כיצד לסגור מייל עסקי?
1. הזכר למקבל את מטרת הדוא"ל.
2. בחר כניסה המתאימה לטון.
3. הימנע משימוש במונחי חיבה.
4. כלול מידע מזהה בסיסי.
5. שמור על חתימתך קצרה.
אלה עשויים לכלול דברים כמו מידת היכרותך עם האדם שאליו אתה כותב, מטרת הדוא"ל והאם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת.
זה יכול להיראות קשה לדחות דוא"ל עסקי חשוב. יש כל כך הרבה דרכים לסיים את המסר שלך! בסופו של דבר, עם זאת, אופן סגירת הדוא"ל שלך יהיה תלוי בכמה גורמים שונים. אלה עשויים לכלול דברים כמו מידת היכרותך עם האדם שאליו אתה כותב, מטרת הדוא"ל והאם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת. עם גורמים אלה בראש, צרו משפט סופי מתאים. ואז בחר את הכניסה המתאימה והחליט מה להכניס לחתימה שלך.
חלק 1 מתוך 3: כתיבת דברי הסיום שלך
- 1הזכר לנמען את מטרת הדוא"ל שלך. יש הרבה סיבות לכתוב מייל בסביבה עסקית. איתור המטרה העיקרית של הדוא"ל יעזור לך לקבוע את הדרך הטובה ביותר לעטוף אותו.
- לדוגמא, אם אתה מגיש בקשה, סיים במשהו כמו "תודה על זמנך" או "תודה על התחשבותך."
- אם אתה מגיב לבקשת מידע או סיוע, תוכל לסיים ב"אני מקווה שזה יעזור! " או "ספר לי אם יש דרך אחרת שיכולה לעזור לי."
- אם אתה קובע פגישה פנים אל פנים, אתה עלול לסיים במשהו כמו: "נתראה בשבוע הבא!"
- 2השתמש בטון מתאים לקהל שלך. תחשוב כמה אתה מכיר את האדם שאתה כותב אליו, איזה סוג מערכת יחסים אתה נמצא איתו ומה אתה מנסה להשיג. דוא"ל למנהל ברמה העליונה או לקוח חדש חשוב כנראה צריך להיות רשמי יותר מאשר דוא"ל לעבודה ידועה.
- לדוגמה, אם אתה קובע פגישה עם לקוח, הצהרת סיום טובה עשויה להיות משהו כמו: "אני מצפה לפגישה שלנו ב -24. אם יש לך שאלות, אנא צור איתי קשר בטלפון 555-555-5555. "
- מצד שני, אם אתם קובעים פגישה ידידותית עם עמית לעבודה שאתם מכירים היטב, זה יכול להיות בסדר גמור לסיים במשהו כמו "נשמע טוב! נתראה מחר!:)"
- 3אל תכלול הצהרת סגירה אם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת. אם זה המייל הראשון שלך בנושא הנושא, או אם מדובר במייל חשוב במיוחד, כנראה שזה רעיון טוב לכלול תודה מסכמת או "קריאה לפעולה". עם זאת, קיצור חשוב במיילים עסקיים. אם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת ארוכה, ייתכן שלא תצטרך לכלול שום דבר מעבר למידע החיוני ביותר.
- לדוגמה, אם אתה עורך שיחה ארוכה באימייל עם הבוס שלך על מטלה, ייתכן שלא תצטרך לומר הרבה יותר מ"בסדר. אני אעשה את זה לפני סוף היום ביום שישי. -M. "
בסופו של דבר, עם זאת, אופן סגירת הדוא"ל שלך יהיה תלוי בכמה גורמים שונים.
חלק 2 מתוך 3: בחירת כניסה
- 1בחר כניסה המתאימה לטון הדוא"ל שלך. אם הדוא"ל שלך רשמי, חתום עם משהו כמו "בברכה", או (לקבלת מגע רשמי עוד יותר) "בכבוד רב." לקבלת הודעות דוא"ל פחות רשמיות, יתכן שאתה בסדר עם משהו כמו "תיזהר" או "לחיים".
- אם היו לך אימיילים קודמים מהאדם שאליו אתה כותב, אתה יכול להסתכל על החתימה שלו ולהתאים את הטון שלך לזה. לדוגמא, אם הם נוטים לחתום במשהו כמו "ברכה חמה", עליכם לחתום ברמה דומה של רשמיות.
- 2השתמש בכניסה המתאימה למטרה שלך. כמו משפט הסיום, כניסה יכולה גם לשקף את מטרת הדוא"ל שלך. לדוגמא, אם אתה מגיש בקשה פשוטה או מביע תודה קצרה למשהו, אתה יכול להשתמש בכניסה כמו "תודה רבה" או "תודה רבה", ואחריה חתימתך.
- 3הימנע מכל דבר חיבה מדי. אלא אם כן אתה מכיר את האדם שאליו אתה כותב טוב מאוד, הימנע מכל דבר מסולסל, לא רשמי או חיבה מדי. באופן כללי, אין להשתמש בדברים כמו "אהבה", "XOXO" או "חיבוקים" במיילים עסקיים.
- 4דלג על החתימה במיילים קצרים או בשרשרת. אם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת ארוכה, או אם אתה מנסה לתקשר משהו בקצרה ובמהירות רבה לעבודה לעבודה, ייתכן שלא יהיה צורך לכלול כניסה.
- אם אתה לא מרגיש בנוח לדלג על החתימה לגמרי, כניסה פשוטה כמו -ברניס או -B. אמור להיות בסדר גמור לדוא"ל קצר ובלתי פורמלי.
באופן כללי, עדיף לא להעמיס דוא"ל עסקי עם הרבה טקסט ותמונות נוספות.
חלק 3 מתוך 3: חתימה על הדוא"ל שלך
- 1כלול את המידע המזהה הבסיסי שלך. כמה מידע שתכלול בחתימה שלך יהיה תלוי בכמה שאתה מכיר את הכתב שלך ובאיזו תדירות תקשורת איתם.
- דוא"ל בפעם הראשונה צריך לכלול לפחות את שמך המלא, שם התפקיד, מקום העבודה ומספר הטלפון שלך.
- כשאתם מתקשרים עם עמית לעבודה או עם מישהו שאליו אתם שולחים דוא"ל לעתים קרובות, כנראה שמספיק לחתום בשם הפרטי או בתואר המקורי.
- 2שמור על חתימתך קצרה. באופן כללי, עדיף לא להעמיס דוא"ל עסקי עם הרבה טקסט ותמונות נוספות. הימנע מהוספת כל דבר מיותר לחתימת הדוא"ל שלך, כמו הצעות מחיר, גרפיקה נוצצת או הרבה קישורים.
- 3הגדר חתימה אוטומטית. אם לא מתחשק לך לכתוב את שם התפקיד שלך ואת פרטי הקשר שלך בכל פעם שאתה שולח דוא"ל חשוב, ייתכן שתרצה ליצור חתימה שלקוח הדוא"ל שלך יכול להוסיף באופן אוטומטי להודעות שלך.
- תוכניות מסוימות, כמו Outlook, מאפשרות ליצור חתימות מרובות, כך שתוכל לבחור את המתאימה ביותר לכל דוא"ל נתון.
- החתימה שלך צריכה להיראות כך:
- כל טוב,
- ג'יין דו, אנליסטית שוק
- מגה קורפ
- 214-444-1234
- קל מאוד ברוב לקוחות הדוא"ל כמו Outlook וכו 'להגדיר חתימה שתצורף לכל דוא"ל באופן אוטומטי.
דוא"ל למנהל ברמה העליונה או לקוח חדש חשוב כנראה צריך להיות רשמי יותר מאשר דוא"ל לעבודה ידועה.
- בקש מאדם אחר לבדוק שוב את עבודתך במידת האפשר. אין תחליף להגהה נכונה.
- ערוך והגהה של כל האותיות לפני שליחתן - כלומר קרא את הדקדוק והאיות הנכונים, והסר שגיאות דפוס. שנה שפה מעורפלת, למשל, מילים וביטויים שאינם ברורים, או בעלי משמעות כפולה.
- השימוש בבדיקת איות אינו ניתן לטעות מאחר והתוכנה תכניס לעתים קרובות מילה מאוית כהלכה אך לא את המילה הנכונה להקשר. שינוי "בנקרול" ל"גליל ריק "באמת משנה את משמעות המשפט. עליכם להסתמך גם על הידע שלכם לגבי דקויות הדקדוק, מכיוון שהצעות התוכנה אינן תמיד נכונות.
תגובות (1)
- הייתי בתהליך של סיום דוא"ל לעמיתים וכתבה זו באמת עשתה את משימתה לעזור למוח השאילתות להשיג תשובה מושלמת להשלמת תיעוד חשוב למדי. תודה!
