כיצד לאחסן מסמכים?
אם אתה יודע כיצד לאחסן מסמכים, תוכל לפנות מקום כך שהמחשב שלך יטפל ביעילות ביתית במסמכים הנוכחיים.
ארכיון הוא אחסון מידע או שמירתו. ארגונים ממירים מסמכי נייר לדיגיטל מדי יום, כדי להגדיל את תוחלת החיים של המסמכים. זה, יחד עם כמות הנתונים העצומה שמייצרים מחשבים כיום, פירוש הדבר שהארכיון של מסמכים רק הולך וגדל בחשיבותו. אם אתה יודע כיצד לאחסן מסמכים, תוכל לפנות מקום כך שהמחשב שלך יטפל במסמכים הנוכחיים בצורה יעילה יותר.
- 1ארכיב מסמכים בקובץ מיקוד. מועיל במיוחד עם קבצים חשובים, אך לעתים רחוקות נחוצים, קבצי zip מפחיתים את שטח המסמכים שתופסים בכונן הקשיח.
- כל שעליך לעשות הוא להדגיש קבצים שברצונך להמיר לפורמט zip.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני באמצעות העכבר ואז בחר "שלח אל".
- אתה רוצה לשלוח את הקבצים לתיקייה "דחוסה (מכווצת)."
- בדוק שהקבצים אכן קיימים על ידי לחיצה כפולה על תיקיית ה- zip. אם הם כן, תוכל למחוק את הקבצים המקוריים.
- 2העבר את המסמכים שלך למדיום אחסון נפרד. אפשרויות פופולריות לארכיון דיגיטלי הן כונני קלטת חיצוניים, כוננים קשיחים חיצוניים או כונני אגודל.
- 3גבה מסמכים לתקליטור או DVD אם ברשותך מקליט CD או DVD. גיבויים הם דרך נוספת לארכיון, אם כי אתה בטח מכיר את השיטה הזו בשם אחר - צריבת דיסק. לדוגמה, Windows משתמש במערכת קבצים חיה ובפורמט מאסטר (טוב יותר לתאימות במכשירים אחרים) לצורך העתקת קבצים לתקליטורים או תקליטורי DVD.
- הכנס תקליטור או DVD הניתן לכתיבה למחשב התקליטור או ה- DVD של מחשבך עבור מערכת הקבצים החיה.
- כאשר תיבת הדו-שיח מופיעה, לחץ על "צריבת קבצים לתקליטור נתונים".
- תן שם לדיסק ולחץ על "הבא".
- המתן לתיקייה ריקה שהדיסק יופיע. פירוש הדבר שהדיסק מעוצב ומוכן להעתקת קבצים.
- פתח את התיקיה עם המסמכים שברצונך לאחסן וגרור את הקבצים לתיקיית הדיסק הריקה.
- בפורמט Mastered, הכנס תקליטור או DVD לצריבה לתקליטור ה- CD או ה- DVD של המחשב.
- כאשר תיבת הדו-שיח מופיעה, לחץ על "צריבת קבצים לתקליטור נתונים".
- תן שם לדיסק ולחץ על " הצג אפשרויות עיצוב ".
- בחר "שולט" ולחץ על "הבא".
- המתן לתיקייה ריקה שהדיסק יופיע. פירוש הדבר שהדיסק מעוצב ומוכן להעתקת קבצים.
- פתח את התיקיה עם המסמכים שברצונך לארכיב וגרור קבצים אלה לתיקיית הדיסק הריקה.
- 4שלח מסמכים לאחסון מחוץ לאתר.
- בנוסף לתפקוד כמיקום לקבצים בארכיון, מיקומי אחסון מאובטחים מחוץ לאתר מגנים על נתונים מפני אסונות כגון כשלים באש ובכונן הקשיח.
- כאשר כל כך הרבה חברות מציעות שירות זה, עליכם לפנות ישירות לחברה לקבלת פרטים על אופן פעולתן ואילו ערבויות כלולות במסמכי הארכיון מחוץ לאתר.
- 5השתמש בתוכנה לארכיון דיגיטלי.
- אחת השיטות הידועות ביותר לשמירה על המראה והתחושה של מסמך היא יצירת קובץ PDF. תוכנה זו המוצעת על ידי אדובי - המכונה Adobe Acrobat - מקלה על המרת מסמכים לפורמט PDF מתוכנות שונות. ישנן גם מספר תוכניות חינמיות שייצרו קבצים אלה.
- העובדה שמפרט זה הוא ציבורי פירושה שגרסאות עתידיות של התוכנה של אדובי יוכלו לקרוא גרסאות קודמות של מסמכים.
- בנוסף, קוראי PDF זמינים להורדה בחינם מאתר Adobe.
- 6הישאר מעודכן עם הטכנולוגיה לאחסון מסמכים. עם ההתפתחות המהירה של הטכנולוגיה, מה שקיים כיום עשוי להיות מיושן מחר. זו יכולה להיות בעיה בעת העברת קבצים בארכיון למערכת חדשה.
פתח את התיקיה עם המסמכים שברצונך לארכיב וגרור קבצים אלה לתיקיית הדיסק הריקה.
- קטלוג לארכיון קבצים, כך שאתה או אנשים אחרים תוכל למצוא קבצים הדרושים לאורך זמן. זה יכול להיות פשוט כמו מתן שמות לקבצים או לתיקיות עם שם התוכן ואת התאריכים שהקבצים כוללים. לדוגמא, אם אתה מעביר בארכיון רשומות עסקיות, אתה יכול לתת לתיקייה אחת " קבצים עסקיים ברבעון הראשון של 1997". במערכות גדולות יותר, ככל הנראה ארכיונים משתמשים במטא נתונים למטרות קטלוג.
- סיבה נוספת לארכיון קבצים היא שלעתים ישנן דרישות חוק המחייבות שמירת מידע.
פתח את התיקיה עם המסמכים שברצונך לאחסן וגרור את הקבצים לתיקיית הדיסק הריקה.
- נתוני מולטימדיה מקושרים לרוב לחומרה או תוכנה ספציפיים וייתכן שלא יהיו נגישים מחוץ למערכות קנייניות.
- סכנה אחת היא הסיכון לשחיתות קבצים. הקפד להשתמש במערכת שנבדקה היטב כדי לגבות את המידע שלך.
- אי קיום מערכת לארכיון מסמכים עלול להוביל לאובדן קבצים לא מכוון, במיוחד אם הם נמחקים בטעות.
- מערכת אחסון נפרדת אם ברצונך לאחסן מסמכים לאמצעי אחר.
שאלות ותשובות
- אני רוצה להכניס חוזה שכירות סרוק לתיקייה. איך אני עושה זאת?לחץ לחיצה שמאלית על המסמך. בחר 'העתק'. לאחר מכן, עבור לתיקייה שבה ברצונך לשים אותה. לחץ שוב על שמאל. הפעם בחר הדבק. המסמך צריך להיות בתיקיה.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל ליצור מסמך PDF קריא?
- כיצד אוכל להמיר הודעה מסווגת בעיתון ולהדביק אותה באתר שלי לציבור?
