איך להכשיר מישהו שיעשה את העבודה שלך?
תן לחניך שלך לדעת שתשמש עבורם משאב כאשר הם יבינו את העבודה.
אם אתה עוזב את עבודתך הנוכחית, בין אם זה לצורך קידום בתוך החברה שלך ובין אם משום שקיבלת תפקיד בארגון חדש, ייתכן שתתבקש להכשיר עובד חדש שיעשה את עבודתך. הכשרה הינה קריטית בעת פתיחת תפקיד חדש, שכן היא מאפשרת לעובד החדש להבין לא רק את חובות העבודה החדשות שלהם, אלא את תרבות החברה ואת הציפיות הקשורות לתפקיד. אתה יכול להגדיר חניך שישתלט על עמדתך על ידי הגדרת יעדים, תזמון וניטור הכשרתם ושימש כמשאב ומנטור כאשר האדם החדש ילמד את עבודתך.
שיטה 1 מתוך 3: הכנה למתאמן שלך
- 1תן את ההודעה שלך. לעתים קרובות, תכשיר מישהו שיעשה את עבודתך מכיוון שאתה עובר לתפקיד חדש בארגון שלך. עם זאת, אם אתה עוזב את החברה הנוכחית שלך, עליך לתת הודעה מתאימה כדי שהמעסיק שלך יידע למלא את תפקידך.
- עיין בהסכם העבודה שלך לקבלת פרטים ספציפיים הנוגעים למתן הודעה. החוזים או ההסכמים עשויים לכלול שפה לגבי כמה זמן מראש אתה נותן הודעה, ואיזה מדיום מתאים.
- אם לחברה שלך אין שפה משלהם לגבי התפטרות, דע שהסטנדרט הוא לתת למעסיק שלך התראה של שבועיים לפני שאתה עוזב, וכי ראוי שניהם ייפגשו עם המפקח שלך כדי לדון בעזיבתך, וכן לתת להם כתב בכתב. הצהרה בדבר כוונתך לעזוב את החברה.
- 2קבעו נהלי הפעלה סטנדרטיים. לא משנה כמה טוב אתה מאמן עובד חדש, הם לא צפויים לזכור הכל מהכשרה. פתח מערך נהלים בכתב המפרט שלב אחר שלב כיצד לבצע את עמדתך. נהלים אלה צריכים לכלול הוראות למשימות יומיומיות, כמו גם כיצד לנהל פרויקטים ותהליכים גדולים יותר בהם אתה מעורב.
- שאל את המפקח שלך אם יש תבנית להליכי הפעלה סטנדרטיים בחברה שלך. שימוש בתבנית יעזור לשמור על עקביות אצל המתאמן שלך ולהקל עליך את תהליך הכתיבה.
- התחל בפירוט חובותיך היומיומיות. הסבירו שלב אחר שלב מה אתם עושים בכל יום כשנכנסים.
- לאחר שתקבע את השגרה היומיומית, פרט על תהליכים ופרויקטים גדולים יותר, המתאמן שלך צפוי להרים.
- מיפוי מיקומים לכל דבר המאוחסן דיגיטלית והשתמש בתרשימים ובצילומי מסך באופן חופשי, כך שהמתאמן יוכל להתאים את הוראותיך לעזרים חזותיים מועילים לכל שלב.
- צילומי מסך מועילים במיוחד לכל דבר בו אתה משתמש שעשוי להיות קנייני, כגון מאגרי מידע, תוכנות לניהול תוכן, תוכנה עסקית- עסקית, או כל דבר שתחשוב עליו "ביתי".
טיפ מומחההסתכל אחורה על תהליך האימון שלך לקבלת השראה. האריש צ'אנדרן, מוביל אתר ההנדסה של חברת המחקר AI, DeepMind, אומר: "הדרך הטובה ביותר להכשיר עובדים חדשים היא להיות עם חוויית ממש ממש טובה ותיעוד יסודי. חשוב על ההכשרה שלך, כולל מה עבד בשבילך ומה לא, וסיעור מוחות פתרונות פוטנציאליים לנקודות בעיה כלשהן. השתמש במידע זה כדי ליצור בסיס ידע שיהיה מועיל עבור שכירה חדשה. ואז, אם אתה יכול, נסה לתכנן שהעובד יבלה את החודש הראשון בערך בלימוד המידע הזה.
- 3סדרו רווח. לזמן מה, אתה והחניך שלך אולי חולקים חלל. וודא שלשני המתאמן שלך יש מקום לעבוד בלי להפריע אחד לשני. אם אתה עובר לתפקיד חדש, ייתכן שתרצה לשאול אם שולחן העבודה החדש שלך מוכן בזמן שאתה מאמן את המחליף שלך.
- וודא שמרחב המתאמן שלך מוגדר עם מה שהם צריכים בכדי לבצע את תפקידם באופן מלא. זה כולל קבלת כל ההרשאות שהם עשויים להזדקק לגישה למחשב, תוכנה וגישה לטלפון, כל מפתחות שהם עשויים להזדקק להם, או כל דבר אחר הקשור למיקום הספציפי.
- 4קבע לוח זמנים. הקפד לכסות את כל הנושאים החשובים למתאמן שלך על ידי קביעת לוח זמנים לפני שתתחיל להתאמן. ציין את כל הנושאים שאתה מעוניין לסקור עם המתאמן שלך, והקדש את גוש הזמן הדרוש כדי לוודא שתוכל לעבור אותם בתהליך.
- זכור לכלול זמן בכל גוש אימונים כדי שהמתאמן שלך יבדוק את התהליך וישאל אותך שאלות.
- שוחח עם הממונה שלך על התוכניות שלהם למתאמן כדי לוודא שלוח הזמנים שלך מתאים להם. אם, למשל, הם מתכננים להוציא את החניך לארוחת צהריים אחר הצהריים אחד, וודא שביומן האימונים שלך מודע לזמן הזה.
- היה בעל גישה גמישה בכל הנוגע ללוח הזמנים לאימונים שלך. אם משהו בלתי צפוי עולה במהלך עבודתך, הביא את החניך יחד גם אם הזמן נקבע למשימה אחרת. זה מאפשר להם לראות את המיקום בפעולה ולהתחיל ליישם את מה שכבר למדו.
- 5הכיר את עצמך עם המתאמן שלך. אם לא שכרת את המתאמן שלך, בקש מהמפקח או ממחלקת משאבי אנוש לספק לך עותקים של קורות החיים שלהם, המכתב המקדים וכל חומר אחר שהם עשויים להגיש עם בקשתם. הכירו את הרקע והניסיון שלהם כדי שתוכלו לראות היכן אולי כבר יש להם ניסיון ואיפה הם עשויים להזדקק להכשרה נוספת.
- אל תניח שום דבר לגבי המתאמן שלך. הניסיון או הרקע שלהם עשויים להיות מרשימים, אך הם עשויים שלא להסתגל במהירות לתפקיד.
- כמו כן, הניסיון שלהם עשוי להיות שונה ממה שהיית שוקל לתפקיד, אך הם עשויים להיות מאוד מסוגלים ומהירים ללמוד.
לעתים קרובות, תכשיר מישהו שיעשה את עבודתך מכיוון שאתה עובר לתפקיד חדש בארגון שלך.
שיטה 2 מתוך 3: עבודה עם המתאמן שלך
- 1הצג את עצמך. הציגו את עצמכם כאדם, עמית לעבודה ומשאב למתאמן שלכם. תן להם יותר מאשר רק את שמך. ספר להם קצת על הרקע החינוכי והמקצועי שלך, וכמה זמן אתה נמצא בתפקיד הנוכחי שלך. תן להם הזדמנות להתייחס אליך כדי שגם הם יוכלו להתחיל להתייחס לתפקיד.
- תן לחניך שלך לדעת שתשמש עבורם משאב כאשר הם יבינו את העבודה. אולי תרצה לומר, "עזרתי בפיתוח מסד נתונים זה, כך שאם יש לך שאלות גם לאחר האימון, תוכל תמיד להתקשר אלי."
- 2תהיה תקופת צל. ביום או יומיים הראשונים עם המתאמן שלך, אפשר להם להסתגל לחברה ולתפקיד על ידי התבוננות שאתה עובד. תנו להם להצליל אתכם, לאורך כל היום או לחלקי היום בהם תטפלו בפונקציות העבודה הסופיות של המתאמן שלכם.
- סייע למתאמן שלך על ידי הצעה לפרק תהליך תוך כדי ביצועו או לאחר השלמתו.
- תן למתאמן שלך לעבור על הערותיהם איתך, ועזור לו למלא ריקים או חלקים שהחמיצו.
- 3צור מטלות. חלק ניכר מזמנך באימונים יושקע בהסבר על מושגים ולקיחת המתאמן שלך באמצעות משימות ותפקידים. אתה רוצה לעסוק באופן פעיל את החניך שלך בתפקיד. צור מטלות למתאמן שלך שיעזרו לו לבצע את חובות העבודה שלהם ולסקור איתן כדי שיוכלו לראות את נקודות החוזק שלהן וכן איפה הם צריכים להשתפר.
- אם למשל היה לך פרויקט שכלל מחקר וסיכום הממצאים שלך, חניך שלך יחזור על המחקר והסינתזה. לאחר מכן, עברו על עבודתם איתם, שימו לב באותה מידה מה הם עשו טוב ומה צריך לשפר.
- אם יש לך פרויקט פעיל, מצא משימה בתוכו שהמתאמן שלך ינסה. זה לא רק מעסיק אותם בתפקיד באופן פעיל, אלא מכין אותם לקראת מה שהם באמת יעבדו להתקדם.
- 4היכנסו באופן קבוע. ככל שהאימונים נמשכים, ייתכן שאתה מבלה פחות זמן מדי יום עם המתאמן שלך. אתה עדיין רוצה לבצע צ'ק-אין עם המתאמן שלך מדי יום. זה מאפשר להם להרגיש נתמך ומאפשר להם לעבוד איתך כמה שיותר זמן כדי ללמוד את העבודה.
- נסו להקדיש 15 דקות מדי בוקר לשיחה עם המתאמן שלכם על מה הם יעבדו באותו יום, ועזרו להם להגדיר יעדים להמשך היום.
- הקציבו עוד 15 עד 30 דקות בסוף כל יום לשיחה עם המתאמן שלכם על מה שהם השיגו וכדי לענות על כל שאלה שיש לכם.
הכשרה הינה קריטית בעת פתיחת תפקיד חדש, שכן היא מאפשרת לעובד החדש להבין לא רק את חובות העבודה החדשות שלהם, אלא את תרבות החברה ואת הציפיות הקשורות לתפקיד.
שיטה 3 מתוך 3: מעבר לתפקיד שלך
- 1תן לחניך שלך להוביל. ככל שהמתאמן שלך מתקדם באימונים, הרשה לו לקחת את ההובלה במשימות ופרויקטים מסוימים. התחל בכך שהם ידאגו לשגרה היומיומית ללא עזרתך. ואז, כשאתה מרגיש בנוח עם היכולת שלהם להתמודד עם היומיום, הרשה להם להוביל פרויקט או רכיב פרויקט מסוים.
- אין מסגרת זמן מוגדרת למועד שבו כל חניך אחד צריך להוביל משהו. תראה מה מאפשר לוח הזמנים שלך להכשרה. אם יש לך כמה שבועות לעבוד עם המתאמן שלך, כדאי לך להתמקד בשבוע האחרון בהבאתם לעצמאים. אם יש לך רק כמה ימים, ייתכן שיהיה צורך לקרות מהר יותר.
- מתן אפשרות להוביל אותם להוביל פירושו שאתה מסיר את עצמך מהתהליך. הציעו לסייע למתאמן שלכם אם הם רוצים או זקוקים לו, אך אחרת השאירו להם לבצע את פונקציות העבודה.
- 2בנה את מערכות היחסים שלהם בתוך החברה. כשאתה מעביר את עמדתך לחניך שלך, הציג אותם בפני אנשים אחרים שעשויים לסייע בהשלמת תפקידם. הסתכל על אותם עמיתים לעבודה איתם עבדת בתפקידך, והציג את העובד שלך והסביר כיצד, באופן ספציפי, הם עשויים לעבוד עם אדם זה בעתיד.
- וודא שמתאמן שלך מכיל את מספרי הטלפון, כתובות הדוא"ל וכל מידע אחר ליצירת קשר שיידרש להם כדי ליצור קשר עם אנשי הקשר החדשים האלה בעצמם.
- במידת האפשר, נסה לארגן קפה או ארוחת צהריים כך שהמתאמן שלך באמת יכיר את האדם ואת תפקידיו בעבודה, ולא רק לעצור ליד שולחנו.
- 3תפסיק לעבוד. בשלב מסוים לפני שהמתאמן שלך יהיה לגמרי בפני עצמו, עליך לתזמן להפסיק לבצע את פונקציות התפקיד הנוכחיות שלך. אם אתה מסוגל, כדאי להפנות את תשומת ליבך לעבר עמדתך החדשה. תן למתאמן שלך להשתלט על התפקיד כשעוד יש לך זמן אימונים איתם, כך שאתה שם במקרה שהוא זקוק לעזרה.
- תן למתאמן שלך לדעת זמן רב מראש כאשר אתה מתכוון לקבל אותם במשרה מלאה. הסבירו להם, "אני אהיה שם אם תזדקקו לעזרה או אם יעלה משהו שעוד לא כיסינו, אבל אחרת אתם הולכים לקחת על עצמכם את העבודה לחלוטין."
- יידע מראש גם את המפקח שלך ותבקש מהם לתקשר עם המתאמן החל מאותו יום.
- 4בצע סקירה סופית. בסוף תקופת האימונים, ערכו סקירת ביצועים סופית עם המתאמן. זה אמור להתייחס בעיקר לחוזק ולצמיחה שלהם, ולשים דגש משני על המקום בו הם צריכים להשתפר.
- שאל את המפקח שלך אם הם רוצים לשבת בתהליך זה כדי להביע את שבחיהם וביקורתם הבונה.
- אם אתה כן מדבר עם המתאמן שלך על אזורים שבהם הם עשויים להזדקק לשיפור, עשה זאת באמצעות ביקורת בונה. יידעו שהם בדרך הנכונה, ותנו להם נקודות שיפור ספציפיות שעליהן תוכלו להתמקד.
- שוחח עם המתאמן שלך איפה הם יכולים לחפש הכשרה נוספת אם הם מרגישים שיש איזשהו תחום שהם רוצים לחזק. ספק להם שמות ופרטי קשר של משאבים פנימיים וחיצוניים לחברה שלך.
- 5עזוב את התפקיד. לאחר סיום תקופת ההכשרה, הפסק לבצע את חובות העבודה הישנות שלך. אם אתה מסוגל, הרשה למתאמן שלך להגיע אליך עם שאלות כשהוא מקבל את התפקיד. עם זאת, אין אחרים בארגון שלך לדרוש ממך לבצע פונקציות שצריך לבצע על ידי המתאמן שלך.
- אם אתה עובר לתפקיד אחר בארגון הנוכחי שלך, שוחח עם המפקח החדש שלך והודיע לו שאתה מתבקש לבצע משימות מהתפקיד הישן שלך. בדוק אם הם יכולים לדבר עם המנהל הישן שלך על העברת אחריות למתאמן שלך.
- אם אתה עוזב את הארגון שלך, סביר להניח שאתה לא מחויב להמשיך ולבצע אותם. כל שעליך לעשות הוא ליידע את המעסיק לשעבר שלך שבעוד שאתה מעריך את זמנך בחברתם, אינך נמצא במקום לסיים את פונקציות העבודה האלה יותר.
אם אתה עוזב את עבודתך הנוכחית, בין אם זה לצורך קידום בתוך החברה שלך ובין אם משום שקיבלת תפקיד בארגון חדש, ייתכן שתתבקש להכשיר עובד חדש שיעשה את עבודתך.
- להיות סבלני. ספרו עד עשר, או הקדישו פסק זמן למשך 5 דקות אם אתם באמת מרגישים שהעצבים שלכם מתרסקים.
- השתמש בכישלונות לכאורה כהזדמנויות ללמוד. שאל, מה היית עושה אחרת בפעם הבאה? לשוחח.
- הציגו את המתאמן שלכם לכולם בחברתכם ביום הראשון. זה ישבור את הקרח ויגרום להם להרגיש רצויים וחלק מהצוות.
- לא משנה כמה זמן הוא קצר, הקדש זמן לדון בהחלטות עם המתאמן שלך. הימנעות מהתמוטטות תקשורת היא תמיד יעילה יותר זמן מאשר צורך לבצע עבודה מחדש.
- וודא שתוכנית ההדרכה שלך משתלבת עם החברה שלך. עברו על כך עם הממונה עליכם וקבלו את אישורם להימנע מסיבוכים לאחר תחילת האימון.
קרא גם: כיצד לפתח תוכנית אימונים?
תגובות (3)
- אהבתי במיוחד את החלק שייציל אותי ואז יוותר על המשרה לחלוטין למתאמן.
- עזר לי להבין קצת. אני חושב שאם אנסה, אבין יותר. תודה.
- זה עוזר לרשום את השלבים.
