איך לכתוב ברכה במייל?

הכלל מספר אחד לכתיבת ברכה בדוא"ל הוא לוודא שיש שם שם.

הפעלת דוא"ל עם הברכה הנכונה יכולה להיות קשה. כשאתם שולחים דוא"ל מקצועי או כותבים למישהו שאינכם מכירים היטב, הפיתרון הטוב ביותר שלכם יהיה בדרך כלל לבחור הצדעה פשוטה ורב-תכליתית כמו "היי" לפני שפונים לאדם בשם המשפחה שלו. אם אתה כותב לחבר, בן משפחה או מישהו אחר איתו יש לך מערכת יחסים מזדמנת יותר, זה בסדר פשוט להתייחס אליהם בשמם הפרטי.

שיטה 1 מתוך 4: בחירת הצדעה מתאימה

1
אמור "היי" כדי להתחיל את הדוא"ל שלך בהערה ידידותית. פשוט "היי" ואחריו שם האדם יעבוד בסדר גמור עבור רוב הדוא"ל. זה נינוח ואישי בלי להרגיש רשמי מדי או מזדמן. ומכיוון שהוא כה קצר וישיר, זה לא יסיח את דעת הקורא שלך ולא ייראה במקום.
- אתה יכול גם להשתמש ב"היי "כשאתה פונה למספר נמענים בו זמנית, כמו ב"הכולם".
טיפ: "היי" עושה ברכה נהדרת ללא כל מהומה, לכל מטרה, בין אם הדוא"ל שלך מיועד לחבר, למפקח או לאדם זר.
2
פתח עם "יקירתי" למסרים רשמיים יותר. "יקירתי" הוא הצדעה צדדית - זה נכון יותר מ"היי ", אך עדיין יש בו טבעת מיושנת ונעימה ונעימה. זה הופך את הדרך המושלמת להזמין התכתבויות גם עם יקיריהם הקרובים וגם עם אנשים שאינכם מכירים היטב.
- ברכה זו יכולה לשמש גם עבור חברים ובני משפחה.

1
- המילה "יקירתי" טומנת בחובה גם הערת נאותות וכבוד שברכות פחות רשמיות אינן.
- חסרון אחד בפתיח זה הוא שהוא יכול להיחשב מעט רשמי מדי עבור חלקם, במיוחד במסגרת עסקית.
2
השתמש בהצדעה אנונימית אם אינך יודע את שם הנמען שלך. "ברכות" ו"מי זה עשוי לעניין "הן שתיים מהברכות האנונימיות הנפוצות והפוגעניות ביותר. הם הימור בטוח לאותם זמנים בהם אינך בטוח מי יקרא את ההודעה שלך.
- אתה יכול גם לנסות משהו דו משמעי כמו "אדוני היקר או גברת", אם כי זה עלול לצאת מעט מחניק בכל הודעות הדוא"ל הרשמיות ביותר.
- ברכות אנונימיות משמשות לרוב בעת כתיבה לקבוצות, כגון עסקים וארגונים, ולא ליחידים.
3
שים את שמו של האדם בפני עצמו אם אתה רוצה להגיע לנקודה. אם אתה מבולבל באיזו ברכה להשתמש או שאתה מעדיף לתת להודעה שלך את מרכז הבמה, זה בסדר לחלוטין לציין את שם הנמען ולהשאיר את זה. פשוט הוסף פסיק, דלג על שורה ואמר את מה שאתה רוצה לומר.
- "גב 'תומפסון" לא נשמע רשמי יותר או פחות מ"היי גב' תומפסון ", וזה מאפשר לך לעקוף את ההחלטה לבחור את הברכה המתאימה ביותר.
- שימוש בשם האדם כברכה בפני עצמה יכול להועיל גם בהתכתבות מעקב כשלא בהכרח רוצים לבחור ברכה חדשה בכל פעם.

הפעלת דוא"ל עם הברכה הנכונה יכולה להיות קשה.

שיטה 2 מתוך 4: פנייה למקבל שלך

1
התקשר לאדם בשמו הפרטי אם אתה מכיר אותו היטב. כלל זה די פשוט: אם אתה נמצא על שם פרטי עם מישהו, זה בסדר להשתמש בשם הפרטי שלהם. אחרת, מומלץ לעמוד בשם המשפחה שלהם כדי להימנע מלהיות יומרניים ולשפשף אותם בדרך הלא נכונה. f
- כשכותבים למכר ידוע, אתה יכול להוביל בשמם בפני עצמו או לצרף ברכה מזדמנת יותר כהקדמה (כלומר "היי ג'קי").
אזהרה: לעולם אל תתייחס למישהו שלא פגשת בשם פרטיו אלא אם כן הוא אומר לך במפורש שזה בסדר, עשה זאת. זה פשוט לא מנומס!
2
התייחס לאנשי קשר מקצועיים ולא ידועים לפי שם משפחתם. בחרו ברכה מתאימה (זכרו, "היי", "יקירתי" ו"ברכות "כולם שימושיים במגוון מצבים), ואז התייחסו לשם המשפחה של האדם. רוב הודעות הדוא"ל שתשלחו יתחילו ככל הנראה בשם המשפחה של הנמען, במיוחד אם הן נוגעות לעבודה.
- אם האדם שאתה שולח אימייל הוא נקבה, עבור עם הקידומת "גב." במקום "גברת" אלא אם כן אתה יודע בוודאות שהיא נשואה.
- הקפדה על שימוש בשם המשפחה של הנמען שלך מהווה טון אדיב ומכבד להמשך ההתכתבות.
3
השתמש במונח כמו "כולם" כשמברכים יותר ממקבל אחד. קבוצות גדולות עשויות להכיל סוגים רבים ושונים של אנשים, ואינך רוצה להניח הנחות לגבי מין או רמת ההיכרות שלהן. מכיוון שמונחים כמו "חבר'ה" ו"גבירות ורבותיי "יכולים להתפרש כמגבילים מגדרית, כדאי להעביר אותם לטובת משהו יותר כוללני.
- הקפד להתרחק גם מברכות מזדמנות מדי כמו "אנשים" או "כולכם".
- השלכת הכינוי הקולקטיבי הלא נכון עלולה לגרום לאחד מהקוראים שלכם להרגיש שוליים או להתעלם ממנו לחלוטין.
4
ציין את התואר או התפקיד של האדם אם זה רלוונטי להודעה שלך. בנסיבות רגילות, זה אולי נשמע מוזר לפתוח דוא"ל עם " נציג שירות הלקוחות הראשי לברכה." אולם אם עמדתו של האדם קשורה ישירות לסיבת הכתיבה שלך, זו יכולה להיות דרך טובה להכניס אותם לשאלה, בקשה או תלונה.
- פנייה בדוא"ל אל "ישיר התקשורת" ולא אל "מר אוורט" תודיע לנמען שלך כי העניין כרוך במילוי תפקידם האישי.
- באופן דומה, כשאתה יוצר קשר עם מנהיג הארגון, אתה עשוי לצאת לדרך עם ברכה כמו " מארגן האיחוד של סולט לייק סיטי."

קרא גם: איך להשיג עוקבים בפינטרסט?

שיטה 3 מתוך 4: הימנעות מטעויות ברכה נפוצות

1
זכרו לכלול תמיד ברכה. הכלל מספר אחד לכתיבת ברכה בדוא"ל הוא לוודא שיש שם שם. זה יכול להיות צורם לפתוח דוא"ל ולהתעמת עם גוש טקסט ללא הקדמה או נעימות אישיות, וזה לוקח רק כמה שניות להקליד כמה מילים כדי לסכם את כוונת התקשורת שלך.
- דוא"ל ללא ברכה יראה בעיני רבים כלא שלם. כתוצאה מכך, הדבר עשוי לשקף בצורה גרועה עליכם או על יכולתכם לתקשר בצורה יעילה.
טיפ: אל תעלו על דעתכם - אם אתם לא בטוחים מה עוד לשים, בחרו ב"היי "פשוט ותעלו את כוח המוח שלכם להלחנת שאר הדוא"ל.
2
הימנע מ"היי "אלא אם כן אתה קרוב לאדם שאתה כותב. "היי" הוא כמעט מזדמן כמו שהוא נהיה. מסיבה זו, זו דרך מקובלת לפתוח דוא"ל לחבר הכי טוב שלך או לחבר לעבודה באותו דירוג, אך לא לאחד ממקורות הבכירים או מישהו שאתה מתקשר איתו בפעם הראשונה.
- למרות שהם עשויים להישמע לא מזיקים, ברכות בלתי פורמליות מדי כמו "היי" יכולות להעיד מבלי משים על חוסר כבוד למקבל שלך.
- אסור להשתמש במצבי כתובת נינוחים אחרים, כמו "מה קורה" או "יו", במיילים. ברכות אלה שמורות יותר לחילופי הודעות טקסט.
3
היזהר בעת שימוש בברכות ספציפיות לזמן כמו "אחר הצהריים טובים". התייחסות לזמן שאתה כותב יכולה להעניק לדוא"ל שלך תחושה אישית יותר ולאפשר לך להתייחס טוב יותר למקבל שלך. עם זאת, עליך לעשות זאת רק כאשר אתה בטוח שהם נמצאים באותו אזור זמן. אם לא, אתה עלול להיראות חסר מושג או חסר התחשבות.
- אמירת "בוקר טוב" למישהו שחי בצד השני של העולם עלול לגרום לבלבול, במיוחד אם הדוא"ל שלך מכיל מידע הרגיש לזמן.
- אם הלב שלך מוגדר לשימוש באחת מההצדעות האלה, לא יזיק לקחת רגע לראות באיזו שעה (ותאריך!) הוא נמצא במקום בו הנמען שלך יקרא את ההודעה שלך.
4
שמור על פיסוק שלך פשוט ומתאים. הדרך הטובה ביותר לעצב כל ברכה היא להקליד את ההצדעה שבחרת ואת שם הנמען שלך, ואז להוסיף פסיק שיעזור לעיניהם לעבור לגוף הדוא"ל. אתה יכול לחשוב שקריאה היא אקספרסיבית יותר, אבל יש סיכוי שהיא יכולה להיקרא כצעירה או לא מקצועית.
- במקרים מסוימים, אתה יכול גם לסיים את ברכתך עם נקודתיים או מקף כדי לקבל אפקט רשמי או מזדמן יותר, בהתאמה.
- העברת יותר מדי התרגשות עלולה אפילו לעצבן את האדם שאתה כותב אליו אם הוא לא משתף את ההתלהבות שלך.
5
הקפד לאיית את שם הנמען כהלכה. בדוק שוב את איות שמו של האדם כפי שהוא מופיע בדוא"ל קודם או במסמך מקורי לפני שתלחץ על "שלח". שגיאות כתיב תמימות אינן סוף המילה, אך ביצוע אותה שגיאה לא אחת אומר שלא אכפת לך מספיק כדי להשיג את זה נכון.
- אם אתה נתקל בשם מאתגר או יוצא דופן במיוחד, בדוק אם אתה יכול להעתיק ולהדביק אותו ישירות לדוא"ל שלך ממקור חיצוני.
- אתה מסתכן בהרחקת הקורא שלך על ידי איות שמם בצורה לא נכונה באופן עקבי.

למרות היותו קצר, הברכה היא אחד החלקים החשובים ביותר במייל עסקי.

שיטה 4 מתוך 4: יצירת שורת הפתיחה של הדוא"ל שלך

1
ציין מיד את מטרת הדוא"ל שלך. השתמש במשפט הראשון שלך כדי לומר לנמען מדוע אתה כותב בדיוק. בדרך זו הם לא יישארו תלויים. זה בדרך כלל פשוט כמו לזקק את מה שתדון בגוף המסר שלך לרעיון מרכזי ולהפוך אותו להקדמה קצרה.
- פתיחה יציבה לדוא"ל שלך עשויה להיות, "אני כותב כדי לברר אודות..." או, "רציתי לקבל את דעתך על..."
- אל תשעמם את הנמען שלך עם הקדמה ארוכת רוח או מידע מיותר. אין צורך להכות את השיח - פשוט לקפוץ ישר לתוכו.
2
תודה למקבל שלך אם אתה כותב תגובה. כשאתה חוזר למישהו על הודעה ששלח לך, נהוג להקדיש רגע להגשת תודה. להודות על משהו יכול להיות מאוד משמח, והבעת תודה קטנה תעזור לך לוודא שהתכתובת שלך מתחילה ברגל ימין.
- בעת ניסוח המשפט הראשון שלך, הקפד להכיר או לסכם את מטרת הדוא"ל המקורי, כמו בסעיף "תודה שפנית לתאגיד Acme על החוויה האחרונה שלך", או, "תודה שענת כל כך מהר."
- אם ההתכתבויות שלך אינן קשורות לעסקים, אתה יכול לפתוח במשהו כמו: "תודה שפנית. עבר כל כך הרבה זמן מאז שדיברנו!"
3
ברוך קשרים קרובים עם פתק אישי יותר. אם אתה מכיר את הנמען שלך בצורה סבירה, ייתכן שתבחר לנקוט בגישה סנטימנטלית יותר על ידי בדיקה אצלם או בקשת עדכונים על חייהם. לברכות אישיות יש תחושה אינטימית ומשמשים לכינון דינמיקה ידידותית ומלבבית.
- אתה יכול להשתמש בקו עופרת כמו, "מזל טוב על התינוק החדש!" או "הייתי רק בברוקלין וזה החזיר הרבה זיכרונות טובים" כדי להזכיר לקרוב משפחה או בן זוג במשרד כי הם נמצאים במחשבותיך.
- ודא שההערות האישיות או השאלות שתכלול מתאימות בהתחשב בקשר שלך עם הנמען שלך. שואלים, "איך אתה אוהב את הדירה החדשה שלך?" עשוי לזחול מישהו שפגשת רק פעם או פעמיים.
4
עבוד בהומור קטן כשובר קרח מושך תשומת לב. בעוד שהומור לעיתים קרובות לא מיואש בעולם המקצועי, הוא יכול לספק רגע של הקלה מבורכת מהאופי העגום של תקשורת יומיומית מעשית בשימוש נבון. רוב האנשים רגילים לדלג על מיילים יבשים ונקודתיים, כך שברכות מצחיקות יכולות להשפיע על הקורא שלך ולהפוך אותן למעורבות יותר.
- "אם אתה רוצה להקל על העניינים, נסה שורת פתיחה כמו," האם זה כבר יום שישי? "או," אני יודע כמה אתה אוהב לשמוע ממני דבר ראשון בבוקר. "
אזהרה: כיף מהיר או מעט משחק מילים מטופש יכול להיות שימושי להחייאת מיילים מקצועיים חסרי צבע, אך רק כאשר המצב דורש זאת.

טיפ: "היי" עושה ברכה נהדרת ללא כל מהומה, לכל מטרה, בין אם הדוא"ל שלך מיועד לחבר, למפקח או לאדם זר.

טיפים

למרות היותו קצר, הברכה היא אחד החלקים החשובים ביותר במייל עסקי. זה למעשה נותן למקבל את הרושם הראשוני שלך ממך והתנהגות מקצועית.
ניתן למצוא את שמותיהם הנתונים או המועדפים של רוב האנשים בפרטי השולח שלהם, או בכתובת הדוא"ל שלהם עצמה.
אם במקרה אתה לומד את שמו של מקבל אנונימי לאחר הדוא"ל הראשוני שלך, הקפד לכלול אותו בהודעות הבאות כדי לאשר את השינוי ולהכות אקורד אישי יותר.