איך כותבים מכתב תגובה?
מכתב תגובה הוא תשובה למכתב מקורי השואל שאלה או מחפש מידע.
מכתב תגובה הוא תשובה למכתב מקורי השואל שאלה או מחפש מידע. מדובר בתקשורת עסקית נפוצה במיוחד. כדי ליצור מכתב תגובה מושלם, עיין תחילה בזהירות במכתב המקורי וקבע מה הכותב שאל אותך. לאחר מכן, גלה כל מידע נוסף הדרוש לך כדי לענות על הבקשה. כתוב מכתב מנומס וברור המתייחס לכל דאגה או שאלה מהמכתב המקורי. שמור על הטון ידידותי ואינפורמטיבי כדי להבטיח כי הנמען שלך מרוצה מתגובתך.
שיטה 1 מתוך 3: סקירת המכתב המקורי
- 1קבע מה שאל המכתב המקורי. מכתב תגובה צריך להתייחס למה שרצה המכתב המקורי לדעת. קרא בעיון את המכתב המקורי. גלה מה הסופר זקוק והתחל להבין כיצד תוכל לספק את המידע הדרוש.
- לפעמים לקבוע מה מכתב שואל לא קל מאוד, במיוחד אם המכתב לא היה כתוב בצורה ברורה. עיין במכתב כדי להבין מה הסופר המקורי זקוק ממך.
- אם אתה צריך, רשום כמה הערות על המכתב כדי לקבוע את הנקודה. רשום מה המכתב שואל ואיך אתה יכול לענות עליו.
- 2גלה את המידע שהמכתב מבקש אם אינך יודע זאת כבר. אם המכתב שקיבלת מבקש מידע, ייתכן שלא תדע זאת על הסף. נקט בכל הצעדים שאתה יכול בכדי להבין כיצד לענות על שאלת הכותב לפני שתגיב למכתב.
- לדוגמא, המכתב עשוי לשאול את מעמד בקשת העבודה. אם אינך מחובר לתהליך הגיוס, התקשר למנהל הגיוס לבדוק את מצב היישום לפני שתגיב.
- 3העבירו את המכתב למישהו אחר אם אינכם כשירים לענות עליו. לפעמים, במיוחד בעסקים, אנשים שולחים מכתבים לכתובת הכללית או לאיש הקשר. אם אתה מקבל מכתב שאתה יודע שמישהו אחר יכול לענות עליו הרבה יותר טוב, ואז שלח אותו אליו כדי לענות. זה מבטיח שהנמען יקבל את התגובה המדויקת ביותר האפשרית.
- אם האדם שאליו נתת את המכתב עשוי לקחת קצת זמן לענות, כדאי לענות על הכותב המקורי שאומר שהעברת את המכתב למישהו מוסמך יותר לענות עליו. זה מראה לסופר שההודעה שלו התקבלה ומישהו עובד על זה.
מכתב תגובה צריך להתייחס למה שרצה המכתב המקורי לדעת.
שיטה 2 מתוך 3: בניית התגובה
- 1הפנה את המכתב למי שביקש את המידע. פתח תמיד בברכה מנומסת כמו "יקירתי" ואחריו שם האדם. ברך את האדם ישירות, במקום להשתמש בפתיחה גנרית כמו "למי זה עשוי לדאוג." זה לא אישי ונראה כאילו הבקשה טופלה על ידי מחשב. במקום זאת, לברך את האדם בשמו הוא אישי יותר ומראה שטיפוח נכנס לכתיבת תגובה זו.
- אם אינך מכיר את האדם באופן אישי, השתמש בכותרות מר, גברת או גב ', ואחריו שם המשפחה של האדם. אם לאדם יש כותרת ידועה, כמו דוקטור, השתמש במקום זאת.
- אם אתה מכיר את האדם או שאינך מודע למינו, השתמש בשם הפרטי שלו.
- ככלל טוב, פתח את המכתב עם אותו שם וכותרת שאדם חתם איתם על מכתבם. לדוגמא, אם הם חתמו על מכתבם "ד"ר ג'ונסון", אז פתחו את מכתבכם ב"ד"ר ג'ונסון היקר. "
- 2ציין שאתה מגיב למכתב המקורי. בתוך המשפט הראשון שלך, תן לקורא לדעת שאתה מגיב למכתב שלהם. זה אומר לקורא כי המכתב שלהם התקבל ועובד, וגם מאפשר לו לדעת את מטרת המכתב שלך.
- פשוט לומר, "אני כותב בתגובה למכתב שלך מ -13 ביוני" הוא פתיחה מושלמת למכתב תגובה.
- אם אינך האדם המקורי שאליו כתב הנמען את המכתב, ציין מאיפה קיבלת את המכתב. לדוגמא, כתוב: " נציגת שירות הלקוחות שלנו, מישל האריס, העבירה לי את המכתב שלך."
- 3לענות על פניית האדם באופן ישיר ככל שתוכל. לאחר הפתיחה, גשו לעיקר המכתב. התייחס לכל שאלה או דאגה מהמכתב המקורי של האדם בצורה המלאה ביותר שאתה יכול. ודא שפגעת בכל נקודה כדי שהאדם יהיה מרוצה מהתגובה שלך.
- ציין על מה שאל המכתב המקורי ואז ענה על השאלה. לדוגמה: "מכתבך שאל מי איש הקשר לבירורים התקשורת האדם הוא ג'נט וולטרס שלה.. כתובת הדוא"ל ואת מספר הטלפון הן כדלקמן."
- לשאלות ארוכות יותר, השתמש ברשימה ממוספרת כדי לענות על כל שאלה. זה קל יותר לקריאה ומראה שכל חשש טופל.
- לעבור, אבל קצר. כמה משפטים בכל שאלה אמורים להספיק כדי לענות על בירורו המקורי של האדם.
- 4אשר בבירור אם אינך יכול למלא את בקשת האדם. לפעמים אינך יכול למלא את בקשתו של אדם. היה ישיר לגבי זה. אל תשתמש בתגובה ארוכת רוח בניסיון לרכך את המכה. הנמען שלך יעריך תגובה ברורה וישירה לשאלתו. זכור להיות תמיד מנומס ולהתנצל בזמן שאתה עושה זאת כדי שהנמען שלך לא ייעלב.
- השתמש תמיד בטון הבנה תוך כדי דחיית בקשה, אך ספק גם מענה נחרץ. ציין, "למרבה הצער, אני לא מצליח למלא בקשה זו. אין לנו את המידע שאתה צריך, ואני לא יכול לומר מתי יתכן שיהיה לנו."
- אם ייתכן שתוכל לענות על השאלה במידע נוסף, בקש מהאדם לקבל תשובה. ציין, "ברצוני לענות על שאלתך, אך עלי לדעת תחילה על מצבך. בנוחיותך, אנא השב עם תאריך בקשתך ושם האדם אליו פנית, ואני אענה בהקדם אפשרי."
- 5תודה לאדם שכתב. בין אם הצלחתם לענות לבקשתו של האדם ובין אם לאו, היו תמיד אדיבים והודו לאדם על מכתבו. זה מראה שאתה מעריך את תשומת ליבם ושומר על קשר חיובי עם כותב המכתבים.
- יש אנשים שמעדיפים לפתוח במקום זאת את מכתבם בתודה. המיקום המדויק אינו חשוב במיוחד, כל עוד אתה מודה לאדם בשלב כלשהו.
פשוט לומר, "אני כותב בתגובה למכתב שלך מ -13 ביוני" הוא פתיחה מושלמת למכתב תגובה. - 6חתמו על האות עם שמכם וכותרתכם. עטוף את המכתב בסגירה רשמית כמו "בכבוד רב" ואחריו שמך. אם אתה עובד עבור עסק, כתוב את התואר המקצועי שלך מתחת לשמך.
- אם אתה בכתב יד או מדפיס את המכתב, השאר מקום לחתימה שלך לאחר הדפסת שמך. אם אתה שולח דוא"ל, אז לכתוב את שמך זה בסדר.
- 7עיין במכתב כדי לוודא שענית לשאלת האדם. הנמען שלך יתוסכל אם יקבל תגובה שאינה עונה על שאלותיהם. אי-סיפוק האדם עלול להשאיר לקוח אומלל, או ליצור עבודתך נוספת מכיוון שתצטרך לענות לפניה אחרת בהמשך. שמור על הנמען מרוצה על ידי מענה לבקשתו באופן מלא ככל האפשר. בדוק שוב את המכתב שלך וודא שהוא מתייחס לכל מהמכתב המקורי. אם משהו חסר, הוסף אותו לפני שתשלח את המכתב.
- קריאה לחבר או לעבודה לקרוא את המכתב מועילה גם כן. הם יכולים לשים את עצמם בנעלי המקבל ולהגיד לך אם הם יהיו מרוצים מהתגובה.
שיטה 3 מתוך 3: שימוש בטון מקצועי
- 1השתמש בפורמט המכתב העסקי האופייני. שקול את כל מכתבי התגובה לתקשורת עסקית רשמית. כתוב בצורה מקצועית והשתמש בתבנית האותיות העסקיות הרגילות כדי לקבוע את הטון הנכון.
- בצד שמאל למעלה, כתוב את שמך, כותרתך, החברה (אם רלוונטי) וכתובתך. מתחת לזה, כתוב את התאריך. לסיום, כתוב את השם המלא והכתובת של האדם שאתה מגיב אליו.
- עבור אותיות שהוקלדו, השתמש בשוליים של 2,50 ס"מ (2,5 ס"מ) סביב הגבול. השתמש בטקסט מרווח יחיד עם שני רווחים בין הפסקאות.
- אם אתה מקליד את האות, השתמש בגופן בן 12 נקודות ובהגדרת טקסט רגילה. אם אתה כותב בכתב יד את המכתב, ודא שאתה כותב קריא.
- 2תן למקבל להרגיש כאילו אתה שמח לקבל את בקשתו. זה חשוב במיוחד אם אתה מנהל עסק או שירות. אנשים צריכים תמיד להרגיש שאתה מעריך את הזמן והמחשבות שלהם. תודה להם על בירורם ותמיד השתמשו בטון חם ולבבי כשאתם כותבים.
- פשוט פשוט, "תודה רבה על הכתיבה, אנו מעריכים לשמוע ממך," יכול לחולל הבדל גדול בטון המכתב שלך. הפוך ביטויים כאלה להרגל במכתבים שלך.
- לעולם אל תוותר על הרעיון שאתה מתעצבן על האדם שכותב לך. עדיף לצאת החוצה בידידות מאשר לגרום למישהו לחשוב שאתה כועס או מוטרד.
- 3שמור על המכתב בקצרה כדי שהנמען שלך יקרא אותו במהירות. כבד את הזמן של הנמען שלך. אל תצפו שיקראו מכתב בן 3 עמודים כאשר פסקה אחת תענה על שאלתם בסדר גמור. התייחס לדאגה של המכתב המקורי ככל האפשר, ואז שלח את המכתב. אל תוסיף קטעים נוספים שלא חייבים להיות במכתב.
- זה חשוב במיוחד אם אתה מנהל עסק או עונה לפנית שירות לקוחות. הלקוח שלך עלול להתסכל אם יצטרך להשקיע זמן בקריאת מכתב ארוך שיכול היה להיות חצי מהגודל.
- כמובן, אל תהיה כל כך קצר שלא ענית על שאלת האדם. אם משהו דורש הסבר רב, אז ספק את ההסבר. רק אל תסתובב או תספק יותר מידע ממה שאתה צריך.
כדי ליצור מכתב תגובה מושלם, עיין תחילה בזהירות במכתב המקורי וקבע מה הכותב שאל אותך. - 4כתוב בבירור כדי שהנמען יבין את תגובתך. אל תשתמש במשפטים ארוכי רוח או במונחים מפותלים. כתוב בשפה פשוטה וישירה שלא תבלבל את הקורא שלך. משפטים קצרים יותר הם הטובים ביותר למטרה זו.
- ככלל אצבע טוב, דמיין שהקורא שלך מדלג במהירות על המכתב. האם הם יצליחו לראות את כל הנקודות העיקריות שהבאת? אם לא, שפר את שפתך והבהיר אותה.
- 5הימנע מז'רגון ומונחים טכניים שאולי הקורא לא מבין. זה קשור לכתיבה בצורה ברורה. אלא אם כן אתה יודע בוודאות שהאדם שאליו אתה כותב הוא איש מקצוע שיבין מונחים טכניים, שמור אותם מחוץ למכתב שלך. החלף כל מונחים טכניים במילים חלופיות שאדם שאינו מומחה יכול להבין.
- ערוך את מכתבך על ידי שאלת עצמך, "האם מישהו שלא עושה את עבודתי יידע על מה אני מדבר?" אם לא, שנה את שפתך כך שאנשים ממוצעים יוכלו להבין אותה. זו דרך טובה לחסל את הז'רגון מהכתיבה שלך.
- 6הגה את מכתבך. שגיאות הקלדה ושגיאות אחרות גורמות לכתיבה שלך להראות לא מקצועית. קרא תמיד את מכתבך ותקן את כל הבעיות באיות, דקדוק, בנייה וזרימה. מספר דקות של עבודה נוספת עשויה לגרום למכתב שלך להראות הרבה יותר מקצועי.
- אל תסתמך רק על בדיקת איות כדי לתפוס את הטעויות שלך. תוכניות אלה בדרך כלל לא תופסות שגיאות דקדוק. קרא את האות מילה במילה כדי למצוא את הטעויות שלך.
- אם זה מכתב חשוב מאוד, כמו לשותף עסקי, קרא למישהו אחר גם אותו. מערכת עיניים רעננה יכולה לראות טעויות שהחמצת.
קרא גם: כיצד להשתמש ב- PS?
