כיצד לנהל את הדוא"ל שלך ב- Outlook ביעילות?

תיקיית חיפוש היא דרך מהירה ונוחה למצוא אוסף של הודעות דואר אלקטרוני.

תיבת דואר לא מסודרת עשויה להקשות על המשתמשים למצוא את הדוא"ל הדרוש להם. Microsoft Outlook סיפק כלים שימושיים למדי שעוזרים לך לסנן את הודעות הדוא"ל שלך ולארגן את ההודעות שלך בצורה יותר ניתנת לניהול. Outlook יכול אפילו לעזור בהגברת היעילות והביצועים עבורך. בין אם אתה משתמש ב- Outlook 2010, Outlook 2007 או Outlook 2003, באפשרותך לנהל בקלות את הודעות הדואר האלקטרוני שלך, באמצעות הכלים הבאים כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך, וכן להקל על מציאת המידע הדרוש לך.

שיטה 1 מתוך 6: סינון

1
סנן את ההודעות במהירות. ל- Outlook 2010 יש תכונה חדשה שעוזרת למיין את ההודעות לפי תאריכים ולסדר אותן בשיחה.
- בעת שימוש בתכונה זו, ההודעות בעלות אותו נושא יופיעו כשיחה והמשתמשים יכולים להציג, להרחיב או לכווץ אותם על ידי לחיצה על הסמל שמשמאל לשורת הנושא. ההודעות בתוך כל שיחה מסווגות עם ההודעה החדשה שהונחה על. כאשר מתקבלת הודעה חדשה, כל השיחה תעבור לראש רשימת הדוא"ל המסייעת לך לעקוב בקלות אחר זרימת הדוא"ל.
- להפעלת השיחה, בכרטיסיה תצוגה של קבוצת השיחה, סמן את התיבה הצג כשיחה. אתה יכול להקטין את גודל השיחה באמצעות תכונת הניקוי. תכונה זו תעזור להסיר את ההודעות הכפולות בשיחה.
- בכרטיסיה בית בקבוצה מחק, לחץ על ניקוי ואז לחץ על שיחת ניקוי. בכל הגרסאות של Outlook, המשתמשים יכולים למצוא את ההודעות בתיקיית תיבת הדואר מהר יותר על ידי שינוי האופן שבו הן מסווגות בתיקיית הדוא"ל. לדוגמה, תוכל למיין את הודעות הדוא"ל שלך לפי תאריך, שולח וגודל קובץ או רמת חשיבות.
2
השתמש בכותרות נושא סטנדרטיות. האנרגיה הנפשית הנדרשת כדי התמקדות משמרת בין נושאים המשתנה תדיר מתיש אותך, לא נפח. אתה נוטה לקרוא בסדר רציף באופן כרונולוגי או על ידי "האדם החשוב ביותר". זוהי שחיקה במוח. השתמש בכלל במקום זה; זה חל על דוא"ל מדוחות ישירים ועובד טוב יותר מרשתות שיחה.
- זהה את 2-5 הפרויקטים המובילים שאתה הכי עוסק בהם; צור כותרות נושא שישקפו אלה.
- הודע לצוות שתשים לב ראשונית לכל אותם הודעות דוא"ל עם כותרות הנושא הסטנדרטיות האלה. נושאים אלה הם הפרויקטים העדיפים שלך כרגע - הדוא"ל שלך ימוין לפי שורת נושא והעדיפות העליונה נקראת / נענתה תחילה.
- הבהיר כי הודעות דוא"ל שאינן כותרות כראויות יכניסו לרשימה השחורה את השולח הפוגע למשך יומיים.

על ידי יצירת תיקיית דואר אלקטרוני חדשה, המשתמשים יכולים לקבץ הודעות קשורות יחד בתיקיות.

שיטה 2 מתוך 6: קיבוץ

1

קיבץ את אותן ההודעות בתיקיות. על ידי יצירת תיקיית דואר אלקטרוני חדשה, המשתמשים יכולים לקבץ הודעות קשורות יחד בתיקיות. לדוגמה, תוכל לקבץ את ההודעות לפי נושא, פרויקט, תקשורת או קטגוריות אחרות המתאימות לעבודות שלך או לתחביבים שלך. המשתמשים יכולים גם ליצור תיקיה לכל ההודעות שנשלחות מהבוס שלך או ממישהו חשוב, כולל המידע העיקרי שצריך לשמור. כדי ליצור תיקיה חדשה ב- Outlook 2010, בכרטיסיה תיקיה, בתיבה חדש, לחץ על תיקיה חדשה. כדי ליצור תיקיה חדשה ב- Outlook 2007 או ב- Outlook 2003, בשורת התפריטים, לחץ על קובץ, בחר חדש ואז תיקיה.

ליצירת תיקיית חיפוש ב- Outlook 2010, בכרטיסיה דואר בכרטיסייה תיקיה, בתיבה חדש, לחץ על תיקיית חיפוש חדשה.

שיטה 3 מתוך 6: תיקיית חיפוש

1
צור תיקיית חיפוש למציאת ההודעות. תיקיית חיפוש היא דרך מהירה ונוחה למצוא אוסף של הודעות דואר אלקטרוני. זה לא שומר שום הודעה אלא מספק את התיקיות הווירטואליות שמציגות את כל ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך על סמך התכונות שאתה מחפש. תיקיות חיפוש של Outlook מספקות תכונות ברירת מחדל כגון דואר שלא נקרא, אך ניתן גם ליצור כלל משלך. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בתיקיית החיפוש כדי למצוא את כל המידע הקשור לפרויקט מסוים, לקוח חשוב או לפגישה הקרובה.
- ליצירת תיקיית חיפוש ב- Outlook 2010, בכרטיסיה דואר בכרטיסייה תיקיה, בתיבה חדש, לחץ על תיקיית חיפוש חדשה.
- כדי ליצור תיקיית חיפוש ב- Outlook 2007 או ב- Outlook 2003, בדואר בתפריט הקובץ, הזז את העכבר אל החדש ואז לחץ על תיקיית החיפוש.

שיטה 4 מתוך 6: מסנן דוא"ל

1

צמצם דוא"ל זבל באמצעות מסנן הדוא"ל. שמור הודעות דואר אלקטרוני מיותרות מתיבת הדואר הנכנס באמצעות מסנן דואר זבל של Outlook. מסנן זה ישלח את הודעות הדוא"ל המסומנות כדוא"ל זבל לתיקיה נפרדת בתיבת הדואר. המשתמשים יכולים להציג את תוכן התיקיה הזו כדי לוודא שאין הודעות דוא"ל תקפות שנשלחו אליה בטעות. אם כן, עליך להתאים את המסנן כדי למנוע סימן שגוי בהודעות בעתיד.

בכל הגרסאות של Outlook, המשתמשים יכולים למצוא את ההודעות בתיקיית תיבת הדואר מהר יותר על ידי שינוי האופן שבו הן מסווגות בתיקיית הדוא"ל.

שיטה 5 מתוך 6: קטגוריית צבע

1

הקצה קטגוריית צבע. הקצה צבע לקבוצת הודעות דוא"ל לא קשורות ולקטגוריות אחרות ב- Outlook כגון הערות, אנשי קשר ופגישות. משם, המשתמשים יכולים לזהות אותם ולמיין אותם בקלות. לדוגמא, תוכלו לעקוב בקלות אחר כל ההודעות, הפגישות ואנשי הקשר לפרויקט מכירת מחשבים על ידי יצירת קטגוריה בשם "מכירת מחשבים" והקצאת ההודעות אליה.

שיטה 6 מתוך 6: סימון

1

דגל למעקב. המשתמשים יכולים להשתמש בתכונה 'דגל למעקב' על מנת לסמן את הודעות הדוא"ל והמשימות כדי לסייע במיון או סימון. הדגלים יבקשו ממך לעקוב אחר בעיה, להצביע על בקשה של מישהו או להזמין הודעה ויצירת קשר. הם יכולים גם לארגן את תיקיית הדוא"ל שלך בקלות מכיוון שאתה יודע בדיוק מה לעשות ומתי לעשות זאת. שים לב שכאשר אתה יוצר משימה וקובע תאריך פג למשימה, היא תסומן אוטומטית, כך שלא תשכח את התאריך שפג הפעולה ותמלא אותה.

קרא גם: כיצד לכתוב שורות נושא חזקות בדוא"ל?