כיצד לבצע ריבוי משימות בצורה יעילה יותר?
למרבה המזל, עם מעט עבודה תוכלו לבצע ריבוי משימות ביעילות ולעשות הרבה עבודה.
ריבוי משימות הוא דרך נהדרת לבצע הרבה דברים בבת אחת. לא רק משימות ריבוי משימות מאפשרות לך לעבוד על כמה פרויקטים שאינם קשורים בו זמנית, אלא היא מאפשרת לך לפרק את המונוטוניות של פעילויות מיסוי כדי שתוכל להגדיל את התפוקה שלך. עם זאת, ריבוי משימות ביעילות הוא קשה ממה שנראה. לא רק שאתה צריך להתגבר על הבעיה של להישאר ממוקד, אלא אתה גם צריך לנהל את הזמן שלך היטב. למרבה המזל, עם מעט עבודה תוכלו לבצע ריבוי משימות ביעילות ולעשות הרבה עבודה.
שיטה 1 מתוך 3: התארגנות וממוקדת
- 1התמקדו ביעדי הפרויקטים השונים שלכם. לפני שתתחיל, הקפד להשקיע מעט מחשבה במטרה של כל פרויקט. הקדישו גם זמן לבדל את הפרויקטים שלכם ולפתח מערכת ארגונית שתסייע לכם לשמור על ריכוז.
- הקדיש מספר דקות לחשיבה על כל פרויקט נפרד, על המטרות שלך, המטרות והגישה שלך להשלמתו לפני שתתחיל לריבוי משימות.
- צור מערכת ארגונית בה תשמור את כל החומר לפרויקט ספציפי. שילוב הפרויקטים השונים שלך יעשה אותך הרבה פחות יעיל.
- 2ערכו רשימת משימות. עליכם ליצור רשימה כדי לוודא שאתם מסודרים ובמשימה. אם יש לך רשימה, תוכל לראות בדיוק מה אתה צריך לעשות. בסופו של דבר, ללא רשימה, לא תוכלו לבצע ריבוי משימות ביעילות.
- ראשית, בדוק האם זה הכרחי שתבצע את כל המשימות הללו באופן אישי, או שניתן להאציל אותן או לבצע מיקור חוץ למישהו אחר. לדוגמא, האם בן / בת הזוג שלך יכול לעזור לך בעבודות בית? או, האם עמית לעבודה יכול להתמודד עם חלק מהפרויקט שאתה עובד עליו?
- כתוב את כל המשימות שלך ודרג אותן על פי עדיפות. חשוב על כמה משימות אלה תוכל לבצע באופן סביר היום, והקצה את המשימות הנותרות לימים אחרים.
- עקוב אחר רשימת המטלות שלך איפה שאתה יכול לראות אותה.
- שקול לשאת איתך עותק של הרשימה שלך. אתה אף פעם לא יודע מתי תהיה לך ההזדמנות לבצע ריבוי משימות.
- 3ארגן את מרחב העבודה שלך. דרך חשובה נוספת בה אתה יכול לבצע ריבוי משימות ביעילות היא על ידי ארגון שטח העבודה שלך. ללא מרחב עבודה מאורגן, תשקיע יותר זמן בחיפוש אחר פריטים ובחפירות בבלגן מאשר בפועל. כתוצאה מכך, הקדש זמן לוודא שמרחב העבודה שלך מסודר ומאורגן.
- הקדיש זמן רב בתחילת יום העבודה שלך למיון קבצים, תיקיות וחומרים אחרים שאולי התערבבו.
- השתמש בארונות תיוק או במערכת אחסון נתונים כדי לארגן פרויקטים על בסיס ארוך טווח. אם כל המידע שלך מונח בקפידה יעזור לך להיות יעיל יותר.
- אל תציג חומר, מידע או יותר שאינם קשורים לעבודה לסביבת העבודה שלך. זה ייצור בלגן ועשוי להסיח את דעתך.
בסופו של דבר, ללא רשימה, לא תוכלו לבצע ריבוי משימות ביעילות. - 4ערבב את המשימות שלך כראוי. דרך נוספת לשפר את האפקטיביות שלך בריבוי משימות היא לערבב את המשימות שלך באופן שמשפר את הפרודוקטיביות שלך. על ידי ערבוב של משימות מסוגים שונים, תוכלו לתת לנוח מנוחה כששרפתם את עצמכם בעבודה תובענית יותר.
- אם אתה עובד על משימה שדורשת התרכזות רבה, ערבב אותה עם משימה שקל יחסית להשלים עם מעט תשומת לב. בכך תוכלו לעשות הפסקה מהמטלה התובענית יותר על ידי עבודה על המשימה הפחות תובענית.
- תלוי בסגנון העבודה שלך, שקול לעבוד על פרויקטים דומים יחסית - בגישה - בו זמנית. זה חשוב מכיוון שהמוח שלך עלול לקחת יותר זמן במעבר לסוגים שונים של עבודה אם אתה עובר בין סוגים שונים של פרויקטים.
- 5דע את יכולותיך ואת אופי הפרויקט. לפני שאפילו תעסוק ברב-משימות, כדאי שתשקיע מעט זמן בשיקוף הפרויקטים שלך ויכולותיך. זה חשוב מכיוון שאתה או משימה מסוימת יתאימו יותר למשימות יחידה מאשר ריבוי משימות.
- זכור כי ריבוי משימות הוא לא תמיד טוב יותר משימות יחידה.
- שקול היטב כיצד אתה עובד הכי טוב. לוקח לך הרבה זמן להתמקד בפרויקטים מסוימים, או שאתה יכול לקפוץ לפרויקטים חדשים בקלות?
- חשוב על אופי הפרויקטים לפני שתתחיל בהם. למשל, כמה פרויקטים - כמו הרכבה מחדש של שידור - מתאימים יותר למשימות יחידה. יחד עם זאת, פרויקטים כמו כתיבת מספר מאמרים או דוחות עשויים להתאים יותר לריבוי משימות.
- לפני שמתחילים במשימה, שקול אם תחסוך יותר זמן ואנרגיה על ידי התמקדות בה עד לסיומה או שמא זהו סוג הפרויקט שתוכל להתחיל ולעצור מבלי לאבד יעילות רבה.
שיטה 2 מתוך 3: יצירת הסביבה הנכונה
- 1בטל הסחות דעת מיותרות. אמנם העניין של ריבוי משימות הוא לבצע מספר פעילויות בו זמנית, אך עליכם לבטל את כל הסחות הדעת המיותרות. על ידי ביטול הסחות דעת, תוכלו לעזור ביצירת סביבה בה תוכלו לבצע ריבוי משימות טוב יותר.
- כבה את הרדיו או הטלוויזיה.
- תן לאחרים לדעת שאתה עובד ולא ניתן להפריע לך.
- כבה את המדיה החברתית וסגר את הדוא"ל שלך - אלא אם כן הם חלק מתערובת העבודה / ריבוי המשימות שלך.
- 2וודא שיש ברשותך את כל הציוד והציוד הנדרש לך. על מנת לבצע ריבוי משימות ביעילות, עליך להיות מוכן לבצע את כל המשימות שאתה מנסה להשלים. ללא הציוד והציוד המתאים לא תהיי יעילה ולא תהיי יעילה.
- אסוף את כל החומרה שתזדקק לה. תלוי במה אתה עובד, ייתכן שתצטרך חומרה מיוחדת כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך. שקול צג שני, מקלדת מיוחדת או אפילו מחשב שני.
- וודא שיש לך ניירת או מידע שאתה זקוק לו.
- יש לך הרבה נייחים, עטים, עפרונות וציוד משרדי אחר.
- שקול להשתמש בטאבלט או בסמארטפון כדי לעזור לך לבצע ריבוי משימות. הם יאפשרו לך לבצע ריבוי משימות כמעט בכל מקום.
- אם יש לך מים וחטיפים בהישג יד, זה עשוי גם למנוע ממך לזנוח את המשימה שלך אם תהיה רעב או צמא. נסו לצפות ארוחות אם אתם הולכים לעבוד זמן רב. האם כבר הבנתם כך שתוכלו להכין את האוכל ואז לחזור לעבודה אחרי שאכלתם.
על מנת לבצע ריבוי משימות ביעילות, עליך להיות מוכן לבצע את כל המשימות שאתה מנסה להשלים. - 3בנו אזור עבודה נוח שתוכלו להסתובב בו. ללא פינת עבודה נוחה ומעוצבת, יהיה לכם קשה לבצע ריבוי משימות ביעילות.
- שקול לשלב אלמנטים בלתי פורמליים - כמו ספה או כיסא פוף - בחלל העבודה שלך.
- וודאו כי הכיסא שלכם נוח מאוד ומקדם יציבה טובה.
- הצב ארונות תיקים ועוזרי ארגון אחרים קרוב למרחב העבודה שלך.
- וודא שהכיסא שלך יכול להסתובב ולהחליק על הרצפה בקלות. סיבוב יעזור לכם לעבוד על משטחים מרובים או להציג מסכים רבים מבלי לקום. החלקה תעזור לך להסתובב באזור העבודה שלך.
שיטה 3 מתוך 3: ניהול הזמן שלך
- 1קחו הפסקות ואל תעבדו יותר מדי זמן. מחקרים הראו שאנשים שעובדים יותר מדי זמן הופכים פחות יעילים. כתוצאה מכך, עבודה בזמן הנכון והפסקות מתוכננות היא מרכיב חשוב בכדי לוודא שתוכל לבצע ריבוי משימות ביעילות.
- נסה לעבוד במשך 45 עד 50 דקות בכל פעם.
- קחו הפסקות של 10 עד 15 דקות בכל שעה.
- אם אתה יכול, חלק את יום העבודה שלך במרווחים של מספר שעות. תלוי איך אתה עובד, זה עשוי להיות היעיל ביותר עבורך לעבוד במשמרות של 3 או 4 שעות, לקחת הפסקה ממושכת ואז לחזור לעבוד למשמרת נוספת של 3 או 4 שעות.
- 2עבוד בזמן שאתה הכי פרודוקטיבי. אם יש לך את היכולת לבחור מתי אתה עובד, נסה לעבוד לפעמים שאתה הכי פרודוקטיבי. זה חשוב מכיוון שאנשים שונים ערים, ערניים או יצרניים יותר בזמנים שונים.
- אם אתה אדם בבוקר, הקפד לחסום את כל שעות היום לעבודה.
- אם אתה מוצא שאתה לא יעיל במיוחד לבצע משימות מסובכות או מעורבות בבוקר, במקום זאת השתמש באותו זמן כדי לארגן ולעשות עבודה פחות מעורבת.
- שקול לנהל יומן במשך שבוע-שבועיים כדי לעקוב אחרי מתי אתה מסוגל להתמקד בקלות ומתי אתה מתקשה להישאר מרוכז.
כתוצאה מכך, עבודה בזמן הנכון והפסקות מתוכננות היא מרכיב חשוב בכדי לוודא שתוכל לבצע ריבוי משימות ביעילות. - 3צור לוח זמנים. כדאי גם ליצור לוח זמנים כדי שתוכל לתכנן מתי תעבוד על משימות מסוימות. ללא לוח זמנים, ריבוי המשימות שלך עם כאוטי ואתה עלול להתקשות להתמקד. כדי למנוע זאת, הקפד לחסום את הזמן שלך למשימות ספציפיות או לקבוצות משימות.
- הקצה חסימות זמן למשימות ספציפיות. לפני שתתחיל בעניין כלשהו, ודא שאתה יודע כמה זמן אתה מצפה למשימה. אם העתקת מאמר תימשך שעה, יש לתכנן זאת לפני שתתחיל.
- הקפידו להקצות גם זמן להפסקות. הטעינה תהיה חשובה לפני חסימת ריבוי המשימות הבאה שלך.
- תכנן את זמן ריבוי המשימות שלך במהלך שבוע העבודה שלך. אם אתה מתכנן לבצע ריבוי משימות במשך שעתיים ביום, הקפד לשריין מקום בלוח הזמנים שלך לכך.
- 4הזמן להוסיף פרוייקטים חדשים. דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא האם תסיים קבוצה שלמה של פרויקטים / משימות בו זמנית או שתוסיף פרויקטים חדשים כשתסיים פרויקטים בודדים. זה חשוב מכיוון שתצטרך לנהל בקפידה את לוח הזמנים ואת המערכת הארגונית שלך.
- חשוב כמה פרויקטים אתה יכול לעשות בו זמנית. שקול אם יש מספר מקסימלי של פרויקטים שאתה רוצה לעבוד עליהם בכל זמן נתון. אתה יכול לקבוע ש- 6 פרויקטים הם המספר המקסימלי שאתה רוצה לעבוד עליו במהלך פרק זמן נתון.
- קבע אם יש מועד אחרון לפרויקטים ספציפיים. אם אין מועד אחרון (או שהוא רחוק), אתה עשוי להפיק תועלת ממתיחת פרויקטים לאורך זמן ועבודה על יותר במקביל.
- אם אתה חושב שאתה מעדיף לסיים קבוצה שלמה של משימות לפני שתעבור לפרויקטים חדשים, זה בסדר.
- אם אתה מסוג האנשים שיכולים להוסיף פרויקטים חדשים לרשימת התהליך שלך כשאתה מסיים פרויקטים בודדים, אז עשה זאת.
קרא גם: איך להגיע לצד הטוב של המורה שלך?
