איך להיות מפקח יעיל?
כדי להיות מפקח יעיל, הקפד על הכללים והציפיות שלך כדי שהעובדים שלך יידעו מה הם צריכים לעשות כדי להצליח. עם זאת, אל תפחדו לשנות את הגישה שלכם או הודות שטעיתם אם הדברים לא מתנהלים כמתוכנן. כמו כן, השתדל לתקשר עם העובדים שלך באופן קבוע כדי לשמור על כולם באותו דף. כשאתה מציב ציפיות לעובדים שלך, ודא שהם מציאותיים ונסה לזכור שלא ניתן להשיג שלמות. לטיפים לעמידה בדרישות להיות מפקח, גלול מטה!
כן, ניתן לכתוב מפקח, כי כמפקח אתה צריך להיות מנהיג ולא אדם שמביא סכסוך למפקח אחר.
מפקחים יעילים נחוצים בכל המסגרות בהן העובדים זקוקים להדרכה ופיקוח כדי להשלים משימות, לשרת לקוחות ולעמוד בזמנים. מפקח מיומן הוא מתקשר יעיל, פותר בעיות ומניע עובדים. על מנת להיות מנהיג טוב ולהפיק את המרב מכל עובדיך, עליך לקבל תובנה לגבי נקודות החוזק והצרכים ההתפתחותיים שלהם. אתה צריך גם להיות סט ברור של ציפיות ויעדים.
חלק 1 מתוך 3: השגת אמינות
- 1אמון בעצמך. אחד הדברים הגרועים ביותר שאתה יכול לעשות כמפקח הוא לפקפק ביכולות שלך. אם אתה חדש בפיקוח על אחרים, הכיר בכך שכנראה תעשה כמה טעויות בדרך, אבל זה לא אומר שאתה לא מנהיג טוב. חתוך את עצמך קצת רפוי, אבל אז התחייב לעצמך לעשות כמיטב יכולתך.
- זכור שהתקבלת לעבודה כמפקחת מכיוון שהבוס שלך מאמין שאתה מסוגל לבצע את העבודה! עכשיו אתה רק צריך להוכיח את הבוס שלך צודק.
- אל תתנו לעצמכם להאמין שבוסים לעולם לא עושים טעויות. אף אחד לא מצפה ממך להיות מושלם חוץ מעצמך.
- 2הובילו לדוגמא. חשוב לתת לעובדים שלך דוגמה טובה להתנהגות המודל. זה שאתה אחראי לא אומר שאתה כבר לא צריך לעמוד בכללים. אם אתה חרוץ, מחויב ומוסר, סביר יותר שגם העובדים שלך יהיו כאלה.
- זכור לא לתת לעוצמה החדשה שלך ללכת לראשך. חשוב לכבד את העובדים שלך אם אתה רוצה שיכבדו אותך בתמורה.
- הגישה שלך חשובה לא פחות מהמעשים שלך. היו תמיד ידידותיים ומקצועיים.
- 3היה עקבי. חשוב שהעובדים שלך ידעו למה לצפות ממך. הקפידו לפרוס תמיד את הכללים והציפיות לעובדים חדשים ולאכוף מדיניות זו באופן עקבי. אם יש שינויים במדיניות, ודא שהעובדים מבינים אותם.
- נסו לשמור על הרגשות שלכם בשליטה ככל האפשר.
- תמיד התייחס לעובדים בצורה הוגנת, ואל תעדיף אחד את השני
- 4היו מוכנים לשנות. מפקחים טובים לא יכולים להיות תקועים לגמרי בדרכיהם. הם צריכים להיות מוכנים להכיר מתי גישה ספציפית לא עובדת ולבצע שינויים בהתאם, גם אם זה כרוך בהודאה שטעו.
- אתה גם צריך להיות מסוגל להתאים את סגנון הניהול שלך לצרכים של עובדים שונים. עובדים מסוימים עשויים לפרוח בניהול מעשי, בעוד שאחרים עשויים ליהנות מרוב חופש. באחריותך להכיר בצרכים אלה ולהגיב בהתאם.
- זה לא אומר שאתה צריך להיות סטנדרטים שונים עבור עובדים שונים באותו תפקיד. למרות שתרצה להתאים אישית את הגישה שלך לסגנון העבודה של כל עובד, אתה עדיין צריך להיות עקבי בציפיות ובאמצעי המשמעת שלך.
טיפ מומחהמה המומחה שלנו עושה: "כמנהיג, אני תמיד מנסה להסתגל ולשנות. אני מנסה לשנות בדרכים המקשרות אותי יותר לערכי הליבה שלי. למרות שחשוב שמנהיגים יהיו עקביים עם הערכים שלהם כדי שאנשים יבינו. אותם, ההסתגלות לאתגרים ולמצבים היא גם כוח.
- 5להיות אחראי. כמפקח, אתה אחראי על כל הצוות שלך. אם אתה מתגעגע למועד אחרון או מאבד לקוח, אל תצביע לאצבעות ותאשים אחרים בטעות. במקום זאת, העריך את התפקיד שמילאת, הודה בטעויות משלך והעלה תוכנית להימנע מלעשות את אותן טעויות בעתיד.
האם ניתן לכתוב מפקח אם הוא מציק למפקח אחר?
חלק 2 מתוך 3: להפיק את המרב מהצוות שלך
- 1לתקשר ביעילות. תקשורת חיונית למנהיגות טובה. עליכם לתקשר את ציפיותיכם בצורה ברורה, בין אם אתם מסבירים פרויקט אחד או מזכירים לצוות כולו את המדיניות של החברה.
- דאג שתקדיש את הזמן להכיר את כל העובדים שלך, והודיע להם שאתה זמין לדבר איתם במידת הצורך.
- תקשורת כוללת הקשבה כמו גם דיבורים, אז היו פתוחים להאזנה לכל קלט שיש לעובדים שלכם עבורכם. כשאתה מעניק לעובדים את תשומת הלב הבלתי מחולקת שלהם, הם מרגישים שמכבדים אותם ומוכנים יותר להקשיב להדרכה שלך. מתן פקודות קפדניות מבלי להקשיב יכול לשחוק את מחויבות העובדים והתלהבותם.
- הימנע מהרצאות עובדים או משלוח הוראות באמצעות הודעות דוא"ל מלאות. חשבו על המסרים החשובים ביותר שתרצו להעביר והעבירו אותם פנים אל פנים או בטלפון. השקיע מחשבה בתקשורת הדוא"ל שלך כדי להבטיח שהן ברורות, תמציתיות ומכבדות.
- פגישות קבועות עם עובדים יעניקו לכם את האפשרות לשאול אותם על הפרויקטים עליהם הם עובדים, לשמוע טענות ועובדי ניצחון, לדון בהצלחות הצוותים ולפתור סיעור מוחות לבעיות חדשות.
- תמיד תהיה תגובה על ידי מענה לאימיילים של העובדים שלך והחזרת שיחותיהם במהירות.
- ריבוי משימות נוח מאוד בעולם העמוס של ימינו, אך לפעמים זה פשוט לא עובד. תן לעובדים שלך לדעת שאתה מעריך את זמנם על ידי הצבת כל הסחות הדעת כשאתה נפגש איתם.
- 2קבעו ציפיות סבירות. אינך יכול לצפות לשלמות מחוץ לצוות שלך, אז היזהר מביקורת יתר או הגדרת יעדים שאינם בהישג יד. זה רק ירתיע את העובדים שלך.
- אתה עדיין יכול לצפות להצטיינות מהעובדים שלך, כל עוד מצליחה להשיג אותה.
- קח את הזמן לדבר עם העובדים שלך על הציפיות שלך ולקבל את המשוב שלהם. אם אתה מעודד דיון כנה, סביר יותר שהעובדים שלך יידעו אותך אם הציפיות שלך נראות בלתי סבירות.
- עליך להבין היטב את נפח העבודה שכבר קיים ואת משך הזמן שייקח לעובדים שלך לסיים פרויקט ספציפי לפני שתגדיר מועד. אם אין לך את המידע הנכון, אתה מסתכן בהטלת יתר על הצוות שלך.
- 3האצלת האחריות. כמפקח אי אפשר לעשות הכל בעצמך, אז אתה צריך להיות מסוגל לסמוך על העובדים שלך שיטפלו בדברים בלעדיך. יתכן שתצטרך לוותר על שליטה קטנה, אך יהיה לך יותר זמן להתמקד באחריות שלך ותעניק לעובדים שלך את האפשרות לפרוח.
- זכור שאתה עדיין אחראי בסופו של דבר על עבודת העובדים שלך, גם אם אתה מאציל משימות ספציפיות לאחרים. אם אתה לא סומך לחלוטין על העובדים שלך שיעשו את העבודה בעצמם, קבע תהליך ביקורת כלשהו עד שאתה חושב שהם יכולים להתמודד עם זה.
- 4תגמלו הישגים. כאשר עובד עושה עבודה טובה, חשוב להכיר בכך! תן לכל העובדים שלך אשראי על עבודה שנעשתה היטב והודיע להם שהעבודה הקשה שלהם מוערכת.
- יש מפקחים שמרגישים מאוימים על ידי עובדים מצליחים, אך זה רק יעכב את היכולת שלך להיות מפקח יעיל. אתה צריך להיות גאה בעובדים שלך עם ביצועים גבוהים, לא לקנא.
- 5עודדו צמיחה. אחת האחריות שלך כמפקח היא לפתוח את הפוטנציאל של כל העובדים שלך. אתה יכול לעשות זאת על ידי מתן ביקורת בונה ועל ידי חיפוש דרכים לאפשר להם לקבל אחריות חדשה או תפקידים חדשים בארגון.
- שימו לב לכישרונות ולמיומנויות הייחודיים של כל עובד והשתמשו בכוחות הללו לטובת הפרויקט או החברה. לדוגמא, עובד יכול להיות מצוין בטלפונים אבל קלדנית איטית. מצא עבורה הזדמנויות ליישם את כישורי הטלפון שלה לבניית קשרי חברה, מכירת מוצרים או שירות לקוחות.
- במידת האפשר, מציעים הכשרה לעובדים שיעזרו להם ללמוד מיומנויות חדשות. קלדנית איטית, למשל, יכולה להיות מעודדת לקחת כיתת הקלדה או להקצות לה משימות הקלדה נוספות כדי לשפר את כישוריה.
- הימנע משימת תשומת לב לחולשות שלא לצורך. התמקדות מוגזמת בחולשות העובד עלולה לגרום למפח נפש ומורל עובדים נמוך.
- השתמש בביקורות עובדים כהזדמנות לשבח את העובדים שלך על חוזקותיהם ולהציע ביקורת בונה על מה שהם יכולים לעשות טוב יותר. חלק מלהיות מנהל אפקטיבי הוא סיוע לעובדים להפוך את חולשותיהם ליכולות. השלב הראשון הוא יצירת מודעות לאזור שזקוק לשיפור.
- אל תחכה לבדיקה השנתית של העובד שלך אם אתה יכול להביע ביקורת בונה היום!
- 6להתמודד עם סכסוך. המפקחים צריכים להתמודד עם הרבה מצבים לא נוחים, החל בסכסוכים בין עובדים לפיטורים. אמנם זה עשוי להיות מפתה להימנע ככל האפשר מהתמודדות עם מצבים אלה, אך עדיף להתמודד איתם חזיתית במקום.
- העובדים שלך לא יכבדו אותך אם הם יראו בך מישהו שברח לנוכח הסכסוך.
- כשאתם מנהלים שיחה קשה עם עובד, התמקדו תמיד בתצפיות אובייקטיביות והימנעו מהאשמות.
יש מפקחים שמרגישים מאוימים על ידי עובדים מצליחים, אך זה רק יעכב את היכולת שלך להיות מפקח יעיל.
חלק 3 מתוך 3: עמידה בדרישות
- 1אל תתמהמה. דחיינות היא גרועה כאשר העובדים עושים זאת, אך גרוע עוד יותר כאשר המפקחים עושים זאת. כמנהיג, אתה צריך להכין תוכנית להתמודדות עם פרויקט בהקדם האפשרי.
- 2מצא פתרונות. במקום לבזבז את זמנכם בתלונות על הבעיות שעומד בפניכם הארגון או המחלקה שלכם, השתמשו באותו זמן בכדי להמציא תוכנית משחק.
- יש לזכור שפתרונות לטווח הארוך תמיד טובים יותר מאשר פתרונות לטווח קצר, גם אם קשה יותר ליישם אותם.
- להיות פותר בעיות יעיל פירושו להישאר ממוקד בעובדות המצב ולחשוב על פתרונות יצירתיים. הימנע מהתמקדות ברגשות והאשמה. חשוב על הצעדים הדרושים כדי לעזור לעובדים להחזיר קור רוח ולחדש את המשימה העומדת על הפרק.
- 3אתגר את עצמך. מנהיגים טובים צריכים תמיד לחפש דרכים חדשות לאתגר את עצמם ואת צוותיהם.
- זה לא אומר להכריע את הצוות שלך או לקחת על עצמך יותר ממה שאתה יכול להתמודד, אבל זה אומר לצאת מחוץ לאזור הנוחות שלך מדי פעם. עודד את העובדים לעשות את אותו הדבר בכך שהם מציעים להם את האפשרות לעבוד על פרויקטים שאינם מוכרים להם.
- 4להציב מטרות. חשוב שמנהיג יבין היטב את יעדי המחלקה ויעדיה, אז קח זמן מה מעת לעת כדי לעבור על הפרויקטים עליהם עובד הצוות שלך. צרו מועדים או יעדים ספציפיים לעובדים שלכם שיעזרו להם לעקוב אחר המסלול והמוטיבציה.
- הקפד להקשיב לצוות שלך אם הוא אומר לך שהיעדים אינם ניתנים להשגה. אין סיבה שלא ניתן לשנות מטרה.
- ככל שתחושתך תהיה טובה יותר כמה הצוות שלך צריך להשיג בפרק זמן מסוים, כך תבין טוב יותר כמה עבודה נוספת הם באמת יכולים לקחת על עצמם.
- 5תהיה תומך. המפקח צריך להיות מסוגל להיכנס ולעזור לבעיית הצוות לפתור בכל צורך. וודא שהצוות שלך יודע שאם יש להם אי פעם בעיה בפרויקט, אתה זמין לעזור לו להבין את זה.
- אי אפשר להפריז בחשיבות המשוב. ודא שאתה מודיע לעובדים שלך איך הם מסתדרים, בין אם זה טוב או רע.
- 6ייעל תהליכים. צור מערכות כדי לחסוך לעובדים זמן במשימה ו / או לסלק שגיאות. צור מסמכים המתארים את אחריות העובדים ומי אחראי על אילו משימות.
- הפוך משימות קלות לאוטומטיות במידת האפשר, ועודד עובדים להתמקד יותר בפרויקטים יצרניים ומרתקים.
- 7היו גמישים. לא הכל ילך לפי התוכנית, וכמפקח עליכם להיות בסדר עם זה. נסו לא לקחת כישלונות באופן אישי מדי. במקום זאת, ללמוד מהם ולהחיל את הידע הזה על הפרויקט הבא שלך כדי שתוכל למנוע את אותן טעויות.
- זכור כי אנרגיה שלילית תזלוג לכל הצוות שלך, אז הקפד לתת את הטון הנכון.
כדי להיות מפקח יעיל, הקפד על הכללים והציפיות שלך כדי שהעובדים שלך יידעו מה הם צריכים לעשות כדי להצליח.
- אל תיקח את עצמך יותר מדי ברצינות! אתה עדיין יכול ליהנות מהעבודה שלך ולעודד אווירת עבודה מהנה.
- זה קריטי שהעובדים שלך סומכים עליך, אבל זה לא יקרה אם לא תראה להם שאתה סומך גם עליהם.
- חשוב לבחור את הקרבות שלך. המפקחים מתמודדים עם הרבה סכסוכים מדי יום.
- ערכו תהליך ראיונות חזק לבחירת העובד המתאים. זה יכול לחסוך לכם הרבה לחץ מיותר מלבחור את העובד הלא נכון. תעסוק בכישורי העבודה, לא במי שאתה מכיר, או באופן האישי ביותר.
קרא גם: איך נותנים כריך משוב?
שאלות ותשובות
- איך אני מפקח על אדם לא משכיל או חובב?חבר את האדם למישהו שיש לו את הידע והמומחיות הנדרשים. תן לעובד הבכיר לדעת שהוא / היא נקראים / ת להעביר את הידע הזה לעובד בעל פחות ניסיון.
- האם מפקח יכול לשנות או לכתוב על טופס הערכה או הערכה עצמית של העובד?זה תלוי איך נוצר טופס ההערכה העצמית. שלנו מאפשר למתבונן (בדרך כלל המפקח) להוסיף ציון לכל היכולות הנבדקות. לאחר מכן נדון הציונים עם העובד במהלך הערכת הביצועים. נבדקת שיטת ההתבוננות (ישירה או עקיפה) ויוזמים צעדים לשיפור ציונים נמוכים.
- כיצד אוכל לעבוד ביעילות מול ההנהלה העליונה?דע את המטרה שמנהיגיך מנסים להשיג. כמו כן, דע את תחומי האחריות שלך וכיצד אתה מתכנן לתמוך ביעדי ההנהגה (ים). התקשר ביעילות עם המנהיג והצוות התומך שלך. שלח שינויים, חסימות כבישים או פגעים שאתה עלול להיתקל בהם בעזרת פתרונות אפשריים. בקש סיוע, במידת הצורך, לפני המועד האחרון. והכי חשוב, תמכו ברעיונות ובמטרות של המנהיג שלכם על ידי ניסיון לגרום לאחרים לראות כיצד הם יועילו לתמונה הגדולה. זכרו, הישארו תמיד ניטרליים. אל תדבר על המנהיג שלך מאחורי גבו.
- איך אני מעודד את העובדים שלי לעבוד קשה יותר?תמריצים הם דרך טובה לשפר ביצועים, ולא רק כסף. במקום בו אני עובד, ההנהלה מזמינה אנשים לארוחת צהריים בכל פעם שהם עולים על המטרה. הם מקבלים ארוחת צהריים בחינם, אבל הם גם יודעים שמייחדים אותם למאמציהם, וזה מעורר אותם לעשות עבודה טובה.
- איך אני מתמודד עם עובדים שעושים טעויות ואז מנסה להטיל את האשמה על מישהו אחר?נסו לגרום להם לקחת אחריות על מעשיהם, ולנתב אותם חזרה לעצמם אם הם מנסים להאשים אחרים. ייתכן שיהיה עליך להגדיר כמה יעדים, או השלכות אפשריות אם הם לא מצליחים להשתפר. שאל אותם שאלות: איך הם מרגישים שהם עשו במשימה? איך הם היו יכולים לעשות את זה אחרת? כמוצא אחרון, התריע בפני המנהל או מי שנמצא מעלך מהמצב.
- אם מישהו בתפקיד מנהיגות עושה מעשה לא בטוח, מה עלי לעשות כמפקח?בהחלט לאתגר את המעשה הלא בטוח, ניהול בטיחות דורש רמת בעלות זו בכל הרמות.
- האם ניתן לכתוב מפקח אם הוא מציק למפקח אחר?כן, ניתן לכתוב מפקח, כי כמפקח אתה צריך להיות מנהיג ולא אדם שמביא סכסוך למפקח אחר.
- על אילו טקטיקות תוכלו להמליץ על שינוי התנהגויות?שאל אנשים מה תוכל לעשות בכדי להקל על העניינים או לעזור להם לבצע את עבודתם בצורה טובה יותר. איך אתה יכול להיות יותר תומך? שמור עליהם, והם ידאגו לך.
- איך אני מפקח על אנשים שעבדתי איתם שנים וידידי?נסו לשמור על חייכם האישיים מחוץ לעבודה, גם כשאתם חברים עם העובדים שלכם. שוחחו על תכניות סוף השבוע מחוץ לעבודה, והפנו אותם בחזרה לנושאי עבודה אם הם מתחילים לדון בנושאים אישיים בעבודה. זה לא מצב קל, אך ככל הנראה עמיתים לעבודה שלך יעקבו אחריך. אל תפחד להעיר להם בעת הצורך, ויידע אותם שיש סטנדרטים ברורים והוגנים לכל העובדים, ללא קשר למעמדם כחבר שלך.
- איך אני ניגש לחבר לעבודה שיש לו גישה שלילית כל הזמן?התמקדו בעצמכם ובאופן בו אתם מגיבים לשלילה. אינך הסיבה ליחס שלילי של אדם אחר ואין לך שום שליטה על רגשותיו של אדם אחר. התפקיד שלך הוא להתמקד באחריות ובמשימות שלך, ולא בגישה השלילית שלך.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב דוח אם לא הצלחתי לפקח על הצוות?
- כיצד אוכל לפקח על עובד "יודע הכל"?
- איך אני מתמודד עם עובד שלא מכבד אותי ונראה שתמיד מכוון אותי?
תגובות (13)
- מאמר זה נתן לי תמונה ברורה מאוד כיצד לגשת לעמדתי החדשה. תודה!
- מאמר זה ממש עזר לי בפעם הראשונה שלי כיד מובילה.
- זו הייתה סיכום נהדר לדברים שאני צריך להתמקד בהם.
- זה טוב להגדלת העסק שלך ואת העבודה שלך. ניסיתי את זה בתפקידי אז אני מצליח עכשיו. מיום ליום אני מרגיש שאני מקבל כבוד מהצוות שלי והם עוזרים לי לגדול ולגדול.
- עזור לבחון אילו תכונות טובות נדרשים כדי להיות מפקח טוב.
- מאמר זה עשוי לעזור מאוד, טוב מאוד, תודה!
- טיפים שניתנו יפה בשביל לקבל את התפקיד הראשון שלי כמפקח.
- עוזר לי מה הצרכים להיות מפקח, תודה.
- זה עזר לי עם העיתון שלי לבית הספר. זה גם עוזר לי להיות מפקח טוב יותר.
- הייתי צריך את זה בשביל מקום העבודה שלי.
- זה היה אינפורמטיבי ומרגיע כי אני פונה לכיוון הנכון והחיובי.
- כל מעט מידע טוב אכן עוזר לי להיות מפקח טוב יותר. מאמר זה בסך הכל טוב. זה כן עוזר לי לתקשר יותר עם הצוות ולקחת אחריות רבה יותר. תודה.
- זה היה מאוד אינפורמטיבי. זה מלמד ענווה בכל, זה נותן רעיונות איך אפשר לעשות טוב יותר, לבצע שינויים ולקבל ביקורת. זה גם מלמד שאף אחד לא טוב יותר מהאחר, כולנו עושים טעויות.
