כיצד לתקשר בצורה ברורה במקום העבודה?

דבר בצורה ברורה ואסרטיבית. בעת שיחה ישירה עם עמיתים לעבודה, השתמש בפעלים פעילים ובשפה פשוטה כדי לוודא שכולם נמצאים באותו דף.

• הימנע ממילים מילוי כמו "אה" או "אממ", ואל תמלמל.
• היה תמציתי. אמנם זה עשוי להיות מפתה לומר דברים בצורה מורכבת כדי לגרום לעצמך להישמע מוכשרים יותר, אבל להיות יותר מדי מילולי יכול לטשטש את המשמעות שלך. אל תהפוך את הדברים למסובכים ממה שהם צריכים להיות.

האזינו לעמיתיכם לעבודה. תקשורת טובה היא רחוב דו סטרי. שאלו שאלות פתוחות (במקום כן או לא) של האנשים איתם אתם עובדים, ושימו לב לתשובותיהם. עקוב אחריהם והישאר מעורב בשיחות מתמשכות.

• עקוב אחר שאלות פתוחות עם שאלות ישירות יותר. זה יכול לעזור להבטיח שאתה ועמיתיך לעבודה מבינים זה את זה בצורה ברורה.
• כאשר עמית לעבודה או מפקח מתקשר אליך משהו מורכב, נסה לחזור עליהם או לסכם את הנקודות העיקריות בחזרה. זה יעזור לשניכם להיות בטוחים שהבנתם מה הם מנסים לומר לכם.
• שיחות אישיות יכולות להוות בסיס טוב לאינטראקציות נוחות יותר בעבודה. הבוס שלך אולי יגיד לך שבתם משתתפת בטורניר כדורגל. כעבור כמה ימים קח את הזמן לבדוק כיצד התנהל הטורניר.

הימנע מרכילות. בכל פעם שאתה חלק מקבוצת אנשים שיודעים דברים זה על זה, זה יכול להיות מפתה לדבר על אחרים מאחורי גבם. זה יכול ליצור רק רגשות שליליים במקום העבודה, וזה כמעט בוודאי יקשה על התקשורת עם עמיתים לעבודה בצורה חיובית. אם אתה צובר מוניטין של רכילות, אנשים יפסיקו לבטוח בך ועשויים לבחור להימנע מלתקשר איתך לחלוטין. תקשורת צריכה להיות על בניית גשרים בין אנשים, במקום לשבור אותם.

הקפידו על דיוק לבניית אמון. קח את הזמן לקרוא את כתיבך ולבדוק שוב את המידע שלך. שגיאות כתיב ודקדוקים יכולות להיות סימן לעצלנות או חוסר זהירות, בעוד שטעייה של עובדות עלולה להוביל לתוצאות מביכות עבורך ועבור עמיתיך. אם אתה מפתח מוניטין של אי דיוק, עמיתים לעבודה שלך עשויים להפסיק לסמוך על עבודתך.

• זה חשוב במיוחד עבור תקשורת בכתב ומצגות חזותיות. כשנכתבות טעויות, קל יותר לתפוס את הקהל שלך וקשה לו יותר לשכוח.
• אם אתה כותב הודעה או מסמך חשוב באמת, בקש מאדם אחד או יותר לקרוא הגהה בכתיבה שלך ולבדוק את הדיוק.

שתף מידע ספציפי וממוקד פירוט. בין אם אתה כותב דוא"ל למפקח שלך או מעדכן את הבוס שלך על סטטוס המשימה האחרונה שלך, עמיתים לעבודה שלך רוצים גישה לידיעה הכי עדכנית וברורה שיש. אם הקולגות שלך יודעים שהם יכולים לסמוך עליך שתספק פרטים, הם יבואו אליך קודם עם שאלות.

• יכול להיות קשה לדעת עד כמה ספציפי הוא ספציפי מספיק. התבונן באופן ביקורתי באינטראקציות שלך, ושאל את עצמך האם אתה משאיר את עמיתים לעבודה שלך עם יותר שאלות מאשר תשובות. לא סתם אומרים שפרויקט הולך טוב. במקום זאת, הודיע למנהל שלך שהגעת ליעדי המכירה שלך או חרג ממך, ומסור להם מספרים מדויקים.

שמור על תקשורתך קצרה. האמרה הישנה שזמן הוא כסף חלה על כל הארגונים מונעי הרווח. ודא שהתקשורת המדוברת והכתובה שלך מעבירה מידע במהירות האפשרית. אמנם אתה אמור לשתף פרטים רלוונטיים, אך עשה זאת מבלי לגרום לחבריך לנפות מידע מיותר או מיותר.

• חשוב על הקהל שלך ומי צריך איזה מידע. הבוס שלך עשוי להתעניין רק בתוצאות השורה התחתונה של העבודה שלך, בעוד שעמיתים לעבודה ברמה שלך עשויים להזדקק להכרת האתגרים שפגשת בדרך.

הגב להודעות דוא"ל במהירות. במקום העבודה של ימינו, כמות גדולה של תקשורת מתרחשת באמצעות דואר אלקטרוני. הגיב להודעות דוא"ל תוך יום עד יומיים עסקים ואל תיתן לגיבוי לתיבת הדואר הנכנס שלך. אם עמיתיכם לעבודה יודעים שהם יכולים לסמוך עליכם לקבלת תגובה מהירה, הם נוטים יותר להגיע עם שאלות או הערות.

• אתה צריך גם למצוא מערכת יעילה למענה לשיחות ולדואר קולי. אתה לא צריך להיות זמין כל הזמן או להחזיר שיחות מיד. עם זאת, עליך לקבוע זמן קבוע להתמודדות עם תקשורת טלפונית ולהיות עקבי לגביו.

עקוב אחר שיחות חשובות בכתב. אם יש לך שיחה חשובה הקשורה לעבודה בטלפון או באופן אישי, שלח דוא"ל מעקב או תזכיר המשך. באופן זה, יהיה לך תיעוד כתוב של כל מה שהוחלט או נדון במהלך השיחה המילולית.

לשאול שאלות. אם אינך מבין משהו, במיוחד אם מדובר במשהו הנוגע לביצוע עבודתך, אל תהסס לבקש הבהרה.

• לדוגמא, אם הבוס שלך בדיוק העביר לך מטלה מסובכת ואתה לא בטוח שאתה מבין את הוראותיך, שאל על החלקים הספציפיים בתהליך שאתה זקוק לעזרה. למשל, "אתה יכול בבקשה לספר לי קצת יותר על מה שאני צריך לעשות לאחר הגשת הדו"ח?"