כיצד לנהל עובדים מרוחקים?

כדי לנהל ביעילות את העובדים המרוחקים שלך, השתמש במועדים ובמכסות כדי לפקח אם הם עומדים בציפיות שלך.

העסקת עובדים מרוחקים היא דרך נהדרת לנצל כישרונות מרחבי העולם. להבין כיצד לנהל אפקטיבי עובדים מרוחקים יכול להיראות מכריע בהתחלה, אך ישנם כמה טריקים וכלים שבהם אתה יכול להשתמש בכדי לשמור על הפרודוקטיביות והשמחה שלך.

שיטה 1 מתוך 4: קביעת ציפיות

1
קבע מראש את הציפיות שלך לעובדים המרוחקים שלך. אם העובדים שלך לא מבינים מה אתה רוצה או זקוק להם, הם לא יצליחו להצליח. פרט את כל הציפיות שלך במסמכים מקוונים, בסרטונים או במצגות שקופיות והעביר אותן לעובדים שלך. וודאו שהם כוללים את כל המידע העיקרי שעובדיכם זקוקים לו בכדי להצליח בעבודתם.
- לדוגמא, תוכל ליצור מסמך היכרות למסור לעובדים המרוחקים שלך כאשר אתה שוכר אותם המתאר את האחריות שלהם ונותן להם הוראות ספציפיות לתפקידם. אתה יכול אפילו לכלול קישורים למסמכים או סרטונים אחרים המתייחסים לתרחישים ספציפיים שעובדיך עשויים להיתקל בהם כדי שיידעו מה אתה מצפה מהם לעשות במצבים אלה.
טיפ מומחה

אליזבת דאגלס, מנכ"לית המדריך, מייעצת: "ניהול עובדים מרוחקים דורש תקשורת מעולה, גם מהאדם שהולך להיות העובד המרוחק, אלא גם מהמנהל. אם אתה הולך לשכור מישהו להיות עובד מרוחק, אתה צריך לוודא שהם מסוגלים לתקשורת יעילה באמת, אפילו לתקשורת יתר.
2
השתמש במועדים כדי לעזור לעובדים המרוחקים שלך לעמוד בציפיות שלך. ללא מועדים, העובדים המרוחקים שלך לא יידעו כמה זמן הם צריכים להשקיע בעבודה שלהם או מתי הם צריכים למסור אותה. מועדים יעזרו לעובדים שלך לנהל את זמנם ביעילות, והם יתנו לך תחושה טובה של כמה העבודה נעשית על ידי העובדים שלך.
- מועדים הם גם דרך טובה לעקוב אחר מידת הפריון של העובדים המרוחקים שלך. אם עובד ממשיך להחמיץ מועדים, תדע שעליך לפנות אליהם ולעבור שוב על הציפיות שלך.
- תמיד תוכל לשנות את מועדיך בהמשך אם הם לא מסתדרים. אם אתה מבין שמועד אחרון שקבעת אינו מציאותי, תוכל להאריך אותו בכמה ימים.
3
תן לעובדים שלך מכסה אם מועדים אינם חלים על העבודה שהם עושים. לפעמים עובדים מרוחקים נשכרים לבצע הרבה משימות קצרות ורצופות, שבהם מועדים לא הגיוניים. אם זה המקרה של העובדים שלך, נסה להגיע עם מכסה שהם צריכים לעמוד במקום כדי לעזור להם לנהל את זמנם ולהיות פרודוקטיבי.
- לדוגמא, אם תשכיר עובדים מרוחקים שיענו על פניות לקוחות עבור החברה שלך, תוכל להודיע לעובדים שלך שאתה מצפה מהם לענות על 3-4 פניות בשעה.
- אם אתה זקוק לעזרה לבוא עם מכסה, נסה לבצע את העבודה שעובדיך המרוחקים עושים במשך יום או יומיים כדי לראות מה יכול להשיג באופן מציאותי אדם אחד.
4
יידע את העובדים שלך אם הם לא עומדים בציפיות שלך. אם אתה מבחין שאחד העובדים שלך לא עומד במועדים או במכסות שלהם, פנה אליהם. ציינו את חששותיכם ושאלו אם יש להם שאלות או זקוקים לעזרה במשהו. אם הבעיה חוזרת, שקול אם העובד מתאים לעסק שלך.
- לדוגמא, תוכל לשלוח דוא"ל לעובד שלך ולהגיד "היי ג'ון, שמתי לב שלא עמדת במועדים שלך בשבועיים האחרונים. חשוב מאוד שתקבל את העבודה שלך בזמן. האם אני יכול לעשות משהו כדי לעזור?"

השתמש במועדים כדי לעזור לעובדים המרוחקים שלך לעמוד בציפיות שלך.

שיטה 2 מתוך 4: תקשורת יעילה

1
תקשר עם העובדים המרוחקים שלך בצורה ברורה ותמציתית. אחד האתגרים בעבודה עם עובדים מרוחקים הוא שקשה יותר לברר אי הבנות. מכיוון שאינך נמצא במסדרון כדי לענות על שאלותיהם באופן אישי, חשוב שתהיה ברורה ככל האפשר מלפנים כאשר אתה מתקשר איתם. אם אתה נותן לעובדים שלך הוראות או שולח דוא"ל קבוצתי, כתוב אותו תחילה וקרא אותו כדי לוודא שהוא ברור. הימנע ככל האפשר משימוש בשפה מעורפלת ומעורפלת.
- בקש ממישהו אחר במשרד לקרוא את התזכיר שלך לפני שתשלח אותו כדי לראות אם זה קל להבנה.
2

קבעו ועידות וידאו שגרתיות של אחד על אחד. תקשורת באמצעות וידאו עם כל עובד מעניקה לך אפשרות להסביר לעומק את עדכוני החברה וציפיותיה, וזוהי דרך נהדרת להתחבר פנים אל פנים עם העובדים המרוחקים שלך. ישנן המון פלטפורמות וידאו צ'ט שתוכלו לבחור בהן, כמו סקייפ ו- Google Hangouts. נסו להיכנס לפחות פעם אחת לוועידת וידיאו אחת באופן אישי עם כל עובד.
3

תקשורת כקבוצה באמצעות פלטפורמות צ'אט. שליחת הודעות דרך פלטפורמת צ'אט היא קלה יותר משימוש בדוא"ל קבוצתי. בכל פעם שיש לך הודעה לשתף עם קבוצה של העובדים שלך, אתה יכול להוסיף במהירות את כל הנמענים בפלטפורמה להודעה ולשלוח אותה. פלטפורמות צ'אט הן גם דרך נהדרת עבור העובדים המרוחקים שלך לתקשר אחד עם השני ולשאול שאלות במהירות מבלי לשלוח דוא"ל.
4
קח בחשבון הפרשי זמן בעת תקשורת. מכיוון שאתה עובד עם עובדים מרוחקים, יש סיכוי טוב שלא כולם יעבדו באותו אזור זמן. במידת האפשר, נסה לתזמן שיחות וצ'אטים קבוצתיים בשעות שכולם עובדים. זה עשוי לעזור לשמור רשימה של כל אזורי הזמן של העובדים שלך, כך שתוכל להתייחס אליה כאשר אתה מתזמן אירועים.
- אם אתה צריך ליצור קשר עם אחד העובדים שלך בנוגע למשהו אבל זה מאוחר איפה שהם גרים, שאל את עצמך אם זה יכול לחכות עד למחרת. אתה יכול גם לשלוח להם דוא"ל כדי שהם יקבלו את הדבר הראשון בבוקר.
5
השתמשו ברגשונים ובקובצי gif כדי לגרום לעובדים שלכם להרגיש בנוח. רמזים לא מילוליים כמו חיוך והנהון ממלאים חלק גדול בתקשורת, מה שהופך את התקשורת עם עובדים מרוחקים באמצעות דואר אלקטרוני או פלטפורמת צ'אט לעיתים מסובכת. אתה יכול לעקוף בעיה זו על ידי הוספת סמלי הבעה או קובצי GIF להודעות שאתה שולח לעובדים שלך. הם יעריכו את המחווה האדיבה, וזה יעזור למנוע מהודעותיך להיראות אגרסיביות מדי.
- לדוגמא, אם אתה שואל את אחד העובדים שלך מדוע הם עשו משהו בדרך מסוימת, אתה יכול לכלול בסוף ההודעה רגש-פנים של סמיילי כדי להראות להם שאתה לא כועס.

ודא שאתה מאמן עובדים מרוחקים בצורה יעילה ושקול את הצרכים שיש למישהו בעבודה מחוץ לאתר.

שיטה 3 מתוך 4: מעקב אחר התפוקה

1

בקשו מעובדיכם המרוחקים לרשום את התפוקה שלהם. צור טופס או גיליון אלקטרוני שבו העובדים שלך יכולים להגיש משימות שהם השלימו וכמה זמן לקח לבצע אותם. אתה יכול לבדוק את ההגשות שלהם באופן קבוע כדי לוודא שהם בדרך הנכונה. אם מישהו מחליק מאחור, אתה יכול לתפוס את זה מוקדם ולהגיע לפתרון הבעיה.

טיפ מומחה

אליזבת דאגלס, מנכ"לית המדריך, מייעצת: "מניסיוני, חשוב לוודא שהעובדים המרוחקים שלך ירגישו חדורי מוטיבציה למרות שהם לא עובדים מהמשרד. כי הם לא ישבו עם צוות או ידברו עם עמיתים לעבודה באופן קבוע. אתה צריך לבחור מישהו שיעשה מוטיבציה עצמית לעבוד מהבית.
2

קבע שיחות קבוצות קבועות כדי לדון במה שכולם השיגו. שיחות קבוצתיות בשגרה הן דרך נהדרת לחייב את העובדים המרוחקים שלך באחריות ולפקח על הפרודוקטיביות שלהם. באפשרותך להשתמש בתכונת השיחות בפלטפורמת צ'אט כדי להביא את העובדים המרוחקים שלך לשיחה בו זמנית. לאחר מכן, האם כולם יסתובבו ויגידו על מה הם עובדים ואילו פרויקטים הם סיימו לאחרונה. רשום הערות במהלך השיחה ובדוק אותם מאוחר יותר כדי לוודא שכולם מבצעים מספיק עבודה.
3
נסה תוכנת מעקב בזמן. ישנם מגוון תוכנות ואפליקציות זמינות המאפשרות לך לעקוב אחר משך הזמן שהעובדים המרוחקים שלך משקיעים בפרויקטים שלהם. תוכניות מסוימות אפילו יצלמו צילומי מסך של מסכי המחשב של עובדיך במהלך שעות העבודה, כך שתוכל לפקח על מה הם עובדים.
- אם תחליט להשתמש בתוכנת מעקב בזמן, וודא שאתה שקוף והסבר לעובדים שלך מדוע אתה עושה זאת כדי לשמור על סביבה של אמון וכבוד.

מועדים יעזרו לעובדים שלך לנהל את זמנם ביעילות, והם יעניקו לך תחושה טובה של כמה העבודה נעשית על ידי העובדים שלך.

שיטה 4 מתוך 4: יצירת סביבת צוות

1

שלח עלון שבועי למילוי עובדים מרוחקים על עדכוני החברה. למרות שהעובדים המרוחקים שלך לא עובדים במשרד, אתה עדיין רוצה שהם ירגישו שהם חלק מהצוות. מכיוון שהם לא יהיו בסביבה כדי לחזות בשינויים גדולים או באירועים בחברה, ערוך עלון מדי שבוע כדי לעדכן אותם ולגרום להם להרגיש כלולים. תוכל גם לכלול עלון יעיל לפרודוקטיביות ויעילות, כך שיהיה שימושי עוד יותר.
2

תן לעובדיך הלבשה של החברה כך שהם ירגישו כלולים. חולצות, מחזיקי מפתחות, תיקים או פריטים אחרים שעליהם לוגו החברה שלך יעבדו כולם. לתת לעובדים המרוחקים שלך חלק קטן מהחברה יעזור להם להרגיש שהם חלק מהצוות.
3

אירחו מפגשים אישיים לעובדים המרוחקים שלכם. תכנון מפגש הוא דרך נהדרת עבורך ועובדיך להכיר מחוץ לדוא"ל ושיחת ועידת וידאו. אתה יכול להזמין את העובדים שלך לבקר במטה החברה שלך, או שאתה יכול לארגן טיול למקום אחר ולהביא איתך כמה אנשים מהמשרד.

טיפים

ודא שאתה מאמן עובדים מרוחקים בצורה יעילה ושקול את הצרכים שיש למישהו בעבודה מחוץ לאתר.

קרא גם: איך להיות מוסמך SHRM?