כיצד לשפר את תקשורת הצוות בכוח העבודה?
תקשורת טובה של הצוות יכולה לשפר את המורל הצוותי ולעזור לצוות שלך להיות פרודוקטיבי יותר.
תקשורת טובה חשובה במקום העבודה, אך לפעמים קשה לחברי הצוות להתייחס זה לזה. כולם שונים, כך שלכל אחד מחברי הצוות יש ציפיות שונות. גם חברי הצוות וגם הנהגת הצוות ממלאים תפקיד חשוב בהנחיית תקשורת יעילה. בנוסף, תוכלו לנסות כמה פעילויות מהנות שיעזרו לצוות שלכם להרגיש בנוח יותר לתקשר אחד עם השני.
שיטה 1 מתוך 5: דיבור כחבר צוות
- 1להיות ישיר ולא מעורפל בתקשורת עם עמיתים לעבודה. כשאתה מעורפל, קל לחבריך להתבלבל, כך שהם עשויים לא לתת לך את מה שאתה צריך. תן פרטים בעת הגשת הצהרה או בקשה, והגש ישר לנקודה. זה עוזר לכולכם להיות באותו דף.
- לדוגמא, נניח שאתה חושב שעמיתך טעה כשניתח נתוני סקר. אל תנסה לטפל בבעיה במשהו מעורפל, כגון: "האם בדקת זאת שוב?" במקום זאת, אמור משהו כמו: "האם תריץ את המספרים האלה שוב כדי שנוכל לאשר את הנתונים?"
- 2הפעילו אסרטיביות כדי שרעיונותיכם נשמעים והצרכים ייענו. אמנם דיבור בעבודה יכול להרגיש מפחיד, אל תשמור את הרעיונות והדעות שלך לעצמך. היה אסרטיבי על ידי עמידה בצרכים שלך והעברת נקודת המבט שלך לגבי נושאי העבודה. במקום זאת, השתמש בהצהרות "אני" כדי לבטא את רגשותיך ואת רעיונותיך, כך שעמיתים לעבודתך נוטים פחות להתגונן. בנוסף, היו כנים לגבי מה שאתם צריכים כדי לבצע את העבודה שלכם.
- למשל, נניח שאחד מחברי הצוות שלך חסר מועדים באופן קבוע ואתה רוצה לספר למנהל הצוות שלך. אתה יכול לומר, "שמתי לב ששלושת הדיווחים האחרונים של בריאן איחרו. אני לא מצליח להשיג את המספרים שלי בזמן ללא הדיווחים שלו. מה אנחנו יכולים לשנות כדי לשפר את זה?"
- אם אתה עצבני תוך כדי דיבור, תרגל את מה שאתה רוצה לומר מבעוד מועד כדי שתרגיש מוכן.
- להיות כנה לגבי מה שאתה יכול ולא יכול להשיג בעבודה. אם עומס העבודה שלך גדול מדי, עדיף לומר בינתיים "לא" למשימות חדשות.
- 3שאל שאלות כשאתה מבולבל או זקוק לעזרה. אולי תרגיש שמצפים ממך לדעת הכל כל הזמן, אבל זה בסדר לבקש הבהרה. זה נורמלי שיש אי הבנות או מסרים לא ברורים בעבודה. אם אינך בטוח במשהו, קבל הבהרה מחברי הצוות שלך. בנוסף, בקש עזרה אם אתה זקוק לה.
- לדוגמא, נניח שראש הצוות שלך שולח לך דוא"ל ובו תבקש לשלוח לה מערך נתונים עד סוף היום, אך אינך בטוח לאיזו אחת היא מתכוונת. במקום ללחוץ על כך, אתה עשוי לשלוח אותה בדוא"ל בחזרה כדי לשאול: "אתה רוצה שאשלח את כל שלוש ערכות הנתונים או רק אחת?"
- 4שמור רכילות והערות שליליות לעצמך. רכילות במקום העבודה היא נפוצה במיוחד, אך שיתוף בה מערער את המוניטין המקצועי שלך ואת מערכות היחסים שלך עם עמיתים לעבודה שלך. באופן דומה, הדיון בתפישות השליליות שלך לגבי תפקידך או בספקותך לגבי פרויקטים בעבודה פוגע במורל הצוות. שוחח על דאגותיך עם חבריך או משפחתך, אך אל תדבר על כך בעבודה.
- אם מישהו אומר לך קטע רכילות, שנה בעדינות את הנושא מבלי להכיר בכך. אתה יכול לומר, "האם ראית את הסופגניות בחדר ההפסקות?" או "כרגע כל מה שאני יכול לחשוב עליו הוא סוף השבוע הקרוב. יש לך תוכניות?"
- 5שוחח עם חברי הצוות שלך על נושאים שאינם עובדים כדי לבנות את הקשר שלך. קיום יחסים טובים עם עמיתייך יעזור לך לתקשר איתם טוב יותר. כדי לעזור לך להתקרב, השתתף איתם בשיחות מזדמנות. שוחח על נושאים מתאימים לעבודה כמו חגים קרובים, תרבות פופ, תחזיות מזג אוויר ויעדי קריירה.
- אמור משהו כמו "מה חשבת על הסרט האחרון של מארוול?" או "שמעתי שהם שכרו קייטרינג למסיבת החג. אתה יודע במי מדובר?"
גם חברי הצוות וגם הנהגת הצוות ממלאים תפקיד חשוב בהנחיית תקשורת יעילה.
שיטה 2 מתוך 5: תקשורת עם חברי הצוות שלך
- 1שתף מידע עם כל חברי הצוות בבת אחת. חשוב שכל אחד מחברי הצוות יהיה באותו דף, לכן יש ליידע את כולם. כלול את כל חברי הצוות שלך במיילים או בתזכירים אודות התקדמות העבודה, המדיניות והרעיונות. בנוסף, שלח סיכומי פגישות לכל חברי הצוות לאחר כל דיון אישי או טלפוני.
- אם יש דוא"ל או שרשור טקסט, בדוק שכל אחד מחברי הצוות נמצא בו.
- יתכן שתקיים מדי פעם פגישה אישית או טלפונית עם חלק מהצוות שלך. לאחר מכן, קבע אדם אחד שיכתוב את מה שדנת בו ושלח אותו לקבוצה כדי שכולם יידעו מה נאמר.
- 2הקשיבו למה שיש לחברי הצוות שלכם לומר כדי שהם ירגישו שהם נשמעים. אי אפשר לקיים תקשורת טובה בלי להקשיב. כשחבר לקבוצה מדבר, התמקדו במה שהם אומרים, ולא בתגובתכם. ואז, סיכמו את מה שאמרו לכם כדי שיידעו שהבנתם.
- לאחר שמישהו יגיד לך משהו, אתה יכול לומר משהו כמו "נשמע שאתה זקוק לעזרה נוספת בהערכת הנתונים", או "אני שומע שאתה מודאג לגבי ציר הזמן של הפרויקט הזה."
- 3כבד את סגנון התקשורת השונה של כל אדם. יש אנשים שאוהבים תקשורת פנים אל פנים, בעוד שאחרים מעדיפים לתקשר באמצעות טכנולוגיה. באופן דומה, ייתכן שחלק מחברי הצוות שלך ירצו לספק פחות עדכונים לגבי התקדמותם, בעוד שאחרים עשויים לתקשר לעתים קרובות. למד את דרכי התקשורת המועדפות של חברי הצוות שלך ונסה לפגוש אותם באמצע הדרך.
- כדוגמה, תוכלו לבצע צ'ק-אין עם עמיתכם הנאבק בתקשורת כדי לעודד אותם לספק עדכונים נוספים.
- מצד שני, אתה יכול להגיב לעמיתך השוחח במרווחים מוגדרים ולא לאחר כל הודעה מהם.
- 4השתמש בשפת גוף פתוחה כך שאתה נראה נגיש. שפת הגוף שלך יכולה להרתיע או לעודד תקשורת. התאמן בשפת גוף פתוחה על ידי שמירת זרועותיך לצדדים. בנוסף, צרו קשר עין, חייכו ועמדו זקוף.
- שפת גוף פתוחה מראה גם לאדם שאיתו אתה מדבר שאתה מאמין במסר שלך, מכיוון שהוא גורם לך להיראות בטוח יותר ובטוח בעצמו.
- 5שימו לב לשפת הגוף של חברי הצוות שלכם כשהם מדברים. שפת גוף היא סוג של תקשורת לא מילולית, ולכן היא מסייעת לך להבין מה מישהו מתקשר אליך. צפה בהבעות הפנים, המחוות והיציבה של חברי הצוות שלך בזמן שהם מדברים כדי לעזור לך להבין מה הם באמת מנסים לומר לך. הנה כמה דברים שיש לקחת בחשבון:
- מחוות רבות עשויות לגרום לכך שלעמיתך אכפת מאוד ממשהו. עם זאת, זה עשוי גם אומר שהם עצבניים.
- יצירת קשר עין ושימוש בשפת גוף פתוחה ככל הנראה פירושו שלחבר שלך לקבוצה נוח לדבר איתך.
- הזעה, טלטול או הפניית מבט יכול להיות שהחבר שלך לקבוצה הוא עצבני או לחוץ.
בקש מחברי הצוות שלך להשתתף במשחקי תקשורת מהנים שיעזרו לך להגביר את כישורי התקשורת של הצוות שלך.
שיטה 3 מתוך 5: להיות ראש צוות יעיל
- 1יזום מדיניות של דלת פתוחה כדי לעודד יותר תקשורת לא משנה כמה אתה ידידותי, סביר להניח שחלק מחברי הצוות שלך ירגישו עצבניים מדבר איתך. מדיניות דלת פתוחה מעודדת את חברי הצוות לדבר איתך על רעיונותיהם וחששותיהם. אמור לחברי הצוות שלך שאתה מעריך את המשוב שלהם והזמין אותם לדבר איתך בכל עת שירצה.
- אם לוח הזמנים שלך אינו מאפשר ביקורים מאולתרים של חברי הצוות, קבע לעצמך שעות משרד או בקש מהם לשלוח לך דוא"ל כאשר אינך זמין לפגישה אישית.
- 2תכנן תקשורת טובה כך שהצוות שלך ידע את הציפיות שלך. כמוביל צוות, עליכם להראות לחברי הצוות שלכם מה אתם מצפים מהם. להיות מודל לחיקוי טוב על ידי תקשורת לעיתים קרובות ועידוד אחרים לדבר. להלן מספר דרכים למודל תקשורת טובה:
- ברך את חברי הצוות שלך כשאתה רואה אותם ברחבי מקום העבודה.
- יידע את חברי הצוות על מה אתה עובד.
- תן משוב מתמשך על ביצועי חברי הצוות.
- בקש קלט ליזום שיחה.
- 3עודד משוב דו כיווני על ידי בקש מחברי הצוות להעריך אותך. חברי הצוות שלך מצפים שתתן להם משוב על הביצועים שלהם, אך הם עשויים שלא להרגיש בנוח לתת לך משוב. בקש מחברי הצוות להיות פתוחים וכנים אתך. עם הזמן זה יעזור להם להרגיש בנוח יותר לתקשר ויעזור לך לשפר את הביצועים שלך.
- אל תענישו חבר צוות על שיתוף משהו שקשה לכם לשמוע. במקום זאת, החליטו אם המשוב הוא בונה והשתמשו בו לשיפור ביצועי העבודה שלכם.
- 4מציעים הכשרה שתסייע לעובדים לתקשר טוב יותר. תקשורת טובה היא מיומנות, כך שהצוות שלך יכול ללמוד כיצד להשתפר. קבעו אימונים קבוצתיים שיעזרו לצוות בכללותו. אם עובד אחד מתקשה להיות מתקשר טוב, הזמינו אותו להשתתף בהכשרה מיוחדת שתעזור להם להשתפר.
- שאל את הצוות שלך מאילו סוגי אימונים הם חושבים שהם ירוויחו הכי הרבה.
- נצל את הזדמנויות ההדרכה האישית וההדרכה המקוונת.
- 5הבהר את תפקידו של כל אדם בצוות כך שהציפיות יהיו ברורות. קשה לצוות שלך לעבוד טוב יחד אם הם לא מבינים את התפקיד של כל אדם. בנוסף, זה עוזר לך להימנע מעבודה כפולה או תקשורת שגויה. ספר לכל אדם מה תפקידו בפרויקט ולמה אתה מצפה מהם. לאחר מכן, ספק לכל אחד מחברי הצוות סקירה על תפקידו של כל אדם.
- למשל, נניח שאתה עובד על סקר עבור לקוח. אדם אחד עשוי להיות אחראי על ניהול הסקר, אדם אחד עשוי לפרש את הסקר, ואדם אחד עשוי להיות אחראי על עדכון הלקוח לגבי התקדמות הסקר. הבהרת תפקידים אלה תמנע את יצירת קשר שלושת חברי הצוות עם הלקוח כאשר רק אדם אחד אמור לעשות זאת.
שיטה 4 מתוך 5: בחירת שיטת תקשורת
- 1קבעו פגישות קצרות כדי לאפשר תקשורת פנים אל פנים. אמנם תקשורת אלקטרונית מעולה לעדכונים שוטפים, אך דיבור פנים אל פנים מסייע לצוות שלך להרגיש מחובר זה לזה. החליטו באיזו תדירות הצוות שלכם יוכל להיפגש זה עם זה, ואז קבעו פגישות שכל חברי הצוות יוכלו להשתתף בהן. השתמש בזמן זה כדי לדבר על התקדמות הצוות שלך וצ'ק-אין זה עם זה.
- לדוגמה, ייתכן שתזמן פגישת צוות שבועית של שעה.
טיפ: אם הצוות שלך עובד מרחוק, אירח את הפגישות שלך במהלך שיחת וידאו באמצעות פלטפורמה כמו Skype, FaceTime או Zoom.
- 2חבר את כל חברי הצוות באותו טקסט או שרשור הדוא"ל. טקסט ודואר אלקטרוני הם דרכים נפוצות להקל על התקשורת. עם זאת, חשוב שכל חברי הצוות יהיו באותו החוט. בדרך זו כולם מקבלים את אותו המידע.
- בקש מחברי הצוות שלך לא לשלוח הודעות בודדות לחברי הצוות מכיוון שאנשים מסוימים עשויים להישאר מחוץ לולאה. השתמש תמיד בחוט הצוות כדי לתקשר.
- 3השתמש בכונן Google משותף כדי להקל על שיתוף הפעולה. Google Drive מאפשר לצוות שלך להישאר מחובר בחינם. צור תיקיה משותפת כך שכל חברי הצוות יוכלו לשמור בה את עבודתם. בדרך זו לכולכם יש גישה לכל חומרי הצוות.
- אתה יכול אפילו להתחיל מסמך לתקשורת צוותית. לדוגמה, אתה יכול ליצור תיקיית "תזכירי צוות" שבה חברי הצוות יכולים לפרסם עדכוני התקדמות או רעיונות.
- Google Drive עובד מצוין עבור צוותים שנפגשים באופן אישי, כמו גם צוותים שעובדים מרחוק.
- 4בחר פלטפורמת תקשורת שתשמור על כולם באותו דף. בסביבת העבודה המהירה של ימינו, הטכנולוגיה מסייעת לשמירה על כולם באותו דף. שוחח עם הצוות והמעביד שלך כדי לברר אם פלטפורמת תקשורת עשויה להיות התשובה לצרכי התקשורת של הצוות שלך. לאחר מכן בחר בפלטפורמה שכולם מרגישים בנוח להשתמש בה. בקש שכל חברי הצוות ישתמשו בפלטפורמה כדי שכולכם ישתפו פעולה יחד.
- למשל, פלטפורמות כמו Slack, Zoom ו- Proofhub מאפשרות לכל העובדים שלך לקבל מסרים עקביים ולשמור על תקשורת זה עם זה.
למשל, נניח שאחד מחברי הצוות שלך חסר מועדים באופן קבוע ואתה רוצה לספר למנהל הצוות שלך.
שיטה 5 מתוך 5: ביצוע פעילויות מהנות לשיפור התקשורת
- 1מארחים ארוחת צהריים או שעה מאושרת כדי שאנשים יוכלו להכיר. הצוות שלך ירגיש יותר בנוח לדבר זה עם זה אם הם מכירים אחד את השני. הזמן את חברי הצוות להשתתף בפעילויות חברתיות מזדמנות. במהלך תקופה זו, התמקדו בבילוי טוב ובלימוד נוסף זה על זה.
- אם אתה ראש צוות, קבע פגישת צהריים או אירוע פוטלוק.
- אם אתה חבר בצוות, הזמין את חברי הצוות שלך לשעה מאושרת או להפסקת קפה משותפת.
טיפ: עשו כמיטב יכולתכם לא להדיר אף אחד בפעילויות חברתיות. אם אדם אחד מרגיש שהוא נשאר בחוץ, זה עלול לגרום לו לסגור את התקשורת שלך.
- 2שחק משחק תקשורת שמאלץ את חברי הצוות להיות יצירתיים. אילוץ חברי הצוות לתקשר באופן יצירתי מסייע להם ללמוד לחשוב מחוץ לקופסה. זה גם עוזר להם להקשיב באמת אחד לשני ולהיות מודעים יותר לשפת הגוף של זה. בקש מחברי הצוות שלך להשתתף במשחקי תקשורת מהנים שיעזרו לך להגביר את כישורי התקשורת של הצוות שלך. להלן מספר רעיונות:
- שותף לחברי הצוות שלך ובקש מאדם אחד להסביר תהליך לאחר. האדם המקבל הוראות צריך לבצע משימה המבוססת רק על ההוראות. לאחר מכן, בקשו מהשותפים לתפקידים.
- שותף לחברי הצוות שלך ובקש מאדם אחד לבצע פעמיים הוראות. האדם האחר צריך לנחש מה הוא מנסה לומר. לאחר מכן, החלף תפקידים ועשה זאת שוב.
- חברי צוות השותפים ובקשו מאדם אחד לספר סיפור למשך 3 דקות. לאחר מכן האדם השני יסכם את הסיפור. לאחר מכן, חברי הצוות יחליפו תפקידים.
- שחק משחק טלפון עם כל הקבוצה. האדם שמתחיל את המשחק יגיד מילה או ביטוי לאדם שלידו, ואז הצוות יעביר את זה סביב המעגל. האדם האחרון יגיד בקול את המילה או הביטוי. התחל במשחק בתורות.
- 3בצע תרגילי בניית צוות לבניית חברות. אמנם פעילויות בניית צוות עשויות להרגיש בזבוז זמן, אך הן למעשה דרך נהדרת לטפח שיתוף פעולה ותקשורת טובה יותר. קבעו פעילויות לבניית צוות במרווחים קבועים, כגון חודשי, רבעוני או דו שנתי. תוכל לנסות את הפעילויות הבאות:
- לכו לחדר בריחה כצוות.
- לשחק charades.
- בקש מהצוות להעמיד פנים שהם נמצאים באי מדברי ולגרום להם לתכנן מה הם יביאו.
- צור ציד נבלות קבוצתי.
- שחקו 2 אמיתות ושקר, כאשר כל אדם חולק 2 אמיתות על עצמו ושקר אחד. שאר חברי הצוות צריכים לנחש את השקר.
- תקשורת טובה של הצוות יכולה לשפר את המורל הצוותי ולעזור לצוות שלך להיות פרודוקטיבי יותר.
- זה בסדר להשתמש באמצעי תקשורת מרובים, אבל כל אחד מחברי הצוות צריך להיות חלק מכל תקשורת שמתרחשת.
