כיצד לבקש פגישה באמצעות דואר אלקטרוני?
אם אתה רוצה להיות מוכן במיוחד לפני הפגישה המתוכננת, נסה לשלוח דוא"ל אישור למקבל כתזכורת.
הודעות דוא"ל הן דרך מהירה וקלה ליצור קשר עם עמיתים לעבודה ושותפים עסקיים אחרים, ומהוות כלי יעיל לתזמון כל מיני פגישות. בין אם אתה מנסה לקבוע פגישה עם עמית לעבודה, בכיר או זר מוחלט, ראשית עליך לעצב את הדוא"ל עם שורת נושא ברורה וטקסט גוף. לאחר שחתמת את הדוא"ל שלך ושלחת את ההודעה, המתן 3-5 ימים לפני שתשלח תשובת מעקב.
שיטה 1 מתוך 2: עיצוב דוא"ל
- 1הזכר בשורת הנושא שתרצה לפגוש. ציין את מטרתך בבירור בשורת הנושא של הדוא"ל, כך שהנמען יידע מיד שברצונך להיפגש עימם. הימנע משימוש בשפה מעורפלת כמו "פגישה" או "זמן פגישה אפשרי." במקום זאת, השתמש בתאריכים ובמסגרות זמן ספציפיות בשורת הנושא כדי שהנמען שלך ידע למה לצפות מיד.
- לדוגמה, הקלד משהו כזה: "בקשת פגישה ל- 57 בשעה 11 בבוקר."
- 2השתמש בברכה נכונה כדי להתחיל בהודעת הדוא"ל שלך. נסה להשתמש בברכה רגילה, רשמית כאשר אתה מתחיל לכתוב את ההודעה שלך. אם אתה פונה לפקיד ציבורי או לאדם מכובד אחר שמעולם לא פגשת, השתמש בכותרתו המלאה בכותרת. אם אתה יוצר קשר עם עמית לעבודה או ממונה, השתמש בתואר מכובד כמו "מר", "גברת", "מקס." או "מיס." ככלל אצבע, נסה להשתמש בברכות כמו "יקירתי", "שלום" ו"היי "כדי להתחיל בהודעת הדוא"ל שלך.
- אם אתה פונה למשרד כללי או לקבוצה במקום ליחיד, השתמש במקום זאת "למי זה עשוי לעניין".
- לדוגמא, אם היית פונה אל הממונה שלך, נסה לנסח את ההצדעה כך:
"מר ג'קסון היקר,
אני מקווה שהדוא"ל הזה ימצא אותך טוב! רציתי לפנות אליך בכל הנוגע לפגישה אפשרית."
- 3הציג את עצמך אם אתה נפגש עם זר מוחלט. הקדש את הפסקה הראשונה שלך להקדמה קצרה אם אתה כותב לפקיד ציבורי או לאדם אחר שמעולם לא פגשת לפני כן. התמקד בשמך, בתפקיד ובקשר המקצועי שלך, כך שהנמען יידע מי אתה ומדוע אתה פונה אליהם. אם אתה יוצר קשר עם מישהו שאתה כבר מכיר, כמו בוס או עמית לעבודה, אל תרגיש מחויב לכלול פסקת היכרות.
- ההקדמה שלך לא אמורה לקחת הרבה זמן לקרוא.
- נסה לכתוב משהו כזה:
גב 'אטקינס היקרה,
שמי שרה קלמנט ואני עובדת במקלט לחיות מחוז ג'ונס.
לדוגמא, נסח משהו כזה: "רק רציתי לעקוב איתך בקשר לבקשת הפגישה שלי. - 4תאר את סיבת הפגישה ואת חשיבותה הכוללת. בתחילת הדוא"ל (לאחר ההקדמה שלך, אם בחרת לכלול אחת), ציין את סוג הפגישה שתרצה לקיים עם הנמען, והאם זה יהיה רומן רשמי או מזדמן. לאחר שהסברת למה נועד הפגישה, הרחב מדוע הפגישה חשובה למשימה שאתה מנסה להשלים. נסה לתעד את ההסבר שלך בקצרה, מכיוון שלנמען שלך אין מספיק זמן לעבור על הדוא"ל שלך.
- לדוגמה, נסה לכתוב דבר כזה: "האם תוכל לפגוש אותי בשבוע הבא כדי לדון במסלול האימוץ הקרוב? מכיוון שאתה היועץ הפיננסי הנוכחי למקלט לבעלי חיים, אני מאמין שתוכל לספק תובנה רבה לתקציב העבודה של הארגון. לאירוע. "
- 5הצע מקום וזמן אפשרי לפגישה שלך. נסה לחשוב על מקום ידוע ונגיש למקבל בקלות. אם אתה עובד באותו בניין או במיקום כללי כמו האדם שאליו אתה שולח דוא"ל, בדוק אם אתה יכול להיפגש במהלך הפסקת הצהריים. אם אתה והנמען לא גרים או עובדים במיקום סמוך, נסה להציע מסעדה או אזור ציבורי אחר בו תוכל להיפגש. בנוסף, הזכר מספר זמנים שעובדים עבורך, כך שהנמען יכול לומר לך את זמינותם ביתר קלות.
- אם לשניכם יש לוחות זמנים עמוסים, שקול לתזמן פגישת טלפון או ועידת וידאו.
- למשל, טיוטה למשהו כזה: "האם תצליח להסתובב ליד מקלט לבעלי חיים זמן מה השבוע? אני אהיה בדלפק הקבלה כל יום בין 9 ל -5."
- 6בקש שהנמען יענה להודעה שלך. מכיוון שאתה מתזמן אירוע טכני, בקש בנימוס שהנמען יענה עם זמינותו. אם אתה יוצר קשר עם אדם עסוק במיוחד, זכור שייקח להם יום או יומיים להגיב. חזור.
- לדוגמא, אמור משהו כזה: "אם היית יכול ליידע אותי על זמינותך לשבוע הבא, אודה לך מאוד!"
- 7השתמש בשפת סגירה לבבית בעת סיום הדוא"ל. נסח משפט סיום המחזק את מטרת הדוא"ל שלך כך שהנמען מבין בבירור את מטרת הפגישה. השתמש בטון ידידותי כדי לחתום על הדוא"ל שלך, תוך שימוש בביטויים כמו "בכבוד רב", "תודה" או "איחולים." לאחר כתיבת החתימה השאירו חתימה מתחת לשמכם, שתשנה את תפקידכם או הקריירה הנוכחית.
- ספק את השפה שלך למקבל. אם אתה מדבר עם עמית לעבודה, לחתימה כמו "נתראה בקרוב" יהיה יותר הגיוני מאשר "בכבוד שלך." אם אתה יוצר קשר עם ממונה, "בברכה" או "איחולים טובים" יהיה מתאים יותר מאשר כניסה חופשית כמו "להתראות".
- לדוגמא, כתוב דבר כזה:
אני מצפה להיפגש איתך בקרוב, מכיוון שאני רוצה שדחף האימוץ הזה יצליח ככל האפשר.
בברכה, רכזת פעילויות
שרה קלמנט
, מקלט בעלי חיים במחוז ג'ונס
נסח משפט סיום המחזק את מטרת הדוא"ל שלך כך שהנמען מבין בבירור את מטרת הפגישה. - 8כלול קבצים מצורפים רלוונטיים המתייחסים לפגישה. צרף מסמכים, גיליונות אלקטרוניים או קבצים רלוונטיים אחרים שיכולים לעזור בהכנת הנמען לפגישה. אם אתה פונה למישהו בנוגע לנושא מורכב, כלול את כל העלונים או גיליונות הנתונים הדרושים כדי לעזור לנמען להבין את נושא הפגישה.
- לדוגמה, אם אתה דן בשינויים בתקציב לאירוע הקרוב, כדאי לך לכלול גיליון אלקטרוני של התקציב של השנה הקודמת.
- 9השתמש בשפה מקצועית ובדקדוק נכון לאורך כל הדוא"ל. להגיה את ההודעה לכול שגיאות דקדוקיות ברורות ועל שגיאות כתיב, כך נראה הטיוטה הסופית שלך כמו מלוטש ונקי ככל האפשר. בנוסף, הסר כל קיצור או סלנג שגורם להודעה להיראות יותר מזדמנים או קשים יותר להבנה. אם הטיוטה הסופית שלך לא נראית מקצועית, ייתכן שהנמען לא יתייחס ברצינות לבקשתך.
- בעוד שאימוג'ים יכולים להיות מהנים לשימוש בטקסטים ובאימיילים מזדמנים, אתה לא צריך להשתמש בהם כדי לבקש פגישה.
שיטה 2 מתוך 2: מעקב עם הנמען
- 1ערוך דוא"ל מעקב אם הנמען לא יחזור אליך תוך 3-5 ימים. תן למקבל מספר ימים לקרוא ולהשיב לבקשתך. אם אינך שומע בחזרה בתוך שבוע עסקים, שלח לאדם דוא"ל מהיר כדי להזכיר לו שאתה מחכה לתשובה. הדגישו שאתה אסיר תודה על ההזדמנות לפגוש אותם, ושאתם אסירי תודה על זמנם.
- שיחות מעקב הן גם דרך יעילה לבצע צ'ק-אין עם האדם שאיתו אתה מנסה להיפגש.
- לדוגמה, טיוטה למשהו כזה: "רציתי רק לעקוב איתך בכל הנוגע לבקשת הפגישה שלי. כשיש לך רגע פנוי, תוכל לספר לי את זמינותך לפגישה מתישהו בשבוע הבא?"
אל תעשה דוא"ל זה יותר מדי זמן במקום זאת, ציין את היום, השעה והמקום שאתה מתכנן לפגישה על מנת לבדוק שוב שהפגישה עדיין פועלת כמתוכנן. - 2ברזל את פרטי הפגישה בהודעת דוא"ל נוספת. משא ומתן עם לוח הזמנים של אדם אחר ברגע שהוא עונה. שים לב לזמינות של האדם האחר, ואשר שעת פגישה בתאריך בו שניכם יהיו זמינים. נסה לאשר תאריך ושעה תוך 1-2 מיילים כדי למנוע בלבול ועומס בתיבת הדואר הנכנס שלך.
- נסו להיות גמישים ככל האפשר. אם אתה פונה לאדם עסוק, יתכן שהוא לא יוכל להיפגש איתך מיד.
- אל תקבע פגישה ברגע האחרון. אם הנמען עסוק, ייתכן שלא תוכל להסכים לתאריך להיפגש.
- 3שלח תזכורת או אישור כמה ימים לפני הפגישה. אם אתה רוצה להיות מוכן במיוחד לפני הפגישה המתוכננת, נסה לשלוח דוא"ל אישור למקבל כתזכורת. אל תעשה דוא"ל זה יותר מדי זמן במקום זאת, ציין את היום, השעה והמקום שאתה מתכנן לפגישה על מנת לבדוק שוב שהפגישה עדיין פועלת כמתוכנן.
- למשל, כתוב דבר כזה:
רק רציתי לאשר שאנחנו עדיין נפגשים ב -17 במאי בשעה 11 בבוקר במקלט החיות של מחוז ג'ונס .
- למשל, כתוב דבר כזה:
