות והן ביופיים. "
- 4תציע התנצלות. אתה לא רוצה להתנצל באופן מוחלט על עצמך. עם זאת, אם אתה אשם במצב, אתה יכול להתנצל בפני הבוס שלך על החלק ששיחקת. רק דאג לשמור על ההתנצלות שלך קצרה, מקצועית ולעניין.
- היזהר בהתנצלויות. שגיאות הן כלי למידה, ועדיף לבטא את מה שלמדת מהמקרה ויכול ליישם בעתיד.
- מרבית הבעיות נובעות משילוב של נסיבות, ולא בגלל כישלונו של אדם אחד. כתוצאה מכך, אין צורך לקבל האשמה במקום שאינו ראוי לה.
חשוב לבחור זמן טוב, כמו גם פיתרון מוכן שתוכל להציע תוך כדי המסר את החדשות הרעות. - 5אשר פעולות לפני שתמשיך. לאחר הפגישה, ודא שהממונה עליכם מסכים איתך לגבי הצעדים שיש לנקוט. זה נכון בין אם השלבים הם הרעיון שלך או שלהם. קבל לפחות אישור מילולי שהם מסכימים עם הפתרון המוצע. אם נדרש ממדיניות החברה, בקש מהם לחתום על הפתרון שלך.
- 6תעד כיצד תעקוב. שוחח עם הבוס שלך על כל רעיונות או משוב שיש להם על המצב. לאחר שהגעת להחלטה או לפחות דרך להתקדם, ודא שאתה אומר לבוס שלך כיצד תמשיך.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "אני אכתוב את מה שדנו בתכנית פעולה ואשלח לך דוא"ל עד סוף היום. ואז אצור קשר עם האנשים הנדרשים בכדי שהכדור יתגלגל. אני אעקוב אחר שוב בשבוע כדי להודיע לך על ההתקדמות שעשינו. "
