איך לתת משוב שלילי?
אתה לא רוצה שהמשוב השלילי יניב רגשות שליליים או תוצאות שליליות.
מתן משוב בונה הוא בין האחריות החששנית ביותר של מנהלים, חברים, הורים ומורים, אך זה לא חייב להיות המקרה. על ידי נטילת זמן למסירת משוב באופן בונה ככל האפשר, ניתן להקל על ייסורים רבים משני צידי השיחה. העבירו את המשוב שלכם בצורה הטובה ביותר והמיקום הטוב ביותר שאפשר לקבל תוצאות מקסימליות.
שיטה 1 מתוך 4: יצירת הסביבה הנכונה
- 1תן משוב באופן קבוע. יש להעביר באופן קבוע משוב חיובי ושלילי. זה מונע מכל משוב שלילי פוטנציאלי להפתיע את האדם שמקבל אותו. הקפד לקבל בדרך כלל משוב חיובי יותר מאשר שלילי. עקוב אחר תפישת יחס ההלל האידיאלי לביקורת; חמש לאחד לטובת משוב חיובי נחשב אידיאלי.
- 2קבעו ועידה עם האדם האחר. קבע זמן עם האדם שבו תהיה לשניכם הזדמנות מספקת להשמיע את דאגותיכם. ודא שזה זמן פנוי שבו אף אחד מכם לא צריך לסיים בפתאומיות, ועלול להשאיר מצב נבחני לא פתור. קבעו מספיק זמן כדי שיהיה מקום לסיעור מוחות לגבי רעיונות לשיפור.
- 3העבירו את המשוב שלכם באופן אישי. בדרך כלל מטפלים בשיטות לא אישיות וביקורת ציבורית בצורה גרועה יותר מאינטראקציות אחד על אחד. מסירת מה שעלול להתפרש כטעות חדשות רעות באופן אישי מספקת אווירה קשובה יותר. מתן המשוב בפומבי, או באופן אלקטרוני, יוצר יותר מדי נושאים פוטנציאליים ואפשרויות תקשורת לא נכונה.
- הימנע משימוש בדוא"ל בכדי להעביר את המשוב השלילי.
- יעץ לאדם שהפגישה תישאר חסויה.
- 4העבירו את המשוב במסגרת דיסקרטית. צרו אווירה רגועה על ידי בחירת מקום ללא הפרעה לניהול עצותיכם. בחירת המיקום מועילה במיוחד אם יש פוטנציאל לתחושות קשות או להתפרצויות. זכור, עם זאת, המשוב השלילי עשוי לגרום לאדם השני להיות מתעמת.
- 5תביא עד. מכיוון שמשוב שלילי אינו נוח ומוערך לעיתים רחוקות, אולי עדיף להחזיק סט נוסף של עיניים בחדר. כאשר מעבירים משוב שלילי במסגרת מקצועית, מומלץ לפעמים להימנע ממפגשים מעורבים בין המינים ללא עדים.
כיצד אוכל לבצע מעקב יעיל לאחר משוב שלילי?
שיטה 2 מתוך 4: מסירת המשוב השלילי
- 1קבל אישור לביקורת. בעוד שחלקם אולי לא מעריכים גישה זו, שאלת האדם האחר אם הם יאפשרו משוב שלילי היא שיטה נהדרת לפתיחת דיאלוג. זה מקל על המתח הפוטנציאלי שעלול להתעורר כאשר הייעוץ או המשוב אינם רצויים. נסה גישה כמו הדוגמאות הבאות:
- אכפת לך שאציע כמה עצות?
- האם אוכל לתת לך ביקורת קטנה שתוכל לעזור לך?
- 2שאל שאלות המניעות הערכה עצמית. לפני המשוב ובמהלכו, שאלו שאלות שמביאות את האדם האחר לראות את הטעויות או הפגמים שלו מבלי שתזכיר את הנושא. בקשו מהם למצוא דרכים בהן הם יכולים להשתפר, והם עשויים רק לתת את המשוב השלילי לעצמם. הודיעו כי המוטיבציה שלכם לבדיקה היא להקל על ההתקדמות, והם נוטים יותר לראות בכך הזדמנות למידה.
- איפה אתה מניח שהדברים השתבשו?
- מה היית יכול לעשות כדי לשפר את התוצאה?
- האם הייתה החלטה שאתה יכול לקבל לעזור?
- 3התמקדו בחיובי. כאשר תוצאות חיוביות תכופות יותר משליליות, סביר להניח שהמשוב נלקח ברצינות. הערך את המצב כדי למצוא דברים חיוביים לומר בנוסף לפרשנות השלילית שאתה מתכוון לספק. אל תכלול משוב או הערות שמקורם במקורות אחרים. שנה את הגישה שלך באמצעות אחת מההצעות הבאות:
- המוצר הסופי היה די טוב, אבל היה חלק אחד קטן שצריך לתקן אותו.
- אני מעריך את כל הזמן והמאמץ שהשקעת בזה, אבל אנחנו עדיין צריכים להשקיע עוד קצת עבודה.
- עשית עד כה נהדר, אבל אנחנו עדיין צריכים לבצע כמה שינויים כדי שהכל יהיה מושלם.
- 4קבע את מקור הנושא. משוב משופר כאשר אתה מבין את תהליך החשיבה של האדם האחר. אולי אתה מאמין שעדיף לעשות את הדברים בצורה אחת, אך לאדם האחר תהיה גישה או נקודת מבט שונה לחלוטין שהצליחה בעבר. גלה מה הוביל אותם למעשיהם או להחלטותיהם.
- איך בדיוק הגעת לתוכנית להוציא את זה לפועל?
- מדוע החלטת להתחיל את התפקיד בצורה כזו?
- האם הייתה לך הפניה שעליה הסתמכת בעת קבלת ההחלטה?
- 5הסר תכנים רגשיים ואישיים. שמור על הכל כמה שיותר ישר, כך שהביקורת תתקבל. זכרו שהמטרה היא התוצאה, לכן התמקדו בזיהוי בעיות ובמציאת פתרונות. הישאר אובייקטיבי לחלוטין לאורך כל האינטראקציה או הפגישה וודא שהמשוב מבוסס עובדתית. יכולות להיות נסיבות מקלות שמפריעות לאדם האחר לבצע או להתנהג בצורה שהיו בדרך כלל.
- הימנע משפת גנאי במידת האפשר. זה לא מקצועי, והוא אינו מניב את השגת התוצאות הרצויות.
- אל תעלב את מי שמקבל את המשוב. זכרו, משוב נועד לשנות את ההתנהגות. שמור על ביקורתך ממוקדת בפעולות ובמאמצים.
- הימנעות משימוש בתקופת המשוב כדרך לפרוק או לפרוק ביקורות מאגרות. מתן משוב קבוע, חיובי ושלילי כאחד, יכול לסייע במניעת בניית מלאי זה.
- הישאר מקצועי וחסר פניות במהלך שיחתך.
- הימנע מהשוואת האדם למישהו שאתה מרגיש שעושה עבודה טובה יותר.
- 6התאם משוב על סמך רמת הניסיון של האדם האחר. מטרת המשוב היא לשפר את התוצאות העתידיות. מחקרים הראו שככל שמישהו נעשה יותר בקיא במשהו, הוא מקבל יותר ביקורת. טמפר את המשוב השלילי שלך בהתבסס על יכולת ההיענות שלהם
- למתחילים: אני אוהב את המאמץ שלך, אבל הייתי רוצה שתעבוד על תיקון אחד קטן.
- למומחה: הצעד הראשון בפרויקט שלך הוא מאוד לא תקני. צריך לעשות לו שיפוץ מוחלט.
- ספק דוגמאות לביצועי האדם שאתה מרוצה ממנו, כמו גם תחומים בהם אתה מאמין שהם נופלים, והתאם כל אחד לרמת הניסיון שלו.
כיצד אוכל להישאר חיובי כשאני נותן משוב שלילי?
שיטה 3 מתוך 4: מתן תשובות והפרכות
- 1מעריכים את נקודת המבט שלהם. ברגע שאתה נותן לאדם השני לדעת את הבעיה, האזן באמת לנקודת מבטו לפני שנדבר שוב. מעריך את מה שיש להם לומר. קלט בכנות את החוויות שיש להם ואת מצבם הספציפי. תן להם להסביר את הפרטים שהובילו למשוב השלילי הבא. יתכן שיש הסבר רציונלי לחלוטין לחסר.
- 2קבל משוב בתמורה. לאחר שפרסמת את הבעיה וההשלכות, יתכן שלאדם השני יש משוב עבורך. ספק לאדם אפשרות להשמיע את הצד שלו ולהאזין ללא הפרעה. איש אינו מושלם, וייתכן שפרשת לא נכון את מעשיו או כוונתו של הנמען. מתן אפשרות לאדם האחר לספק את המשוב שלהם גורמת לו להרגיש כאילו הם חלק מהתוצאה הסופית.
- 3הבטיח לאדם שתהיה הזדמנות להשתפר. אתה לא רוצה שהמשוב השלילי יניב רגשות שליליים או תוצאות שליליות. משוב שלילי עלול לגרום לאדם האחר להאמין כי חברותו, תפקידם או מעמדם בסכנה. עזור לנווט את תגובתם על ידי מזעור תגובתם. אחרת, הם עשויים להגיב בצעדים דרסטיים כמו חיפוש חברים חדשים או עבודה חדשה.
שיטה 4 מתוך 4: השגת תוצאות חיוביות מהמשוב השלילי
- 1הבהירו את התוצאות הרצויות של משוב שלילי. ספק דרכים בהן ניתן לשנות מאמץ ביחס לפרויקט כדי להביא לתוצאה הרצויה. נסו להימנע מהתמקדות באדם עצמו, במקום זאת התמקדו בפעולות ובמאמצים שהובילו לתוצאה הלא רצויה. פיתחו את המטרות והסבירו שתספקו הנחיות בזמן שהם פועלים להשגת יעדים.
- 2אוסף דוגמאות לאן השתפר האדם. לאחר המשוב, תרצה לראות אם ההצעות פעלו. יכולים גם להיות אזורים שבהם האדם האחר עדיין חסר. ודא שהציפיות מדויקות ומדידות, כך שאין צורך במעקב מרובה.
- 3קבע פגישת המשך לדיון בהתקדמות. הישאר בקשר לעתים קרובות ככל שיידרש כדי להבטיח שהאדם יישאר במסלול חיובי לשיפור ביצועיו, וזכור לשבח אותם על המאמצים המשופרים שלו. המשוב עשוי להיות דרך עבורך ליצור קשר חזק יותר עם האדם האחר. הם עשויים רק להודות לך על ההזדמנות להוכיח את יכולותיהם בעתיד.
- מעקב יעיל עשוי להוביל למעשה לשיפור מעבר לציפיות הרצויות.
מכיוון שמשוב שלילי אינו נוח ומוערך לעיתים רחוקות, אולי עדיף להחזיק סט נוסף של עיניים בחדר.
- תעד את כל התייעצויות העובדים או התלמידים, כמו גם את כל האזהרות המילוליות שהונפקו.
- הימנע מאיומים, אך הגדיר בבירור את השלכותיה של המשך רשלנות.
- הימנע מחיסול טעויות מהעבר, אלא אם כן הן מתרחשות שוב ושוב.
- היה בטוח ובקיא בהצעות שלך. נסה לשאוב מניסיון אישי, או במידת הצורך ממדיניות ארגונית.
שאלות ותשובות
- מה אם העובד צריך לדעת יותר אבל אני לחוץ בזמן?ספר להם שאתה זמין בהמשך לדיון נוסף. אולי אפילו תהיה מוכן לקבוע שם את שיחת המעקב, אך אם לא, הבטח לחזור אליהם במהלך 24 השעות הקרובות עם זמן פגישה לדיון נוסף. הבהיר שאתה מוכן לעזור להם לבנות את כישוריהם כדי לשפר את יכולתם בתפקיד ומחוצה לו. בדרך זו הם יידעו שהמשוב היה קונסטרוקטיבי ומשמעותי, וכי אתה מגבה אותם עדיין.
- כיצד אוכל לבצע מעקב יעיל לאחר משוב שלילי?ראשית, פנה זמן למעקב, אז התחל ליידע את העובד מתי תעשה מעקב. הימנע משכחה על ידי הכנסת תזכורת ליומן שלך. שנית, יש לוודא שהייתה להם הזדמנות לבצע שינויים ולהבטיח באופן פעיל את ההדרכה והמשאבים הדרושים לשם כך. בקש משוב מהמפקחים הישירים ומהקולגות שלהם כדי שתוכל להתמודד עם מצבם. שלישית, ערכו פגישה משותפת במהלכה אתם שואלים אותם איך הם חושבים שהם מסתדרים. בתורו, הבהר כיצד אתה חושב שהם הולכים, כולל שבחים לשיפור. אם עדיין יש צורך בשינויים נוספים, עבדו יחד תוכנית על הצורך בהמשך, וקבעו פגישת המשך נוספת לבדיקת ההתקדמות.
- כיצד אוכל להישאר חיובי כשאני נותן משוב שלילי?מומלץ להתחיל את הדיון עם התמקדות בחוזקות העובד, כדי לעזור למקד אותם תחילה במה שהוא עושה טוב. התחלה במשהו שלילי יכולה לגרום לעובד להתמקד רק בשלילה ולהישאר תקוע בתחושה הזו ולא לאזן את זה ביכולתו להתאושש ולהיטיב. על ידי התחלה במה שהם טובים בו, אתה גם מסמן את אמונתך בהם, כולל יכולתם להשתפר. כמו כן, תן להם הצעות לשיפור, כך שהם לא נאבקים בשאלה "מה הלאה?".
- מה עלי לעשות אם העובד נותן לי משוב?קבל את זה בחסד. הם אולי באמת רואים משהו פגום או מוטה בכישורי המנהיגות שלך או שהם פשוט מגיבים בצורה שלילית, אבל זה לא הזמן להיות קרבי. קח את זה על הסיפון באדיבות ותודה להם על כנותם. לדוגמא, אתה יכול לומר: "אני מציין את תחושותיך בנוגע לסגנון המנהיגות שלי ומודה לך שהעלאת אותו. משוב הוא בהחלט גישה דו כיוונית ששומרת על כולנו כנים בחיפוש אחר מקום עבודה מגובש ומצליח." אם אתה צריך להחזיר את השיחה לביקורת שלהם, אז עשה זאת, אחרת סיים את הראיון.
- מה אם האדם יגיב עם "אתה לא צריך להיות גס בעניין"?טענות שמישהו גס רוח יכולות להיות טקטיקה להפנות את השולחן לאדם האחר, תוך צעד אגרסיבי קדימה מילולית בתקווה שהאדם האחר ייקח צעד אחורה. זוהי דרך להוריד את הלחץ מהאדם האחר ולשים אותו עליכם. התגובה הטובה ביותר היא, "אני מצטער שאתה מרגיש שאני מתחצף. אני לא, אז בואו נעבוד יחד כדי לפתור את זה."
תגובות (1)
- להיות מנהל חדש של צוות רב המתקין חוקים נוקשים עלולים להיות קשה ואני מנסה כמה מהמלצותיך.
