כיצד לעבוד בצורה יעילה יותר עם עוזר מנהלי?

פיקח על העוזר שלך. בשבועות הראשונים תצטרך להדריך את העוזר שלך בדרכים הספציפיות שאתה רוצה לעשות דברים. אולי יש לך עוזר קודם שהיה מוכן להכשיר את העוזר החדש. אם לא, תצטרך לקחת על עצמך את המשימה. אל תצפה מהעוזר שלך לקרוא את דעתך.

• שב עם העוזר שלך כמה דקות בכל יום כדי לעזור להם למיין דואר ודואר אלקטרוני. הראה להם מה ניתן למחוק, מה ניתן לשמור והיכן למיין סוגים שונים של דואר.

תן הוראות פשוטות ומדויקות. אל תצפה מהעוזר המינהלי שלך לקרוא את דעתך. בעוד שהעוזר שלך אמור לשאול אותך שאלות לגבי כל משימה, עליך לשאוף לתת להם מידע רב ככל האפשר. ודא שכל משימה מוסברת כראוי. תנו להם הרבה זמן לסיים את המשימה. אם מדובר במצב חירום או בראש סדר העדיפויות, הודיעו להם מייד שעליהם לדחוק כל עבודה אחרת.

• ציין תמיד מי, מה, מתי, איפה ולמה. במקום לומר "אני צריך שתטפל בטפסים אלה של הוצאות נסיעה", אמור, "אנא שלח חשבון בדוא"ל עד אחר הצהריים כדי שנוכל להסדיר את טפסי הוצאות הנסיעה האלה." לאחר זמן מה, העוזר שלך עשוי להבין למה אתה מתכוון עם כיוונים מעורפלים, אך בהתחלה, עליך לנסות לאיית דברים בצורה ברורה ככל האפשר.
• יש אנשים שמתקשים יעיל לתת לעוזריהם לוחות זמנים או רשימות משימות יומיות. אם יש לך זמן להכין רשימה כל יום, זה עשוי לעבוד בשבילך.
• הבהיר מתי עליך להתייעץ ומתי ההחלטה בידי העוזר.

תן לעוזר שלך תסריט לשיחות טלפון. תקשר אילו אנשי קשר חשובים ואיזה סוג שיחות אתה מצפה. עליך לספק להם סקריפט כדי שיידעו את נימוסי הטלפון הנכונים במשרדך. הודיעו להם שהם לא צריכים רק לקרוא את התסריט הזה אלא להתאים אותו לצרכים שלהם. זה יבטיח שהעוזר שלך יתייחס ללקוחותיך ושותפיך באופן הולם.

• תסריט עשוי לקרוא כמו "שלום, הגעת למשרד של ג'ואן סמית. אתה מדבר עם ליסה. איך אוכל לעזור לך?"
• ספק תגובות מניות בהן הם יכולים להשתמש, כגון "אני מצטער. גברת סמית 'אינה זמינה כרגע. האם בבקשה אני אקבל הודעה? אני אזמין אותה בהקדם האפשרי."
• סביר להניח שלא תרצו שהעוזר שלכם יפריע לפגישות או יעבוד עם שיחות טלפון לא חשובות, אך ישנם אנשים שתקשרו לשיחות ולא משנה מה. ודא שיש להם רשימה של האנשים האלה.
• אל תשתמש בעוזר לביצוע שיחות עבורך אלא אם כן מדובר במקרה חירום. פעולה זו עלולה להרגיז מאוד את אלה שמחכים לך לענות לטלפון.

ספר לארגון שלך באיזו סמכות העוזר שלך מחזיק. כאשר אתה שוכר את העוזר שלך לראשונה, יידע את אלה שמדווחים לך שהעוזר יטפל בשיחות, בדואר או בדוא"ל שלך. יידעו ספציפית אילו משימות יש להם סמכות.

• אתה יכול לבחור לשלוח דוא"ל לחברה שלך בברכה את העוזר החדש שלך לקפל. אתה יכול לומר, "ליסה תטפל כעת בכל התזמונים שלי. אם מישהו מכם צריך להיפגש איתי, אנא צרו איתה קשר" או "מארק יטפל בדוא"ל שלי, אז אל תתפלאו אם תקבלו הודעה מ אותו."

השתתף בפגישות עם העוזר שלך. זה ייתן להם מושג טוב יותר על נושאים ופעילויות יומיומיות בחברה שלך. הם יהיו מושכלים יותר לגבי האחריות שלך, והם יוכלו לספק ייעוץ והכוונה בפרויקטים מרכזיים. זה ישלח גם הודעה לעובדים אחרים שאתה רואה את תפקיד העוזר המינהלי תפקיד רציני.

• היו ברורים לגבי ציפיותיכם לתפקידם בפגישות. האם עליהם להקשיב, להשתתף או לרשום הערות?

עודד אותם לפתח מיומנויות חדשות. לאחר שהעוזר שלך הוכשר, זה עשוי להיות מפתה רק להשאיר אותם לבד. אם אתה באמת רוצה להפיק את המרב מהעוזר שלך, עם זאת, עליך לעודד אותם להרחיב את מערך המיומנויות שלהם. אתה יכול:

• בקש מהם להשתתף בסמינרים
• לספק הכשרה בתוכנות מחשב חדשות
• אפשר להם לקחת על עצמם משימות חדשות, כולל ניהול פרויקטים משלהם
• סבסוד השכלה נוספת באמצעות תוכנית השתלמות

בקש מהעוזר שלך לארגן את הדואר והדואר האלקטרוני שלך. העוזר הניהולי שלך יכול למיין את הדואר הנכנס שלך ואת ההתכתבויות האחרות שלך כדי לקבוע מה חשוב ומה לא דורש את תשומת לבך. זה יקטין באופן דרמטי את כמות ההודעות הנכנסות שאתה צריך לקרוא בעצמך.

• ודא שאתה סומך על העוזר שלך לפני שמסרת את סיסמת הדוא"ל שלך.
• תבניות תגובה, ממש כמו מכתב טופס או תזכיר, יכולות לעזור לעוזר מנהלי להתמודד עם משימות שגרתיות. ניתן להנפיק תבנית תגובה לשאלות נפוצות של לקוחות, בקשות לתרומות או סיורים, תזכורות לפירעון דוחות ופריטים עסקיים אחרים העשויים לחייב רק את חתימתך.

תן לעוזר שלך לטפל בתזמון. העוזר שלך יכול להקליט כל פגישות, ועידות, שיחות טלפון או פגישות שקבעת. יתר על כן, עליהם לסמן את כל מועדי הפרויקט החשובים או מועדים רבעוניים. עליהם ליידע אותך על כל הפגישות החדשות, ועליך להודיע להם כאשר ערכת בעצמך תוכניות.

• אתה יכול להשתמש ביומן משותף כדי לעזור בניהול לוח הזמנים שלך. לוח שנה אלקטרוני יכול להעלות את לוח הזמנים שלך לענן ולהודיע לשניכם אם ישנם שינויים שבוצעו על ידי אחד הצדדים.
• הקפידו ליידע אותם כאשר אתם מתכננים לצאת לחופשות, לנסוע לעסקים או לצאת לחופשה רפואית כדי שיעזרו לכם לארגן את זמנכם בצורה יעילה.

העלה מסמכים חשובים לתיקיית ענן משותפת. אם העוזר שלך זקוק לגישה למסמכים, תבניות או טפסים מסוימים, עליך להנגיש אותם בקלות רבה ככל האפשר. צור Dropbox או חשבון Google Drive ששניכם משתפים. העלה את כל המסמכים הדרושים. העוזר שלך יכול גם להעלות מסמכים חשובים כדי שתוכל להסתכל עליהם ולחתום בנוחותך. זה יהיה תהליך חלק יותר מאשר שליחת מיילים הלוך ושוב.

• קבע נהלים לטיפול בתיקים פיזיים, במיוחד באילו סוגים יש לשמור, אמצעי אבטחה ואחסון.

הימנע מניהול מיקרו. אמנם יש לך דרך מדויקת לעשות דברים, אבל אתה רוצה לוודא שהעוזר שלך הוא פרודוקטיבי בדרכם שלהם. מה שעובד בשבילך לא יכול לעבוד בשבילם. כל עוד המשימה הושלמה בהצלחה, אתה לא צריך לנקוט איך הם סיימו את המשימה. אם הם עשו משהו לא בסדר, נסה לספק משוב שיתקן את השגיאה.

• אל תדרוש אישור לכל משימה אחת. לדוגמה, אם העוזר שלך ממיין את הדואר שלך, הם לא צריכים להזדקק לאישור שלך כדי לזרוק דואר זבל לאחר אימונו. בכך אתה לוקח זמן רב ככל שאתה עשוי לחסוך.
• כאשר הם הופכים נוחים בתפקידם, אתה יכול להתחיל לתת להם פרויקטים גדולים יותר. אפשר להם לפקח על תוכניות מסוימות. תנו להם אפשרות לנהל משהו. בקש מהם להציג בפגישה. זה יגדיל את היכולת שלהם תוך אפשרות לגדול כשכיר.
• לא רק שהעוזר שלך ירוץ להביא לך קפה. אלא אם כן מדובר ברחוב דו סטרי (אתה יכול קפה מדי פעם), אל תבקש מהעוזר לקבל קפה כחלק מתפקידיהם אלא אם כן הם מתנדבים לעשות זאת. היזהר מאוד מסטריאוטיפים מגדריים.
• זכור כי העוזר שלך נועד להרחיב את היכולות שלך, ולא לשמש כמזכיר או משרת. התייחס אליהם כאל איש מקצוע.

הבהירו את מערכת היחסים והתפקידים שלכם באופן קבוע. לפחות פעם בשנה, שב עם העוזר שלך לפגישה רשמית. שאל איך העוזר שלך היה. תפקידיו של עוזר נוטים להשתנות משנה לשנה. וודא שהעוזר שלך יודע מה תפקידם, ודון בכל שינוי אפשרי באחריותם בשנה הקרובה. אחרון, ברר לגבי יעדי הקריירה של העוזר שלך. האם הם שמחים להישאר כעוזרים? או שהם מחפשים לקחת על עצמם אחריות אחרת בחברה?

• זכור לשמור על מרחק מקצועי מהעוזר שלך. מערכת היחסים שלך צריכה להיות ידידותית אך בבירור עובדת ועובדת.
• אם אתה גורם להם לעבוד בשעות חריגות או ארוכות, שקול לקדם עוזר למעמד שאינו פטור כפרס. עם זאת, אל תעשה זאת כדי לחסוך כסף (לגרום להם לעבוד יותר שעות תמורת פחות שכר).
• ניתוח רשימת ביקורת של האחריות של העוזר הניהולי שלך. שאל אם יש צורך במשימות מסוימות. בדוק אם יש תחומי אחריות שניתן לצמצם אותם או שיש אחריות נוספת להוסיף.

נפגש עם העוזר שלך מדי יום. אם אתה רוצה שהכל יעובד בצורה חלקה, עליך לקיים פגישה קצרה עם העוזר שלך לפחות פעמיים ביום. בבוקר, עברו על התוכניות והיעדים להיום. הקפד לציין אילו משימות הן בעלות העדיפות הגבוהה ביותר. בסופו של יום, דן מה קרה ומה לא נעשה. תכנן גישה לפיתרון בעיות שנוצרו.

• ייתכן שתרצה להשתמש באפליקציה לניהול פרויקטים כגון Wunderlist או Trello כדי לעזור לשניכם להחליט מה צריך לעשות באותו יום. העוזר שלך יכול לבדוק משימות כשהן מסיימות אותן. תוכל להוסיף משימות אם הן עולות או לסמן משימות מסוימות כעדיפות. אפליקציות חוצות פלטפורמות מאפשרות לך להוסיף משימה במכשיר שלך לפני שתשלח עדכון אוטומטי לעוזר שלך.

ספק משוב חיובי וקריטי כאחד. טעות נפוצה שעושים כמה בוסים היא לבקר רק את העוזר שלהם. העוזר שלך אנושי, ועל ידי מתן משוב חיובי אתה לא רק מחזק שיטות עבודה טובות אלא גם מעודד מערכת יחסים ידידותית. זה יגביר את המורל של העוזר שלך, יגדיל את התפוקה שלהם ושלך.

• משוב חיובי צריך להתמקד ביכולתו של העוזר לבצע משימות בצורה טובה. לדוגמא, "עבודה טובה בהגשת דוחות הוצאות נסיעה כל כך מהר. הפכת את חיי להרבה יותר קלים."
• משוב קריטי צריך להתמקד בדרכים שהעוזר יכול לשפר. לדוגמא, "בפעם הבאה אני אצטרך שתגיש את דוחות ההוצאות האלה בתוך שבוע ממסעי. אל תדאג עם זה הפעם, אבל בפעם הבאה אני מצפה שתקבל אותם בזמן."
• זכור אותם בימים מיוחדים כגון ימי הולדת או יום העוזר המינהלי.

האזן לעוזרת המינהלית שלך. אתה צריך לנסות לבקש מהעוזר הניהולי שלך רעיונות לשיפור יעילות המשרד שלך, כמו גם את התפוקה שלך. לאחר שעבד אצלך מספר שבועות, העוזר שלך יבין היטב את הרגליך, נקודות החוזק והחולשה שלך. עודד את העוזר שלך להיות כנה, ותגמל רעיונות טובים. אל תפטר או תיעלב ממה שהם אומרים. נקודת מבט רעננה עשויה להיות בדיוק מה שאתה צריך.

• אתה יכול לשאול, "מה הדרך הטובה ביותר עבורנו לשפר את התפוקה? מה אתה רואה שיכול להשתפר?"
• אם העוזר שלך נותן רעיון טוב, שבח אותם. אתה יכול לומר, "זה רעיון טוב. מה אנחנו יכולים לעשות כדי להוציא את זה לפועל?"
• אם אתה לא אוהב את הרעיונות שלהם, פשוט לא מסכים ולעבור הלאה. אתה יכול לומר, "אני לא בטוח שזה יעבוד כאן."