כיצד לתקשר עם העובד שלך בעיה במקום העבודה?
לאחר שדיברת עם המנהל הישיר שלך, עליך להתבונן בעובד או בעובדים הקשורים לבעיית מקום העבודה.
כמנהל טוב או כמפקח, חובתך לפתור בעיות במקום העבודה. בעוד שהגורמים לבעיות במקום העבודה משתנים - סכסוכי אישיות, עובדי בעיה, תהליכים פגומים או יותר - כולם צריכים להיפתר באופן דומה. בסופו של דבר, בעיות במקום העבודה ניתנות לפתרון רק באמצעות תקשורת עם העובד או העובדים שנמצאים במרכז הבעיה הספציפית או מכירים אותה. בסופו של דבר, יהיה עליכם לזהות את הבעיה, לדון בה עם העובדים ולמצוא דרך לפתור אותה. עם קצת זמן ותקשורת, לא תתקשו להתמודד עם בעיות במקום העבודה.
חלק 1 מתוך 3: זיהוי הבעיה
- 1אסוף מידע רלוונטי. לפני שאתה מדבר עם העובד שלך, עליך לאסוף מידע כלשהו כדי שתוכל לזהות את הבעיה. זיהוי הבעיה יספק לך את המידע הדרוש לך על מנת לנהל דיון אודות הבעיה.
- משוך הערכות עובדים.
- אסוף סטטיסטיקה של ביצועים או מכירות.
- שוחח עם הנהלה או עובדים אחרים העשויים להיות בעלי מידע ממקור ראשון אודות בעיית מקום העבודה.
- 2שוחח עם המפקחים והמנהלים שלך. לפני שתמשיך ותדבר עם העובד, עליך לדבר עם המפקח או המנהל שלך. המפקח והמנהל שלך יתן לך מושג טוב לגבי סוגי הפתרונות שהם רוצים שתחפש. בנוסף, הם יתנו לכם מושג לגבי סוג הסמכות שיש לכם לתקן את בעיית מקום העבודה.
- התקשר לפגישה עם הממונה הישיר שלך.
- ספר להם על הבעיה שזיהית. אמור משהו כמו: "יש לנו בעיית פרודוקטיביות במיקום ספרינג פולס שלנו. אני עובד באופן פעיל כדי לפתור את זה עם העובדים המדוברים."
- שאל אותם מה הם היו רוצים שתעשה כדי לטפל בזה. למשל, שאל: "האם יש משהו ספציפי שתרצה שאעשה כשעובדים לפתור בעיה זו?"
- גלה אם למפקח שלך יש מידע רלוונטי יותר אודות בעיית מקום העבודה.
שוחח עם הנהלה או עובדים אחרים העשויים להיות בעלי מידע ממקור ראשון אודות בעיית מקום העבודה. - 3התבונן בעובדיך העובדים. לאחר שדיברת עם המנהל הישיר שלך, עליך להתבונן בעובד או בעובדים הקשורים לבעיית מקום העבודה. התבוננות בעובדים שלך תתן לך מידע מוצק אודות התהליך הבעייתי הספציפי או האינטראקציה בין העובדים שגורמים לך לבעיה.
- הקדיש זמן להתבונן בפעילות השוטפת של הארגון שלך. זה יעזור לך ליצור הבנה טובה יותר של כל בעיות במקום העבודה.
- ערכו פגישות עם עובדים מדי פעם בכדי לראות מה קורה איתם.
- שבץ את עצמך בעבודות שונות במהלך השנה. בדרך זו תוכלו לקבל מושג טוב יותר על אופן הפעולה של תהליכים וכיצד עובדים מתקשרים זה עם זה על בסיס יומי.
חלק 2 מתוך 3: דיון בבעיה
- 1קבע פגישה כדי לדבר על הבעיה. הצעד הראשון שלך הוא לקבוע פגישה כדי לדבר על הבעיה. קביעת פגישה תספק לכם אפשרות לדון ולחקור את הבעיה.
- כשאתם דוא"ל או מתקשרים לעובד, דאגו להיות קצרים יחסית בשיחה שלכם.
- למרות שאתה צריך לתת להם מושג על הבעיה עליה תדבר, נסה לא להיכנס עמוק מדי לבעיה.
- הימנע מהאשמת העובד שלך בעת הזמנתו לפגישה.
- אמור משהו כמו: "ג'ון, הייתי רוצה להיפגש בנוגע למחלקה שלך. אני רוצה לדבר על דרכים שנוכל לשפר את היעילות שם."
- אם אתה כותב דוא"ל לעובד המדובר, הימנע מלכתוב משהו כמו "אתה לא עושה את העבודה שלך" או "החטיבה שלך נמצאת תחת ביצוע". זה יקבע טון שלילי ועשוי לערער את יעילות הפגישה שלך.
- 2הסבירו את הבעיה. לאחר קביעת פגישה, תהיה לכם האפשרות להסביר לעובד את הבעיה. השתמש בהזדמנות זו כדי ליידע את העובד שלך באופן מלא.
- ציין את הבעיה במילים פשוטות וברורות.
- זהה כיצד הבעיה פוגעת בארגון שלך.
- נסה להיות אובייקטיבי, ולא מאשים. שיידעו מה הבעיה - אל תחלקו אשמה. למשל, במקום לומר "אתה עושה עבודה איומה כנציג שירות לקוחות ", אמור "קיבלנו משוב שלילי בנוגע לתפקידך כסוכן שירות לקוחות."
אם אתה והעובד שלך מתקשרים לעתים קרובות וביעילות, זה יעזור לך למצוא את הבעיה המדוברת ואז לפתור אותה. - 3הקשיבו לתגובת העובד. לאחר שביליתם זמן בהסבר לעובד על הבעיה, עליכם להקשיב לתגובת העובד. האזנה לתגובת העובד תודיע להם שאתה מעריך את נקודת המבט שלהם ותספק לך מידע רב ערך.
- קח את המשוב שלהם. מידע זה עשוי לעזור לך לשפר את הארגון שלך.
- הראה שאכפת לך ממה שהעובד שלך אומר. שקול לחזור על הנקודות שלהם במילים שונות כדי להראות שאתה שם לב.
- תודה להם על תשומתם ותגובתם.
- 4שמור על תקשורת מתמשכת. העובד שלך אמנם כבר הציע לך משוב, אך וודא כי ערוצי התקשורת שלך נשארים פתוחים עד לפתרון הבעיה. אם אתה והעובד שלך מתקשרים לעתים קרובות וביעילות, זה יעזור לך למצוא את הבעיה המדוברת ואז לפתור אותה.
- אמור לעובד שלך ליצור איתך קשר אם יש לו חששות או בעיות נוספות.
- ערכו פגישות עם העובד עד לפתרון הבעיה במלואו.
חלק 3 מתוך 3: מציאת דרך לפתור את הבעיה
- 1קח הצעות מהעובד שלך. לעובד תהיה ידיעה ראשונה מה קורה איתם או עם המחלקה. שאל איפה הבעיה ואיפה יש הזדמנות לשיפור. זה מטיל אחריות על העובד ויכול לעזור לו להרגיש מוסמך, וגם זו דרך להעריך את מעורבותו ושיקול הדעת של העובד.
- שאל את העובד שלך משהו כמו: "מה אתה חושב שאנחנו יכולים לעשות כדי לפתור בעיה זו?"
- תעד את הפתרונות שהעובד שלך מציע.
- אם אתה מאשר פתרון שהעובד שלך ממליץ עליו, יידע אותו ותן לו את הסמכות ליישמו.
- זכרו, זה לא משנה מי אשם. כדאי להתמקד בפתרון.
בסופו של דבר, בעיות במקום העבודה ניתנות לפתרון רק באמצעות תקשורת עם העובד או העובדים שנמצאים במרכז הבעיה הספציפית או מכירים אותה. - 2הצע פתרון לבעיה. לאחר האזנה לרעיונות של העובד שלך, הגש הצעות משלך אם יש פתרונות שאולי לא שקלו.
- תן לעובד שלך לדעת שההצעות שלך הן פשוט - הצעות.
- אם אתה מרגיש חזק לגבי האופן שבו העובד שלך (או אתה) יכול ליישם את הפתרון שלך, יידע אותו.
- ספק כמה פתרונות, אם אתה יכול. לדוגמה, אם לחברה שלך יש מיקום או זיכיון שיש להם מכירות ירודות, הציע אפשרויות כיצד מיקום זה יכול להגביר את המכירות. אתה עשוי להציע למנהל אותו מיקום להציג מודעות מודפסות, להפעיל מבצעים או לפתוח קמפיין ברשתות חברתיות.
- 3שאל אחרים על דרכים לפתור את הבעיה. בנוסף ליצירת פתרונות בעצמך ולקבלת הצעות מהעובד שלך, פנה לראשי מחלקות אחרים ו / או עובדים המכירים את בעיית מקום העבודה.
- התקשר לפגישת הנהלה כדי לדון בבעיה ולראות אם מישהו יכול להמליץ על החלטה. אתה והעובד המדובר עשויים להרכיב מצגת על הנושא ואז לסיעור מוחות פעיל עם ההנהלה הרלוונטית.
- ערכו פגישה של כל העובדים הקשורים לבעיה או הכירו אותה כדי לבדוק אם למישהו יש רעיונות כיצד לפתור אותה.
- דון בבעיה במשאבי אנוש, אם מדובר בבעיה במשאבי אנוש.
קרא גם: איך נותנים כריך משוב?
שאלות ותשובות
- לאחרונה עובדת עברה שני מקרי מוות במשפחתה והיא עוברת גירושין. עבודתה סובלת והיא עשתה כמה טעויות. זה השפיע על חבריה לעבודה שנאלצים לתקן את שגיאותיה. איך אני מתייחס אליה בצורה טקטיתהתקשר איתה לפגישה והודיע לה שאתה מודע לבעיות המתמשכות שלה. אנא העדיפו שהיא נראית לחוצה יתר על המידה וזה עשוי להשפיע על עבודתה. תציעו לה קצת חופש, אם עוד לא הייתה לה חופש משמעותי. דאגו להיות אוהדים וליידע אותה שאתם והארגון שלכם תמשיכו לעמוד מאחוריה, אך עליכם גם להשגיח על החברה.
