איך להתאים את אופן התקשורת שלך למצבים שונים?
כדי לתקשר במצבים שונים, התאם את אוצר המילים שלך כך שיתאים לאנשים שאתה מדבר איתם. לדוגמה, אם אתה מדבר עם החברים שלך בבר, אתה יכול להשתמש בסלנג כדי להעביר את הנקודה שלך. עם זאת, אם אתה בפגישה עסקית, עליך לדבוק בשפה פורמלית כדי שלא תתגלה כלא מקצועיים. אם אינך בטוח באיזה אוצר מילים להשתמש, הקשב לשפה בה משתמשים האנשים האחרים ואז השתמש בשפה דומה. עליכם להתאים גם את גוון הקול שלכם להקשר המצב החברתי. לדוגמא, השתמש בטון קליל ושובבני כשאתה מדבר עם עמיתייך לעבודה בארוחת הצהריים, אך השתמש בטון רציני יותר בעת מתן מצגת חשובה. לקבלת טיפים נוספים מאת המחבר המשותף שלנו, כולל כיצד לתכנן פגישות שיעזרו לך להעביר את המסר שלך, המשך לקרוא!
כדי לתקשר במצבים שונים, התאם את אוצר המילים שלך כך שיתאים לאנשים שאתה מדבר איתם.
כדי להיות מתקשר יעיל, עליך להתאים את הדברים שאתה אומר וכותב כך שיתאימו להקשרים שונים. פירוש הדבר שתצטרך להתאים את סגנון התקשורת שלך כך שיתאים לקהל שלך. במקום העבודה זה אומר לצאת מגדרכם להיות ברורים, מכבדים ומקצועיים. אם אתם מתמודדים עם מצב טעון רגשית, התרכזו בתיקוף רגשותיו של האדם האחר, במקום בהכנסת דעותיכם. אם אתם מתקשרים עם קבוצה גדולה של אנשים או מעבירים מצגת, תוכלו להסתגל על ידי דבקות במבנה ברור, תוך שימת דגש על נקודות מפתח, ולעבוד על הקהל לשמור על האנרגיה והתשומת לב שלהם.
שיטה 1 מתוך 4: התאמת סגנון התקשורת שלך
- 1התאם את אוצר המילים שלך לקהל. חשוב להיות מסוגל לדבר במרשמים שונים, כולל חלקם רשמיים ואחרים בלתי רשמיים. בעבודה או בחיים המקצועיים שלך, סביר להניח שחשוב שתופיע משכיל, בקיא ומלוטש. עם זאת, החברים שלך עשויים לצפות לראות צד מזדמן באישיותך. שינוי אוצר המילים שלך כך שיתאים למצב יכול לעזור לך להתחבר טוב יותר לאנשים.
- ודא שאתה משתמש במילים שהאדם השני יבין.
- לדוגמה, שיחות רחוב וסלנג עשויים להתאים לשיחה עם חברים, אך הם יכולים לעכב את הקריירה שלך אם אתה משתמש בהם במקום העבודה. באופן דומה, שימוש במילים גדולות ובשפה מקצועית בעבודה יכול לגרום לך להיראות אינטליגנטיות יותר, אך זה יכול להיות מקומם ומנוכר אם אתה משתמש בשפה זו עם חבריך.
- 2שיקף את השפה והמחוות של האדם שאתה מדבר איתו. שיקוף של הליכות האדם יכול לעזור לו להרגיש בנוח. זה גם גורם לך לשכנע יותר. אתה יכול להעתיק את המחוות, היציבה או את בחירת המלים שלהם.
- מחקה רק כמה מהמחוות שלהם ובחירות מילים. אם אתה עושה יותר מדי, זה עלול להרתיע את האדם.
- אל תשקף אדם כאשר זה לא יראה כראוי. לדוגמא, אם אתה גבר המדבר עם נקבה שמחזיקה ארנק, זה לא רעיון טוב להחזיק את היד שלך לצדך כאילו אתה גם מחזיק ארנק.
- 3משתנה את הטון שלך כך שיתאים למצב. הטון יכול לספר למאזין הרבה על המצב. אתה יכול להשתמש בטון רציני בזמן שאתה דן בעניינים במקום העבודה, בנימה מעודדת בזמן הערכת עובד, או בנימה מזדמנת בזמן שאתה יוצא עם חברים.
- כשאתה מכוון את הטון שלך, ודא שהתקשורת הלא מילולית והמילולית שלך תואמת, שתראה כנות. לדוגמא, נימה איתנה ורצינית תתערער אם היית מחייך ומתרפק. טון רציני ישתלב טוב יותר עם פנים חמורות ומחוות מוגבלות, ואילו טון מעודד ישתלב היטב עם הנהון ומחוות.
לדוגמה, אם אתה מדבר עם החברים שלך בבר, אתה יכול להשתמש בסלנג כדי להעביר את הנקודה שלך.
שיטה 2 מתוך 4: התמודדות עם עובדים ועמיתים לעבודה
- 1קבעו פגישות פנים אל פנים לנושאים חדשים או מסובכים. עבור לפגישות אישיות גם אם אתה מרגיש שאתה יכול לטפל בנושא בדוא"ל או בעלון. בדרך זו, תוכלו לתת לאנשים הזדמנות לשאול שאלות ולהזדמן להבהיר אותם במידת הצורך.
- לדוגמה, אתה עשוי לחשוב שאתה יכול להסביר כללים חדשים להפסקות עובדים בצורה נכונה באמצעות דואר אלקטרוני או על ידי פרסום הכללים בחדר האולם.
- אם אתה מקיים פגישה פנים מול פנים עם העובדים שלך, עם זאת, אתה יכול להיות בטוח שכולם מבינים את הכללים וניתן לתת עליהם דין וחשבון.
- 2לטפל בבעיות עם הכפופים בפגישות אחד על אחד. הימנע מלהזעיק אותם לעובדים אחרים, מכיוון שזה יכול ליצור טינה. ניתן לפרש את הודעות הדוא"ל בצורה לא נכונה, ולכן עדיף לא לנסות לטפל בבעיות העובדים באופן זה. במקום זאת, קבע פגישה בה תוכל לדבר באופן פרטי.
- הקפד להשתמש במילים המובנות על ידי הפרט.
- פתח את הפגישה עם משהו כמו "פרנק, רציתי להיפגש איתך כדי לדבר על כמה נושאים שראיתי בהופעה שלך לאחרונה, וכיצד נוכל לעבוד עליהם." זה יקים נימה איתנה, אך צופה פני עתיד, במקום נימה ביקורתית מדי.
- כתוב סיכום של הפגישה לאחר מכן ושלח אותה בדוא"ל לכל המעורבים. זה מוסיף רמת בהירות נוספת לתקשורת.
- 3השתמש ברשתות החברתיות באופן מקצועי. הימנע משידור תלונות אישיות או מידע חסוי על עבודה באמצעות מדיה חברתית. בקיצור, שמרו על דברים מקצועיים. אם אתה בדרך כלל משתמש במדיה החברתית רק כדי ליצור קשר עם חברים, המשמעות של זה היא לשנות את הטון ואת התוכן של ההודעות שלך.
- שמור על הודעות ברשתות החברתיות במקום העבודה חיוביות ותמציתיות: "היי סיאטל, תרד לספורט של טום תמורת 20% הנחה על כל הציוד היום!"
- אם אתה מתקשר עם עמיתים לעבודה, עובדים או לקוחות באמצעות מדיה חברתית, התרחק מהתקפות אישיות, פורקן, תלונות ותמונות לא הולמות.
- נניח שכל מה שתפרסם באינטרנט יכול לראות את הציבור.
- אנשים רבים אוהבים לשמור חשבונות מדיה חברתיים נפרדים - אחד לשימוש אישי, ואחד לשימוש מקצועי.
- 4סקור את מה שאתה רוצה להעביר אם אינך מתקשר באופן אישי. קרא אימייל או טקסט לפני שתלחץ על "שלח". אם אתה צריך לדבר עם מישהו בטלפון, רשום כמה הערות על מה שאתה רוצה להגיד לפני שאתה מתקשר. תקשורת שלא מתרחשת פנים אל פנים יכולה להיות קשה לפרש מכיוון שאין לך רמזים להקשר כמו טון והבעות פנים. ודא שאתה ברור לחלוטין:
- אם אתה כותב במקום העבודה, שים את עיקר הדוא"ל שלך בשורת הנושא או אם בטקסט, שים אותו למעלה. הנמען יעריך שאתה חוסך את הזמן על ידי היותו ישיר.
- השתמש בזהירות בשורת הנושא של הדוא"ל . הימנע מנושאים מעורפלים או ברורים, כגון "מסר על עבודה". במקום זאת, השתמש בכותרות ספציפיות כמו "פגישה עם ביל ווימן ב -16 בנובמבר!"
- אם אתה מדבר בטלפון, השתמש ברמזים מילוליים ברורים כמו "אז נטשה, הסיבה שאני מתקשר היא לדבר על נתוני המכירות היורדים " ו"אנדרה, אני רוצה לוודא שאני מבין. האם תוכל לעבור על שוב המגרש? "
- 5הקדישו זמן לשיחות חולין, אם אתם מופנמים. צא מגדרך להשתמש בשיחות חולין, כך שאנשים ירגישו מוכרים ונוח לדבר איתך בכל הקשר. גם אם אתה מופנם ושיחות חולין אינן באות לך באופן טבעי, לא קשה למצוא דרכים לנהל שיחות ניטראליות עם אנשים.
- היצמד לנושאים ניטרליים, שאינם שנויים במחלוקת. לדוגמה, אתה יכול לדבר על תוכניות טלוויזיה פופולריות, אוכל או המתנה הישנה ההיא, מזג האוויר.
- למשל, נסה משהו כמו "היי, מה חשבת על הפרק האחרון של משחקי הכס?"
- אם אתה נמצא בעמדה עליונה או ניהולית, שימוש בשיחות חולין יעזור לעובדים שלך להרגיש שאתה יכול להתייחס אליהם וניתן לגשת אליהם. שימוש בשיחות חולין כדי לשוחח עם מנהל או בוס עוזר ליצור קשר, מה שמקל על הדיבורים על עניינים מורכבים או רציניים בהמשך.
- היצמד לנושאים ניטרליים, שאינם שנויים במחלוקת. לדוגמה, אתה יכול לדבר על תוכניות טלוויזיה פופולריות, אוכל או המתנה הישנה ההיא, מזג האוויר.
כדי להיות מתקשר יעיל, עליך להתאים את הדברים שאתה אומר וכותב כך שיתאימו להקשרים שונים.
שיטה 3 מתוך 4: התמודדות עם מצבים טעונים רגשית
- 1השתמש בהצהרות "אני" ולא "אתה". ניסחו מחדש את הדברים שאתם רוצים לומר שהם מתמקדים באיך שאתם מרגישים או חושבים, ולא במה שאדם אחר עשה. זה ימנע מהם להרגיש מותקפים. לדוגמה:
- בעבודה, אתה יכול לומר משהו כמו "אני זוכר שלמדתי את זה כעובד חדש" במקום "אתה לא מבין איך זה עובד."
- באופן דומה, הימנע מלומר לחבר "אתה מתעצבן בקלות רבה מדי." במקום זאת, אמור משהו כמו "אני מרגיש שזה משהו שממש אכפת לך ממנו."
- 2קשר עם מי שמתעצבן. גם אם אדם מעצבן אותך, או שאתה סתם מנסה להיות מתווך בין שני צדדים, עשה כל שביכולתך כדי למצוא בסיס משותף במצבים רגשיים. אם המצב הוא טיעון רגשי, זיוף מניות עוזר כדי למנוע מאנשים מלחוש נמצא תחת מתקפה. זה יכול גם למנוע מאדם לצאת למגננה.
- לחץ על שותפות באופן שבו אתה מבטא דברים. לדוגמה, השתמש בביטויים כמו "אנחנו יכולים לעשות את זה" או "אנחנו נמצאים בזה ביחד."
- 3הראו אמפתיה כלפי האדם האחר, במקום ביקורת. לפעמים, כשאנשים נסערים, הם צריכים להתאוורר ולמישהו פשוט לשמוע אותם. הראה שאתה לוקח את החששות שלהם ברצינות ומוכן לנסות ולהבין מה קורה. פירוש הדבר שתצטרך להתאים את אופן התקשורת שלך, ולהתמקד יותר בהשתקפות מה שהאדם האחר אומר.
- נסה לומר דברים כמו "אני בהחלט שומע מדוע אתה נסער", או "צדקת, זה ירגיז מישהו."
- הימנע מלומר דברים כמו "אתה לא באמת צריך להיות מוטרד מכך" או "אני לא מבין למה זה מפריע לך", אפילו אם אתה באמת מרגיש.
- 4צא מגדרך להפגין כבוד. לנטרל מצב טעון רגשית מחייב אותך להכיר בערכם ובשווים של אנשים אחרים, כדי שלא ירגישו חסרי אונים או פסולים. שתף הצהרות המביעות את מה שאחרים עשו היטב, או את הזכויות והסמכויות שיש להם, כמו:
- "באמת עבדת קשה על זה, לא?"
- "אני חושב שהתמודדת עם זה עם הרבה סבלנות."
פירוש הדבר שתצטרך להתאים את אופן התקשורת שלך, ולהתמקד יותר בהשתקפות מה שהאדם האחר אומר.
שיטה 4 מתוך 4: תקשורת עם קבוצות גדולות
- 1התאימו את המצגת שלכם כך שתתאים לקהל שלכם. חשוב להכיר את הקהל שלך כדי שתוכל לעצב את המסר שלך כך שיתאים להם. אתה צריך לדעת מי יהיה בקהל, קצת על הרקע שלהם, ולמה הם משתתפים במצגת שלך. ככל שיש לך יותר מידע, כך תוכל לעצב את המצגת שלך טוב יותר.
- לדוגמה, אם אתה מציג בפני קבוצת מנהלים שנמצאים מעליך בהיררכיה של החברה, אז השפה שלך צריכה להיות מקצועית ומלוטשת, עם בחוץ בדיחות או סלנג. עם זאת, ייתכן שתרצה לכלול בדיחות, סלנג ושפה פשוטה אם אתה מדבר עם קבוצה המדורגת מתחתיך, מכיוון שהדבר יכול לעזור להקל על כל המתח בחדר.
- היה מודע לרקע של אנשים בקהל כדי לוודא שאינך משתמש בשפה או בדוגמאות פוגעניות.
- 2מפה את מה שאתה רוצה לומר. כדי לתקשר בצורה ברורה עם קבוצה גדולה, אתה זקוק לתוכנית מה לומר, שלא כמו כאשר אתה מנהל שיחות בלתי פורמליות עם כמה אנשים. אחרת, תסתכן באיבוד תשומת הלב של המאזינים שלך. לתכנן:
- נקודות המפתח שאתה רוצה להדגיש. למשל, אם אתה מציג אסטרטגיית מכירה חדשה של 3 נקודות של החברה שלך, התכנן להתחזק מעט כשאתה מזכיר כל נקודה בפעם הראשונה.
- רגעים שאולי תרצו להאט (כמו למשל להציג מידע חדש או מסובך).
- מקומות טבעיים בשיחה שלך כאשר אתה יכול להשהות, כגון לאחר הצגת כל נקודה באסטרטגיית מכירה של שלוש נקודות. זה נותן זמן למידע לשקוע.
- 3שלט נקודות מפתח בשיחה שלך. השתמש בביטויי מפתח כדי לתאר את הנקודות העיקריות בשיחה שלך. זה יכול להיות קשה לעקוב אחר מצגות בעל פה, אבל "תמרורים" אלה עוזרים לקהל שלך לעמוד בקצב. משפטים טובים לצייר כוללים:
- "ממשיך הלאה..." (כדי להציג נקודה חדשה).
- "כפי שציינתי קודם,...." (להזכיר לקהל את הנקודה העיקרית שלך).
- "לעטוף את הדברים...." (כדי ליידע אותם שאתה מתקרב לסוף).
- ספר לאנשים מתי תענה לשאלות. אתה יכול לומר, "אנא שמור את שאלותיך עד הסוף, ואוודא שהן נענות."
- 4צור עזרים חזותיים כדי להדגיש נקודות מפתח. הרכיבו מצגת מצגת פשוטה. השתמש במצגת כדרך להדגיש נקודות מפתח ולא להסביר אותן בפירוט. אחרת הקהל שלך רק יסתכל על השקופיות במקום לשים לב למה שאתה אומר.
- השתמש רק בכמות קטנה של טקסט או חומר חזותי בכל שקופית. לדוגמה, אם אתה מתווה שלוש יעדים לשנה הקרובה של הארגון שלך, בצע שקופית שאומרת "יעד 1: הגדל את החברות ב -10%."
- זה מספיק מידע כדי להזכיר לקהל את הנקודה שאתה רוצה להעלות, אבל לא כל כך שהם יפסיקו לשים לב.
- 5אינטראקציה עם הקהל שלך. כלול הפסקות במצגת שלך, לשאול ולעודד אנשים לשאול שאלות, אם הם זקוקים לבירור על אחת מהמצגות. אתה יכול גם לפנות ישירות לאנשים בקהל, על ידי שמם או על ידי הסתכלות בעיניים. זה עוזר להפוך את המצגת למרתקת יותר, מחזיק את תשומת לב הקהל ומגדיל את כמות המידע שהם לוקחים מהדיבור שלך.
שאלות ותשובות
- האם אתה יכול להסביר מה הכוונה במושג "מקצועיות" בתוך תעשיות היופי?מקצועיות בדרך כלל מעידה על משהו ניטרלי, מתוחכם, ואחר כך, ובכן, מקצועי. דוגמאות כוללות פנים חלקות וגמורות; שפתון עירום; ואייליינר כנפיים קלאסי.
- ציין שתי דרכים בהן תוכל להתאים את אסטרטגיות התקשורת שלך בזמן שאתה מדבר עם לקוחות שעשויים לדבר מעט אנגלית?אתה יכול להשתמש באותות ידיים או בתנועות ובשפה פשוטה יותר, ללא הרבה מילים גדולות או לא נפוצות.
- מדוע חשובה לי תקשורת לא מילולית להיות עובד יעיל?תקשורת לא-מילולית חשובה מכיוון שמחוות, הבעות פנים ושפת גוף הם חלק מאופן שבו אנשים מבטאים את עצמם, במיוחד כאשר הם עלולים להרגיש לא בנוח להשתמש במילים שלהם (כמו למשל במשרד). למידה של תקשורת לא מילולית יכולה לעזור לכם לבנות מערכות יחסים טובות יותר עם בוסים ועובדים עמיתים מכיוון שתהיו מכווננים יותר לצרכים שלהם, לייקים, לא אהבים וכו '.
- מה עושים מאזינים טובים?מאזינים טובים נמצאים, יוצרים קשר עין ומשחררים את הצורך לדבר בזמן שהאחר מדבר. להיות נוכח פירושו למעשה לשים לב, במקום לשלוח הודעות טקסט, לענות לשיחות, להסתכל בתפריט או להסיח את דעתך אחרת.
- אילו תפקידים משחקים תיקון, עריכה והגהה בתקשורת ברורה במקום העבודה?כשאתם שולחים דוא"ל לעמיתיכם דוא"ל, חשוב שתגדירו את ההודעה שלכם בגין שגיאות כתיב ודקדוק. השתמש בכלי לבדיקת איות לשם כך. לפני שליחת ההודעה, קרא את זה לעצמך כדי לזהות מבני משפט מביכים או משפטים מבלבלים.
תגובות (1)
- התשובות נכתבו בצורה ברורה ותמציתית.
