כיצד להעריך עוזר מנהלי?
אם חובות העבודה שלך מחייבות אותך להעריך עוזר מנהלי, עליך להגדיר תחילה למה אתה מצפה מהתפקיד ולהחליט על יעדים.
עוזרים אדמיניסטרטיביים הם לרוב הדבק שמחזיק משרד ביחד. כיום, תפקיד עוזר מנהלי חורג מתפקיד המזכירות המסורתי של הקלדת תזכירים ומענה לטלפונים. החל מניהול לוח הזמנים של הבוס ועד תכנון אירועים וכלה בקשרי לקוחות, עוזרים אדמיניסטרטיביים ממלאים תפקיד מפתח בשמירה על פעילות החברה שלך. אם חובות העבודה שלך מחייבות אותך להעריך עוזר מנהלי, עליך להגדיר תחילה למה אתה מצפה מהתפקיד ולהחליט על יעדים.
חלק 1 מתוך 4: יצירת טופס הערכה
- 1קבע חובות ואחריות עיקריות. הצעד הראשון הוא לקבוע מהן בדיוק תפקידיו של העוזר המינהלי. אינך יכול להעריך את האדם עד שתדע על מה אתה מעריך אותו.
- למשל, חלק מהאחריות הסטנדרטית כוללת מענה לטלפונים, קבלת פנים לאנשים, ניהול ציוד, העברת הודעות ודואר, הגהת מכתבים ופרסומים, ארגון קבצים ומסמכים, תיאום אירועים ושמירה על ציוד משרדי.
- אחריות אחרת יכולה להיות לימוד הז'רגון בענף, יכולת לנהל היטב את לוח הזמנים של המשרד, וזמינות לביצוע סידורים לפי הצורך.
- 2ציין איכויות אחרות. קריטריוני הערכה אינם צריכים להיות ספציפיים לחובה. למשל, תוכל גם לרשום איכויות שאתה מצפה מהאדם כמו גישה מקצועית, מסודרת, זמינה וחיובית.
- כמה תכונות שעשויות להיות ספציפיות לעוזרים אדמיניסטרטיביים כוללות דייקן, מקצועי לברך לקוחות, מתקשר חזק, דיפלומטי, מסוגל לנהל את הזמן בצורה טובה, מסתגל ודיסקרטי.
- 3כתוב את הציפיות. תחת כל חובה, אחריות או איכות, כתוב מה צפוי להשיג ציון גבוה לביצועים. אתה יכול גם לכתוב מה יחשב כנגד תכונה זו.
- לדוגמא, תחת "מקצועי", אתה יכול לכתוב "שמלות בביזנס קז'ואל", "מברך את הלקוחות בנימוס ובמהירות", "שומר על אזור מסודר לכניסה ללקוחות", ואילו דברים שייחשבו כנגדו כוללים "אי התלבשות של עסקים מזדמנים., "" להתחצף ללקוחות "או" להשאיר את אזור הכניסה מבולגן. "
- 4יש שיטת דירוג סטנדרטית. לדוגמה, תוכל לקבל מערכת ציון 1 עד 10, כאשר 10 יוצאת מן הכלל ובכל מקום מתחת ל -4 אינו מקובל. השאירו מקום מתחת לכל תכונה בה יכול הסוקר לכתוב הצדקה לציון.
- 5שוחח על ציפיות אלה עם העוזר הניהולי שלך. לא ניתן לצפות מהעובד שלך לנחש מה אתה רוצה. כשאתה מעסיק עובד, אתה אמור לקבל תיאור תפקיד שמציג את הציפיות האלה. אתה יכול לכלול את טופס ההערכה כדי שהעוזר הניהולי שלך יידע בדיוק מה צפוי.
- בנוסף, שוחח על האופן שבו פגישה עם השמות הקבועים שלך תשפיע על מקומו בחברה. אולי תיתן בונוסים לעובדים שעושים טוב, או שתשתמש ברובלה כדי להחליט מי יתקדם. בתורם, אולי עובדים שמבקיעים רע יועברו למבחן עד שהעבודה שלהם תשתפר, ואם הם יקבלו ביקורות גרועות במשך שלוש הערכות ברציפות, הם יפוטרו.
כמו כן, הערך האם העוזר הניהולי שלך עמד ביעדים הנדרשים.
חלק 2 מתוך 4: קביעת יעדים
- 1צרו יעדים מציאותיים. עבור עוזר משרדי, יעדים מציאותיים עשויים להיות לימוד מערכת תוכנה חדשה או שילוב משימות חדשות, כגון תזמון. זה יכול להיות גם לימוד מיומנות חדשה, כגון תחזוקת רשת בסיסית.
- זה יכול להיות מועיל לשבת עם העוזר הניהולי שלך כדי לדון גם באילו מטרות הוא או היא מכוונים, מכיוון שהאדם אולי כבר חותר לאינטרסים מקצועיים מסוימים.
- 2קבע לוחות זמנים מציאותיים. פרקו את המשימות הגדולות למטרות קטנות יותר. למשל, אם אתה רוצה שהעוזר הניהולי שלך ילמד תחזוקת אתרים בסיסית, יכולות להיות לך יעדים קטנים יותר לשנה, כמו למשל ללמוד שיעור (12 שבועות), מיומנויות תרגול (12 שבועות), ללמוד מערכת בסיסית מ- web tech (12 שבועות), ולהתחיל בתחזוקת האתר.
- 3תקשר את המטרות. אם לא ישבת עם העובד שלך כדי להחליט על מטרות, עליך לתקשר את מה שאתה מצפה מהאדם. מסמך כתוב הוא טוב מכיוון שהוא מספק תיעוד קבוע של מה שהייתם רוצים לראות, אך עליכם גם לעבור על היעדים עם האדם.
- 4העריך בבדיקת הביצועים. בבדיקת הביצועים הבאה יש לכלול את היעדים מהשנה שעברה. הערך האם האדם עמד ביעדים או נכשל בהם והאם זה מכך שהוא או היא לא הצליחו לבצע ביצועים הולמים. במילים אחרות, אל תעניש את האדם אם הוא או היא לא יכלו לעמוד ביעדים בגלל נסיבות חיצוניות, כגון שלא היה שיעור בשיעור בפרק הזמן הנתון.
- 5החליטו כיצד להשתמש בצורה הטובה ביותר במיומנויות חדשות. לאחר שעוזר מנהלתי השיג יעדים מסוימים, הגיע הזמן להחליט כיצד להשתמש בהם בצורה הטובה ביותר. השתמש בהערכת הביצועים כדי להנחות יעדים חדשים לשנה הבאה, בהתבסס על מה שהאדם למד בשנה הקודמת.
בתורו, אולי אתה רוצה לדון בביקורת בפגישה אחת עם אחד עם העוזר הניהולי שלך.
חלק 3 מתוך 4: החלטה מתי ואיך להעריך
- 1בחר לוח זמנים. אולי אתה רוצה לבדוק את העוזר המינהלי שלך מדי שנה. עם זאת, אתה יכול להחליט שסקירה רבעונית עובדת טוב יותר, מכיוון שתוכל להמשיך לגעת איתו או בבסיס. מעבר לתקופות ארוכות יותר מעניק לעובדים שלך זמן רב יותר למען מטרות, אך סקירה במרווחים קרובים יותר פירושה שאתה נוגע איתם לעיתים קרובות יותר על ביצועיהם. בתורם, הם יכולים לבצע התאמות לאורך כל השנה.
- לחברות מסוימות יש ביקורות ביצועים גדולות אחת בכל שנה, בתוספת ביקורות קטנות יותר לאורך כל השנה.
- 2להחליט מי יסקור. אם העוזר הניהולי שלך עובד אצל יותר מאדם אחד, אולי אתה רוצה שכל אדם ימלא טופס ויספק משוב. אם העוזר הניהולי שלך פשוט עובד בשבילך, אתה צריך להיות הסוקר.
- 3החליטו על פורמט. אולי אתה רק רוצה לספק משוב בצורה כתובה. בתורו, אולי אתה רוצה לדון בביקורת בפגישה אחת עם אחד עם העוזר הניהולי שלך. אלטרנטיבה נוספת היא קיום פגישה קטנה עם כמה מפקחים אחרים.
לאחר שעוזר מנהלתי השיג יעדים מסוימים, הגיע הזמן להחליט כיצד להשתמש בהם בצורה הטובה ביותר.
חלק 4 מתוך 4: ביצוע הערכות
- 1הפוך אותו לחלק מהעבודה היומית או השבועית שלך. כלומר, אינך יכול לבדוק עובד פעם בשנה ללא הערות שתגבה אותך. אתה פשוט לא יכול להסתמך על זיכרון. לאורך כל השנה, רשמו הערות על ביצועי העוזר הניהולי שלכם על בסיס שבועי לפחות עם פרטים ספציפיים.
- למשל, אתה צריך לכתוב, "שלושה לקוחות החמיאו לעובדת X היום. הם אמרו שהיא עושה עבודה טובה ועוזרת לבעיה שלהם" ולא "X עשתה עבודה טובה היום." או שאתה יכול לכתוב "X היה לא מאורגן השבוע. היא איבדה שלושה קבצים חשובים. היא הבטיחה לעשות טוב יותר" ולא "X חסרה כישורים ארגוניים."
- 2מלא את טופס ההערכה. כשמגיע זמן הביקורת, השתמש בהערות שלך כדי למלא את טופס ההערכה שלך. הוסף פרטים כדי להצדיק כל ניקוד שאתה נותן. כמו כן, הערך האם העוזר הניהולי שלך עמד ביעדים הנדרשים.
- 3הציגו את המידע לעוזר המינהלי. לאחר שבחנתם את העובד שלכם, הציגו את המידע בפורמט עליו החלטתם. גם אם אתם נפגשים עם העובד, עדיין יהיה עליכם להגיש לו רשומה כתובה הדנה בביצועים.
- גם כשאתה מציג ביקורת גרועה, נסה להישאר מקצועי. למשל, אתה לא צריך לומר, "אתה מטומטם רגשי, ואתה צריך לקבל שליטה על חייך." במקום זאת, עליך לומר, "שמנו לב שחיי הבית שלך השפיעו על חייך האישיים בשלושת החודשים האחרונים. אמנם אנו מעריכים כי הבעיות שלך בבית היו קשות, אך אנו מצפים שתישאר מקצועית בזמן העבודה."
- דון בתוצאות כלשהן. למשל, אם אדם קיבל ביקורת טובה, פתק שהיא תקבל בונוס, ואילו אם היא קיבלה אחת רעה, היא תמוקם על תנאי.
- 4להגיע להסכמה הדדית לגבי תחומים הזקוקים לשיפור. שתף פעולה כדי לחשוף דרכים מציאותיות שהעובד יכול לשפר, כגון מתן זמן רב יותר לעמידה במועדי הדיווח היומיים. שניכם צריכים להיות מוכנים להתפשר. כלומר, אם העובד אינו יכול לעמוד באופן מציאותי ביעדים מסוימים, עליכם להתאים את היעדים. עם זאת, אם העובד אינו מבצע עבודה מכיוון שהוא או היא אינם מתמקדים, העובד צריך להיות זה שיגלה דרך להסתגל.
- הציעו לאמן את העובד שיעזור להתגבר על חולשות. ודא שהעוזר הניהולי מרגיש מוערך.
- 5אל תסקור אישיות. אלא אם אישיותו של האדם משפיעה על עבודתו, התמקד אך ורק בתפקיד אותו מבצע האדם. במילים אחרות, היה אובייקטיבי בהערכת האופן שבו האדם מסתדר בלי להיכנס לסכסוכי אישיות.
- אם אישיותו של האדם משפיעה על העבודה, התמקד בתפקיד ולא באדם. למשל, אפשר לומר, "X התנהג בגסות כלפי הלקוח לפחות פעם בשבוע וגרם לאיבוד הכנסות," לא "X הוא רגשי מדי."
- 6נסה מתקשרים סודיים. אם ברצונך לבדוק כיצד העוזר הניהולי שלך מתקשר עם אנשים כאשר אינך נמצא בסביבה, שכר בודקים שייכנסו ויבקשו עזרה או יתקשרו בטלפון. תן להם תסריט וטופס להערכת ביצועי העוזר שלך.
קרא גם: איך להיות מוסמך SHRM?
