כיצד לטפל בבעיות משאבי אנוש?
בין אם אתה עובד הזקוק לעזרה של משאבי אנוש או נציג משאבי אנוש האחראי לפתרון בעיה, הניווט בתהליך משאבי אנוש יכול להיות קשה בהתחלה.
התנסות בנושאים במקום העבודה היא חלק נורמלי מהחיים, אך זה עדיין יכול להיות לא נעים לחוות. בין אם אתה עובד הזקוק לעזרה של משאבי אנוש או נציג משאבי אנוש האחראי לפתרון בעיה, הניווט בתהליך משאבי אנוש יכול להיות קשה בהתחלה. למרבה המזל, קל ליישב כל סוג של בעיה במקום העבודה ברגע שהתאמנת קצת. תוכלו להתמודד עם סוגיות טיפוסיות בתחום משאבי אנוש, לתווך בסכסוכים או להתמודד עם הטרדות מיניות.
שיטה 1 מתוך 3: התמודדות עם בעיות משאבי אנוש אופייניות כעובד
- 1נסה לטפל בבעיות עם עמיתים לעבודה ישירות לפני שתעבור ל HR. כשנושא מתעורר, שוחח עם הצד השני לפני שאתה הולך ל- HR. לא זו בלבד שנציג משאבי אנוש יצפה שניסית לפתור את הבעיה, אך ייתכן שתגלה ששיחה פותרת את הבעיה. רשמו את מה שאתם רוצים לומר מבעוד מועד כדי שלא תעלו מהנושא במהלך השיחה.
- אמור, "אתמול כשניתקת אותי במהלך ישיבת הצוות, מנעת ממני לשתף את שאר הצוות ברעיונות שלי. עבדתי קשה על המגרש שלי, אבל עכשיו אף אחד לא ישמע את התוכנית שלי. האם אנחנו יכולים לדבר על איך להתמודד עם זה בעתיד? "
- אם מטרידים אותך, דווח על כך מיד ל- HR. הביאו כל ראיה שיש לכם להטרדה.
- 2תיעוד בעיות שיש לך, כמו גם מה נעשה נגדם. משאבי אנוש יצפו להוכחה לבעיה שיש לכם, לכן דאגו לתעד את המתרחש. זה עשוי לעזור ליצור תיקיית קבצים כדי לאסוף את הראיות שלך. אם תחליט ללכת ל- HR, תוכל להציג את התיעוד שלך כתמיכה.
- שמור עותקים של מיילים, תזכירים ודוחות טיוטה המתייחסים לנושא משאבי אנוש.
- רשמו את תאריכי האירועים המתרחשים, וכן מה קרה ומי עשוי להיות עד לכך.
- 3אסוף לפחות 3 דוגמאות להתנהגות גרועה במקום העבודה לפני הדיווח. זה יוכיח בפני משאבי אנוש שקיים דפוס התנהגותי בעייתי. חיכוך כלשהו בין אנשים הוא נורמלי, ולכן משאבי אנוש לא מתכוונים להיכנס אם יש לך בעיה קטנה עם מישהו, כמו למשל אדם שגונב את ארוחת הצהריים שלך או שוכח לענות לדוא"ל אחד. הם ירצו לראות דוגמאות למספר בעיות המתרחשות.
- לדוגמא, אם עמיתך שולח אליך באופן שגרתי הודעות דוא"ל לא הולמות או גסות, הדפיס אותם כדי להציג משאבי אנוש.
- אם עמיתים לעבודה מסרבים להשלים את חלקם בעבודה, שים לב מתי זה קורה. נסה ליצור מסלול נייר על ידי שליחת תזכורת דוא"ל ידידותית להגשת העבודה.
- בכל הנוגע להטרדות, מומלץ לדבר עם משאבי אנוש גם אם אירעה תקרית אחת בלבד.
- 4הכן את עצמך לספק את הצד שלך מראש. תרגול להסביר את הנושא למשאבי אנוש לפני שאתה נכנס לדבר איתם. ודא שאתה מציג מקרה אחיד לצד שלך בנושא ושאתה לא שוכח שום דבר. זה עשוי לעזור לרשום את מה שאתה רוצה להגיד או לפחות לעשות מתווה.
- נסה להרחיק מהרגשות במהלך ההכנה שלך. כשאתה מדבר עם משאבי אנוש, עליך לשמור על הרגשות שלך. בכי או לכעוס עלולים לפגוע בעניין שלך.
תוכלו להתמודד עם סוגיות טיפוסיות בתחום משאבי אנוש, לתווך בסכסוכים או להתמודד עם הטרדות מיניות. - 5השתמש בהצהרות "i". הצהרות "אני" שומרות על המיקוד במה שאתה חושב וחווה במקום לדחות אותו על האדם האחר. לא רק שזה יגרום לתיאור האירועים שלך להראות אובייקטיבי יותר, אלא גם עוזר לך לשמור על רגשותיך שלא ירתחו.
- אמור, "הייתי צריך להשלים את שני חלקי הפרויקט כדי לעמוד במועד האחרון, כשהייתי אחראי רק על חלק אחד."
- אל תגיד, "אתה לא עשית את החלק שלך, אז הייתי צריך לעשות את העבודה שלך בשבילך."
- 6התמקדו בשיפור העתיד במקום בהענשת העבר. ישנם שני צדדים או יותר לכל סיפור, וסביר להניח כי המעסיק שלך יצפה ממך ומהצד השני שתפתור את הבעיה ותמשיך הלאה. למרות שתרצה שתהיה השלכה לבעיה, זה לא צפוי לקרות. במקום לבקש אמצעי ענישה, הציעו פתרונות להימנעות מבעיות בעתיד.
- שתף פעולה עם עמיתך לעבודה כדי למצוא פתרונות.
- 7שמור רשומות מדויקות לאורך כל התהליך. תעד את כל הפגישות, ההתערבויות, התקשורת בין הצדדים וההחלטות. לא זו בלבד שיעזור לעקוב אחר הנושא, אלא גם יכול לסייע בטיפול בבעיות חוזרות במקום העבודה. לדוגמא, אם אדם אחד מעורב בסכסוכים מרובים, יהיה זה מועיל לרשום רשומות של כל נושא.
- על כל הצדדים לנהל רשומות מדויקות.
שיטה 2 מתוך 3: תיווך בסכסוך
- 1הודה בנושא. כל אדם המעורב בסכסוך צריך להכיר בנושא הליבה בעזרת נציג משאבי אנוש. זה יעזור לצדדים להתחיל לתקשר לגבי האופן בו כל אחד מהם רואה את המצב. הבנת כל נקודת מבט יכולה לפתור את הבעיה. אם לא, הדיאלוג יעזור במציאת פתרונות.
- 2זהה את הבעיה האמיתית. הבעיה האמיתית עומדת בבסיס הנושא והיא מה שגורם לצדדים המעורבים להגיב בצורה שלילית למה שקורה במקום העבודה. לדוגמא, עמית לעבודה שאינו מחזיר מיילים בזמן עשוי להיות הבעיה, אך אי הוודאות לגבי הפרויקט שגורם לעיכובים עשויה להיות הבעיה האמיתית. לדעת מה באמת מפריע לאנשים המעורבים יש צורך בכדי למצוא פיתרון.
- שאל את הצד שמגיש את התלונה מדוע הבעיה מפריעה להם וכיצד תיקון זה ישפר את עבודתם.
- אמור, "כיצד נושא זה משפיע על עבודתך?" ו"מה היה קורה אם זה ייפתר? "
- 3האזן לכל הצדדים המעורבים. גם אם נראה שאדם אחד טועה, שמע את שני הצדדים. יתכן שהייתה אי הבנה או שיש לעבריין סיבות טובות מאחורי התנהגויותיהם. זה גם מאפשר לעובדים המעורבים להבין את הצד של האדם האחר, מה שיכול לעזור לפתור רגשות שליליים ביניהם. בנוסף, שמיעת כל הצדדים תעזור לך להגיע לפיתרון משותף לבעיה.
ברוב הארגונים קיימת מדיניות הטרדה מינית בכתב, אך אם לא שלך, באחריות משאבי אנוש לספק אחת. - 4הדגיש היכן הצדדים מסכימים. ככל הנראה לשני הצדדים יש חפיפה כלשהי בין נקודות המבט שלהם, אז חפשו את היסוד המשותף. נסה לצמצם את הבעיה על ידי הצבעה על הסכמים כדי שתוכל להתמקד במציאת פתרונות לבעיה העומדת על הפרק.
- אתה יכול לומר, "זה נשמע שכולנו מסכימים שהלקוח צריך להיות קודם ותקשורת נהדרת היא הכרחית להשלמת פרויקטים בזמן."
- 5החליטו מה הן האנשים והן הארגון זקוקים. זה יעזור לפתור את הבעיה בהצלחה. ברגע שאתה יודע את הבעיה האמיתית, אתה יכול להבין מה כל צד צריך כדי להרגיש טוב יותר. לדוגמא, מי שמגיש את התלונה עשוי להזדקק לתקשורת טובה יותר, יותר תמיכה בפרויקטים משותפים, או פחות הפרעות במהלך שעות העבודה. הצד השני עשוי להזדקק לציפיות מוגדרות, לוח זמנים גמיש או התראה כאשר התנהגותם היא הסחת דעת. ידיעת הצרכים הללו מצביעה על פיתרון.
- לדוגמה, הצדדים עשויים להסכים לענות על כל הודעות הדוא"ל בעבודה לפני סוף היום, או שהם יוכלו להסכים להקצות עבודה משותפת בתחילת הפרויקט.
- 6חפש פתרונות לחילוקי דעות. הפתרונות צריכים להיות שיתוף פעולה בין שני הצדדים, ובמידת הצורך, נציג משאבי אנוש. בחר פתרונות העונים על צרכיהם של העובדים והארגון. הכי טוב אם כולם יסתלקו מהפגישה בתחושה שהם זכו במשהו.
- לדוגמא, שני העובדים יכלו להסכים להשיב להודעות דוא"ל עד סוף יום העבודה. זה עשוי לעזור לאדם שהגיש את התלונה להרגיש שהוא לא יישאר תלוי כשישלח דוא"ל, בעוד שלצד השני תהיה הגמישות לחכות עד סוף היום במידת הצורך.
- 7קבע תוכנית פעולה. רשמו את הפתרונות שזוהו במהלך הפגישות, וכן מי אחראי על מה. קבע תוצאות על אי שמירה על האחריות הנדונה בגישור ותעד אותם כך שהם יתמלאו במידת הצורך.
- צור ציר זמן של מתי יושמו פתרונות ומתי יתחילו להתרחש השלכות.
שיטה 3 מתוך 3: התמודדות עם הטרדות מיניות כנציג משאבי אנוש
- 1התייחס ברצינות לכל התלונות. יש לחקור כל תלונה ביסודיות ולהיפתר, לא משנה מה דעתך בנושא. אם מישהו מרגיש הטרדה, אז זה נושא מקום העבודה שצריך לטפל בו.
- אם אינך מתייחס לתלונות ברצינות, יכולות להתרחש פעולות משפטיות.
- 2ראיין את כל המעורבים, כמו גם את כל העדים. חשוב לקבל את כל צדי הסיפור לפני שתנקוט פעולה. בזמן שאתה צריך לטפל בתלונה, ייתכן שהעבריין לא מבין מה הם עושים. עליך לקבל את הסיפור המלא כדי שתוכל לקבוע את הדרך הטובה ביותר לפתור את הבעיה.
- לדבריה, עדי יכולים לעבור דרך ארוכה בפתרון לדבריה.
- גם אם העבריין לא הבין שהוא מטריד מישהו, עדיין צריך לטפל בהתנהגות.
שמור עותקים של מיילים, תזכירים ודוחות טיוטה המתייחסים לנושא משאבי אנוש. - 3קבע אם התנכלות התרחשה וכמה היא חמורה. השתמש בראיות שאספת ובראיונות כדי להחליט אם הפעולות מצדיקות הטרדה מינית. אם כן, עליך לעקוב אחר המדיניות של החברה שלך לטיפול בנושא. תוכל גם להתייעץ עם חומרי הטרדה מינית של נציבות שוויון ההזדמנויות בעבודה (EEOC) כדי להבין את האחריות של החברה.
- 4החלט כיצד לפתור את הבעיה. גם אם תגלה שהטרדה לא התרחשה, עליך להתייחס למצב מול העובד שהגיש את התלונה. הפתרון הנכון יהיה תלוי במה שהתרחש וכיצד היא השפיעה על מקום העבודה ועל הצדדים המעורבים.
- ספק תיעוד של חקירתך לאדם שהגיש את התלונה.
- בנושאים קלים או ממצאים שהטרדה לא התרחשה, שוחח עם העבריין על התנהגותם ומה צפוי מהם בעתיד.
- אם החברה שלך קבעה השלכות על הטרדות מיניות, עקוב אחרין. אם לא, פעל בהתאם להמלצות ה- EEOC או הצוות המשפטי של החברה.
- 5הכשר את הצוות מחדש במידת הצורך. במקרים רבים, הצוות צריך לעבור הכשרה להטרדות מיניות כדי להבטיח שכולם מבינים את הציפיות ההתנהגותיות במקום העבודה. לא זו בלבד שיכולה לסייע במניעת אירועים עתידיים, אלא היא מסייעת גם בהגנה על המעסיק מפני אחריות משום שהיא מראה לעובדים כי הטרדה מינית לא תסבול.
- בקש מכל אדם להיכנס או להשלים מסמך שמוכיח שהיה בהכשרה שהצעת. לדוגמה, אתה יכול לגרום להם לבצע חידון קצר כדי להוכיח שהאימונים התרחשו והעבירו את המסר שההטרדות אינן בסדר.
- 6הכן מדיניות הטרדה מינית כתובה אם לא קיימת. ברוב הארגונים קיימת מדיניות הטרדה מינית בכתב, אך אם לא שלך, באחריות משאבי אנוש לספק אחת. התייעץ עם משאבים מקוונים שיעזרו לך להכין אחד שמסביר לעובדים מה הם יכולים ומה לא יכולים לעשות במקום העבודה. הפוך מסמך זה לזמין לכל העובדים.
- מומלץ להציג את החומר לעובדים אם עדיין לא עשיתם זאת, וכדאי גם להם לחתום על כך שהם קיבלו אותו.
קרא גם: איך להיות נהג רכבת?
